遵循原理，注重安全
——小議檔案管理信息化研究

高鶴林

（石家莊市人民醫(yī)院，河北 石家莊 050000）

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案信息化安全建設(shè)的必要性與價(jià)值

1）必要性。新時(shí)期檔案信息化建設(shè)正在如火如荼地進(jìn)行中，檔案管理正在以新的模式來(lái)為更多有使用需求的主體提供所需信息。相比于傳統(tǒng)的查找模式，檔案信息化視角下檔案的使用率明顯提升，能夠根據(jù)關(guān)鍵詞檢索快速的定位所需檔案。但在享有便捷的同時(shí)，也需要看到其所面臨的安全威脅，安全建設(shè)的價(jià)值越來(lái)越重要。究其原因，具體有二：第一，安全建設(shè)是保證新時(shí)期檔案信息化建設(shè)成功與否的關(guān)鍵要素。檔案工作本身意義重大，如何更好地發(fā)揮出其內(nèi)在價(jià)值和信息優(yōu)勢(shì)，是信息化時(shí)代檔案管理的新趨勢(shì)，各行業(yè)也在積極探索既安全又高效的檔案管理模式，安全建設(shè)也成為主要的建設(shè)方向之一。檔案信息化安全建設(shè)成功與否，將與檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展息息相關(guān);第二，安全建設(shè)是各領(lǐng)域檔案信息化的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)近年來(lái)進(jìn)入到了發(fā)展“快車(chē)道”，但由于傳統(tǒng)檔案工作及檔案信息的復(fù)雜性，保證檔案信息的安全是根本。為此，想要達(dá)到該目標(biāo)，則需要以安全建設(shè)為前提，為各領(lǐng)域檔案信息化發(fā)展提供助力，保駕護(hù)航。

2）價(jià)值分析。檔案信息化安全建設(shè)的重要性毋庸置疑，經(jīng)過(guò)歸納和總結(jié)，具體如下：其一，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，提高管理效率。當(dāng)前檔案信息化的安全建設(shè)，使得工作效率明顯提升。系統(tǒng)分析，發(fā)現(xiàn)在安全建設(shè)完成后，更多的精力和側(cè)重點(diǎn)被集中在檔案本身，無(wú)論是檔案管理單位還是檔案管理工作人員，都能夠更好的挖掘檔案本身的價(jià)值，而不是被安全問(wèn)題所困擾，工作效率也因此得到全面提升;其二，提高新時(shí)期檔案管理單位的檔案管理有效性。檔案管理單位，檔案本身的價(jià)值不可估量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理，檔案的使用效率十分有限，如何放大管理優(yōu)勢(shì)，檔案信息化是根本方向。只有保證安全建設(shè)，才是提高檔案管理的根本;其三，滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理要求。紙質(zhì)檔案向著數(shù)字檔案的過(guò)渡是新時(shí)期的新要求，也是新時(shí)代下對(duì)檔案管理工作提出的新目標(biāo)。安全建設(shè)，重點(diǎn)在于對(duì)數(shù)字檔案的保護(hù)，確保現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)揮效用，提高檔案信息使用效率。

2 電子和紙質(zhì)檔案的同步管理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是最基礎(chǔ)的檔案形式，但隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，特別是在今天“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下，電子檔案成為主要的檔案載體形式。安全建設(shè)，要保證電子和紙質(zhì)檔案的同步管理。對(duì)于檔案的管理，要做好前期的搜集和整理工作，紙質(zhì)檔案是原始的檔案手段，也是檔案的基本來(lái)源。大量檔案的積累，為今天的電子檔案整理帶來(lái)了難度。電子檔案的形成，是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的掃描而得來(lái)，相比于紙質(zhì)檔案的反復(fù)使用出現(xiàn)的損耗問(wèn)題，電子檔案能夠有效規(guī)避，但電子檔案的安全問(wèn)題也是難點(diǎn)所在。為此，檔案信息化安全建設(shè)，要形成雙重保證，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，妥善地保管好紙質(zhì)檔案，也要對(duì)電子檔案提高重視程度，這樣的同步管理模式，相當(dāng)于雙重的保障，使得新時(shí)期的檔案管理工作更具安全性。

3 建立明確的信息化安全管理機(jī)制

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案信息化建設(shè)在持續(xù)推進(jìn)，如何保證安全建設(shè)有著正確的走向，則需要各單位依靠明確的安全管理機(jī)制，確保檔案信息化的安全建設(shè)有效性。從前文的分析當(dāng)中可以看到，檔案信息化建設(shè)面臨著一定的安全隱患，為此則需要制定明確的管理制度。第一，建立檔案信息終端網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的管理機(jī)制。作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)載體，終端網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是核心。在管理機(jī)制當(dāng)中，要對(duì)終端網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的使用權(quán)限、使用規(guī)則和方法具體明確，防止非工作人員之外的人員接觸到終端平臺(tái)；其二，形成明確的管理制度，確保檔案信息化軟件的專(zhuān)人專(zhuān)用。對(duì)工作人員的使用標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范進(jìn)行明確，并落實(shí)具體責(zé)任，避免因?yàn)椴僮鞑划?dāng)?shù)膯?wèn)題而影響檔案信息的有效性；其三，建立以安全維護(hù)為核心的管理機(jī)制。如與檔案信息化相關(guān)的硬軟件的維護(hù)、管理細(xì)則、保障機(jī)制等等，這些內(nèi)容都要在單位內(nèi)部具體明確，以這樣的方式，確保各單位檔案信息化建設(shè)有章可循，并在良好的氛圍環(huán)境中提高安全意識(shí)。

4 強(qiáng)化對(duì)工作人員的安全意識(shí)和能力教育

傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)境中，紙質(zhì)檔案是基礎(chǔ)載體，受到其搜集、存儲(chǔ)和查閱特殊性的影響，對(duì)工作人員的工作效率產(chǎn)生了一定的阻礙，且工作繁重，工作壓力較大。為解決這一問(wèn)題，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”帶來(lái)了新的檔案管理工作思路，即信息化管理。為此，對(duì)于檔案信息管理的工作人員來(lái)說(shuō)，需要在安全意識(shí)和檔案管理能力兩個(gè)方面不斷強(qiáng)化。在工作人員的安全意識(shí)的培養(yǎng)層面，工作人員自身和檔案管理機(jī)構(gòu)要發(fā)揮出應(yīng)有的作用。對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，要意識(shí)到新時(shí)期檔案管理工作的變化，對(duì)影響檔案安全的要素進(jìn)行具體明確，看到檔案本身的脆弱性。只有在思想上意識(shí)到檔案信息化管理的難度和所需要的更多精力，才能夠按照安全操作的細(xì)則，做好檔案的信息化管理工作，提高工作效率。檔案管理單位，要積極為工作人員提供多元的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，為檔案信息化安全建設(shè)貢獻(xiàn)力量;在檔案管理能力方面。傳統(tǒng)的檔案管理方式，對(duì)傳統(tǒng)時(shí)期的檔案管理人員理念和操作意識(shí)上產(chǎn)生了根深蒂固的影響，導(dǎo)致在新時(shí)期的檔案管理模式下，這一群體需要一個(gè)很長(zhǎng)的時(shí)間去適應(yīng)管理工作。在這種情況下，要依托內(nèi)部的培訓(xùn)和自我努力，接觸新的管理模式和管理思維，對(duì)新時(shí)代的電子檔案有著深層次的認(rèn)知，最終使得安全意識(shí)和綜合能力得以提升。

5 保證硬、軟件的系統(tǒng)優(yōu)化

檔案信息化安全建設(shè)，對(duì)硬件和軟件方面有著較高的要求。硬件方面，計(jì)算機(jī)是檔案管理的核心，軟件則是針對(duì)檔案管理的專(zhuān)門(mén)軟件，這樣才能夠最大限度上的發(fā)揮出新時(shí)代檔案信息的有效性。但從當(dāng)前的檔案信息化的潛在隱患出發(fā)，硬、軟件方面依舊要提高重視程度，保證安全。硬件方面，要確保其安全性的不斷提升，并避免受到外力作用與影響。軟件建設(shè)方面，要以檔案信息的優(yōu)化為前提，并實(shí)時(shí)做好電子檔案的備份工作，充分利用云端數(shù)據(jù)，將檔案信息的安全性提升到最高等級(jí)，避免出現(xiàn)檔案信息的安全問(wèn)題，最終為檔案信息化安全建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。

6 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作形式，檔案以多元的形式記錄著社會(huì)文明的發(fā)展歷程，也關(guān)乎于各領(lǐng)域的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作在今天已經(jīng)向著信息化的方向演進(jìn)，紙質(zhì)檔案也開(kāi)始向著數(shù)字檔案的方向傾斜。要注意的問(wèn)題是，依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境雖然使得檔案管理工作更高效，但開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也使得檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)了相應(yīng)的安全隱患與威脅，只有保證做好安全建設(shè)，才能夠?yàn)闄n案管理有效性提供 保障。