大數據時代事業單位檔案管理模式的優化策略

邵海燕

（黑河邊境經濟合作區重點項目研究發展中心，黑龍江 黑河 164300）

大數據時代背景下，檔案管理工作發生了較大的變化，這就需要檔案管理人員要加快轉變觀念，針對檔案信息的存儲進行優化，并通過運用先進的技術手段來為人們查閱和利用檔案提供更多的便利，增強檔案管理服務的主動性和豐富性，更好的發揮出檔案的價值。特別是通過運用大數據技術，借助于網絡平臺來拓展檔案信息渠道，及時對有價值的數據信息進行收集，進一步簡化檔案歸檔流程，實現對檔案數據信息的分類整理。并積極構建檔案數據庫，并檔案管理工作效率和檔案利用率的提升打下堅實的基礎。

1 大數據對事業單位檔案管理工作的作用

1.1 加快推進了檔案信息化的發展

事業單位檔案管理工作的目的是能夠更好的服務于公眾，但在事業單位發展過程中，相較于其他工作，檔案管理工作相對滯后，這就導致檔案管理的實效性得不到有效發揮。特別是大數據時代背景下，為了能夠實現數字資源的有效利用，在檔案管理工和廣泛應用計算機技術和信息化技術，以此來推進檔案管理的信息化水平，為事業單位和公眾的檔案利用提供更多的便利，充分的促進檔案信息價值的 發揮。

1.2 有利于促進檔案價值的發揮

事業單位雖然在實際工作中加快了檔案信息化建設的進程，并積極推廣電子檔案，但在實際工作中傳統的檔案管理模式仍然存在。大數據技術的應用，其對檔案優化管理提供了更多的便捷條件，紙質檔案加快了數字化的轉化，檔案信息實現了數字化存儲，檔案管理價值進一步體現出來。而且利用數字化技術和信息化技術來對檔案進行管理，也能夠更好的發揮出檔案的實效性。

1.3 提高檔案資源利用效率

隨著先進技術的快速發展，檔案管理工作得以不斷優化和完善。基于大數據時代背景下，檔案管理工作效率大幅度提升，針對檔案信息進行分析和整合，可以有效的提升檔案利用率，促進事業單位更快更好的發展。而且針對事業單位檔案管理工作進行優化，能夠加快促進檔案管理模式的轉變，促使事業單位能夠更好的服務于公眾。

2 大數據時代事業單位檔案管理的優化策略

2.1 積極轉變檔案管理理念

大數據時代對事業單位檔案管理工作帶來了較大的挑戰，檔案管理工作加快了現代化發展進程。在這種新形勢下，事業單位檔案管理工作中，需要加快轉變檔案管理理念，使其與時代發展需求相適應，并以長遠的發展眼光，積極是升檔案管理的效率和質量。一直以來我國事業單位檔案管理工作中受傳統管理理念影響較深，這也導致實際檔案信息化建設速度緩慢。因此在大數據時代下，事業單位需要重視傳統檔案管理和信息化檔案管理理念的結合，形成優勢互補，進一步提升檔案管理工作的水平。各事業單位還需要結合自身的實際情況，加快配備完善的軟硬件設施，為檔案信息化的推進打下堅實的基礎。并針對事業單位檔案管理人員開展多種形式的培訓，努力提高其信息化素養，使其在實際工作中能夠靈活運用各種軟件和信息化技術，促進檔案管理工作效率的提高。

2.2 深入挖掘檔案信息資源

為了能夠進一步針對電子檔案信息進行開發，事業單位還需要加大信息技術在檔案管理工作中的應用，并對檔案信息資源深入挖掘，全面提高檔案管理質量和檔案信息利用率，進一步促進電子檔案管理體系的完善。相較于傳統的檔案管理模式，信息化檔案管理模式更具便捷性，能夠在短時間完成檔案錄入、分類、管理、三陽啟泰利用等工作，有效的提高了檔案管理工作的效率和質量，實現了檔案信息資源的充分開發。另外，檔案信息化管理，進一步促進了檔案管理模式的豐富，能夠將各種信息方式有效的結合在一起，實現檔案管理方法的優化，提升檔案信息的完整性、系統性和一體性。

2.3 加強檔案信息化基礎業務建設

在事業單位檔案管理工作中，需要將檔案信息的收集和整合作為重點內容，特別是在檔案數量不斷增長的新形勢下，事業單位更要重視檔案收集，從而為檔案信息化水平的提升打下良好的基礎。同時還要對檔案數據庫進行統一規范，積極剎那一個更具豐富性的檔案信息共享資源體系。針對電子檔案進行存檔匯，實現對檔案信息的有效保護，確保事業單位檔案信息資源數據庫的完善，保障檔案信息的全面性和可靠性，為檔案管理人員查閱和管理提供更多的便利。事業單位還需要重視軟硬件設施建設，加大資金投入力度，更好的滿足檔案信息化建設的基礎需求。另外，還要重視檔案信息管理系統與OA系統的有效銜接，實現檔案信息的全方位收集和整合，促進檔案管理整體水平的提升。

2.4 拓展事業單位檔案的利用功能

在當前事業單位檔案管理工作中，需要加積極拓展檔案功能。特別是在大數據時代背景下，檔案管理系統中保存了所有的文獻數據資料，檔案管理部門結合實際情況構建具體的數據模型，實現對所有數據和信息的歸類和分類，并深入進行分析，進一步挖掘數據資料檔案管理的關聯性。特別是要重視應用數據平臺，積極挖掘檔案的潛在價值，實現對檔案信息的深度開發利用。并借助于信息化管理平臺，積極為公眾提供更優質的檔案信息服務，將檔案管理工作的價值更好的凸顯出來。

2.5 強化檔案信息的安全管理

基于大數據時代背景下開展檔案管理工作中，由于紙質檔案加快了向電子檔案的轉化，這就導致檔案管理工作更具全面性。事業單位在檔案管理工作開展過程中，需要針對紙質檔案進行加密處理，并嚴格規范檔案信息的錄入，提高電子檔案信息的真實性、準確性和可靠性。特別是在檔案錄入完成后，還需要將紙質檔案管理工作做好落實工作，以便于為后期檔案管理和使用提供充分的依據。另外，還要保證計算機系統和檔案信息管理系統的安全性和可靠性，積極采取有效的措施，全面提高電子檔案信息的安全性，避免出現檔案信息泄露 問題。

3 結束語

大數據環境下事業單位檔案管理工作開展過程中，需要加快推進科學化管理的進程，在實際工作中需要與時俱進，充分的應用大數據技術手段，加快優化事業單位檔案管理模式，將檔案管理工作的價值更好的顯現出來，實現事業單位檔案信息的高效利用，為事業單位檔案管理工作的效率和質量的提升打下堅實的基礎。