數字信息化在企業人事檔案建設中的應用

董隆基 魏生蓮

（青海鹽湖工業股份有限公司，青海 格爾木 816000）

1 企業人事檔案信息化建設工作存在的不足

1）忽視了檔案信息化建設工作的重要性。檔案信息化工作不能給企業人事檔案管理帶來一定的效益，一些企業忽視人事檔案管理的信息化建設，造成檔案管理信息化建設沒有足夠的資金，設備也比較老化，員工素質也沒達到要求。而且，在辦理業務時，經常需要提供紙質檔案材料復印件，容易造成紙張變脆、變色，不利于檔案的長期保管。

2）檔案管理人員素質不高。盡管部分企業人事檔案管理部門已經開始關注人事檔案管理信息化建設工作，然而建設信息化管理工作不能直接帶來一些收益，這主要由于檔案管理人員的專業素質有待提升。分類不科學，造成有些檔案信息受到時間的約束，所以信息化建設在企業人事檔案管理有關部門中進行不暢。很多檔案管理人員在進行檔案管理信息化建設時，對有關知識不夠了解，造成相關人員沒有注意到檔案管理信息化建設的意義，造成工作態度有問題，檔案管理也受到了影響。

3）收集人事檔案缺乏管理。人事檔案管理在收集時不規范，使檔案管理信息化建設工作進行不順利。有關的事務不能在一段時間內記錄下來，造成一些紙質檔案和電子檔案不能保持一致，有些紙質案卷不能和電子案卷相互配合，使信息傳遞出現了障礙，降低了工作效率。而且企業在不斷改革，名稱可能也在更改，因為電子檔案更新不到位造成信息在幾年之內不能同步。信息化建設收集系統要制定制度，在真正應用時卻沒有按照其要求進行，不符合規章制度的要求。企業人事檔案收集不能按時完成，一些人事檔案信息收集不完全，過程不標準，無法確保檔案是準確、有價值的。

2 新形勢下企業人事檔案管理信息化建設的策略

1）轉變管理意識，構建人事檔案管理信息化制度。新形勢下管理者應當對信息化檔案工作的轉型與創新給予足夠重視，主動學習國內外信息化管理經驗，樹立信息化管理理念，從宏觀層面推動企業內部管理制度的調整與優化，以便充分適應信息時代對企業人力資源管理提出的新要求。檔案管理制度建設是各項工作有序進行的保障，企業應以國家相關政策為指導，從制度上做出安排，確保各項資源的合理投入，利用已經存在的信息系統平臺構建科學發展規劃，從長期、短期等多個層面推進信息化管理制度的有序建設；在制度的落實過程中，管理層應當深入研究當前醫改新趨勢，把握信息化人事檔案管理的新特征，提高信息化檔案管理制度的執行效果，促進人事檔案信息資源的有效挖掘；提高信息安全管理意識，明確制度規范在風險管理中的意義，統一企業檔案管理標準，針對信息安全建立風險控制機制，完善風險管理規范，以確保人事檔案在存儲、利用過程中的完整性和安全性。

2）整合信息資源，實現信息共享。企業人事檔案信息化建設是一項系統且復雜的工程，并不是一蹴而就的，在構建人事檔案信息系統之后，企業應該以發展的眼光看問題，從全局戰略的角度出發，使傳統各自為政的局面發生改變，解決信息孤島問題。通過現代技術的使用，對單位內部各個系統進行集成，將各個部門連接為一個整體，實現信息的互通有無，以人事檔案信息化建設為依托，完成一體化信息平臺的打造，從而為科研人員提供更加優質的服務。上述企業在人事檔案信息系統建設完成后，將人事檔案內容建設列為了重點工作內容，不斷補充檔案信息，人事檔案工作的中心由檔案管理逐漸過渡到檔案內容完善，以及為科研人員提供更加優質的服務上來，將一些能夠對職工人事制度改革成果，且反映職工優異表現的材料錄入到信息系統，加以保存，使人事檔案信息的價值得以提升。此外，工作人員還鑒別、整理和審核了干部的檔案，嚴格遵守檔案材料的“三不”“三嚴”規定。所謂的三不三嚴是指不接收審核不合格的檔案、不歸檔不符合要求的檔案、不提供符合查閱規定的檔案；嚴格保障檔案信息的安全、嚴禁檔案信息造假、嚴防檔案信息泄露，企業將這項規定作為了檔案信息化建設的規范，以此來保證檔案信息化建設的效果。企業檔案管理人員需要利用計算機做好檔案管理工作，通過信息化手段的使用，對檔案信息安全進行保障，提高信息的完整性，并加強檔案信息的分析研究和開發利用，滿足企業開展各項工作的信息需求。

3）建設人事檔案電子信息化服務平臺。在推動人事檔案信息化建設的階段，需要將干部管理、養老保險改革和人才工作等需求作為依據，以人事檔案為基礎，在深入研究后，完成人事檔案信息系統的開發和建設，通過對人事檔案管理信息的有效運用，加快檔案信息化的效率。以該企業為例，該科研單位與外界企業進行合作，針對人事檔案的特點，設計和開發了人事檔案管理系統。該系統由以下部分組成：一是檔案管理系統。該系統可以收集、鑒別、整理、保存、傳遞、統計和查閱人事檔案，其構成模塊包括業務管理、信息管理、系統維護和管理工具；二是檔案采集系統。對紙質檔案進行信息化采集和處理是該系統的主要工作內容。該系統具有整理目錄、審核檔案、采集檔案和維護等功能，通過現代技術的應用，可以實現對多客戶端、多檔案、多材料的采集，屬于一套工作效率高且工作流程簡單的檔案信息采集系統；三是網上查閱系統。事業單位所建設的網上查閱系統，能夠將單位內部專用局域網作為基礎，通過B/S模式架構的使用，實現檔案信息查閱功能。同時，還采用了加密技術，保證信息的安全。單位內部人員可以根據自身的權限，查閱所需的信息。在查閱的同時，系統會自動記錄查閱者的身份、查閱時間、查閱內容，為檔案管理人員提供管理上的依據。

4）加強法律法規建設，嚴肅檔案管理紀律。首先，在進行人事檔案管理工作中，要依照法律法規來工作，不能越出法律的底線，跟隨立法走勢來安排檔案管理工作。其次，可以引入信息技術，利用網頁鏈接到檔案管理系統的方式進行檔案管理，在客戶端設置權限，將管理員和用戶區分開來，管理員負責管理系統，輸入檔案信息，用戶可以依據個人賬號密碼登陸系統進行檔案信息查詢。這樣不僅能夠節省大量的人力資源，空間資源，提高查找資料的效率，也更易于資料的保存，還能夠較好地實現對于檔案資料的更新。當然，還要安全管理電子檔案。根據自身的實際管理工作發展需求,建立人事檔案管理的一套科學體系構建,制定一套符合自身需求發展的檔案管理規章制度,明確檔案管理的專業發展和管理創新新的方向。對于違禁檔案，刻意編造虛假事實，亂填亂寫檔案的進行從嚴處理，切實落實檔案精確，信息管理規范。讓檔案管理更加規范。檔案管理的工作可以把那些分隔了的部門全部整合在一起，這樣有利于把分散的數據和檔案信息集中、歸納、整理。這么做可能會讓文件的集中性更高，如果其它部門需要利用文件來進行工作，企業辦公室文件管理部門可以采用文件共享的方式來協助企業其它部門的協調工作。其次，可以將傳統的檔案管理部門建設成為網絡化的數字檔案管理部門，但是在建設數字化檔案的過程當中，一定要符合當地政府相關的規定和要求。并且當地政府也要根據數字化檔案館的建立來適當的轉變其政府職能，這樣才能與數字化檔案館進行更好的匹配，跟上時代發展的潮流和腳步。

3 結束語

各級檔案管理工作人員必須緊緊結合當前檔案管理工作發展中的具體突出問題,積極探索各種優化改革創新檔案管理的有效措施,為促進檔案管理資源的有效綜合利用發展創造良好的發展條件,探索開辟出一條有效提升各級單位優化人事檔案管理工作的有效發展路徑。