淺談檔案信息資源開發利用方法及途徑

張潔琳

（山西省大同市云岡區晉能控股集團檔案館，山西 大同 037003）

檔案信息資源的開發利用，是如今各個企業以及單位發展的重點工作。在企業發展中，通過對檔案信息資源合理利用與開發，可以提升企業資源利用率，為各項決策工作展開打下良好基礎。在不同單位中合理利用并開發檔案信息資源，可以促使單位能夠為人們提供更高質量的服務。但是，從目前檔案信息資源開發利用中不難看出，在其中存在很多不合理之處。所以，本文將針對檔案信息資源開發利用方法及途徑相應內容進行闡述。

1 檔案信息資源開發利用的重要作用

檔案館、檔案室是檔案事業發展中的重要組成部分，自身具備一定的社會職能，檔案管理工作是國家發展中的一項重要工作，可以將檔案機構職能發揮出來，同時促使自身能夠創造更多經濟效益與社會效益。在檔案中存儲著很多文字資料、圖片資料以及聲像資料等，可以將社會或者某個地區實際發展情況充分展現出來。對于其重要作用，本文主要從以下幾點進行闡述：

比如，在如今激烈的市場競爭中，企業想要實現自身更好發展，不僅要做好檔案管理工作，同時要確保檔案信息資源的合理開發與利用。社會的快速發展，促使人們已經進入到互聯網時代中，人們的生活質量以及工作效率都得到很大提升。互聯網時代的到來，促使檔案工作也發生一定轉變，檔案信息資源開發利用通常情況下會將其轉化為電子形式，并對進行存儲，檔案質量也可以得到提升，為檔案管理工作展開節約更多成本。

在檔案信息資源開發利用過程中，互聯網等先進技術的出現，為該項工作提供更多便利。基于此，檔案管理部門要對不同檔案管理形式進行合理利用，將檔案信息資源中具備價值的信息進行充分挖掘，促使檔案信息使用者的需求可以得到滿足。與此同時，檔案部門也要將檔案信息資源錄入到計算機數據庫中，這樣當人們想要使用檔案資源時，直接到計算機中進行查詢即可，節約更多時間與精力，檔案信息資源開發利用效率得到提升。

2 檔案信息資源開發利用現狀

2.1 館藏儲量有待豐富

從目前檔案信息資源開發利用過程中不難看出，在其中存在許多不同問題，比如，檔案館與檔案室實際檔案信息資源儲藏量相對較少。在日常發展以及運營中，檔案工作人員沒有及時做好信息資料的收集工作，大量的資料信息沒有及時被整理到計算機系統中。這一情況的出現，造成很多具有價值的數據信息出現丟失問題。而且在未來工作人員以及管理人員，想要對信息進行利用，也無從查起，影響科學決策以及社會更好發展[1]。因此，檔案館以及檔案室館藏量需要進一步完善，做好數據信息存儲工作，這樣才能為社會更好發展打下 基礎。

2.2 檔案共享有待完善

檔案共享是檔案信息資源開發利用的一項重點內容，但在檔案館或者檔案室實際發展中，對于檔案信息并沒有及時進行共享。這一情況的出現，對檔案信息利用率帶來一定影響。檔案成為某個部門或者某個工作人員的私有財產，影響檔案事業中各項工作的順利進行，不同問題的產生會影響我國檔案事的更好發展與更快進步。在此背景下，在檔案信息資源開發利用中，要盡快實現檔案共享，提升檔案利用率。

3 檔案信息資源開發利用方法及途徑

3.1 豐富館藏儲量

檔案室以及檔案館的主要工作就是，為各級黨委、各級政府部門，以及廣大人民群眾，提供大量，并且具備價值的檔案信息，想要實現這一目的，要不斷增加檔案信息資源館藏儲量，促使檔案館中各類檔案資料種類以及資料內容的完善性得到保障[2]。從實際檔案室以及檔案館的發展中可以看出，無論是館藏量還是館藏種類，都與社會發展不匹配，品種相對單一，結合的規范性與合理性需要進一步加強，同時自身特色不明顯。在此背景下，為使得檔案館藏量可以得到豐富，在檔案接收中，要從傳統只接收機構檔案，直接擴展到二級機構、團群組織的檔案中。在檔案信息資源的接收門類中，從傳統的只接收文書檔案，擴展到經濟檔案以及宗教檔案等。在豐富儲藏量過程中，對于相關檔案法中的規定，工作人員要有一定認識，在不違法基礎上，對檔案進行代購或者征購，同時要對社會上的檔案資料進行挖掘。促使在社會中被忽視具有價值的檔案，能夠被合理利用，并將此類檔案資料進行匯集，促使檔案能夠將自身優勢與價值發揮出來。

3.2 強化檔案共享

上文說到在檔案信息資源開發利用中，檔案信息資源共享是一項重點內容。如果想要促使檔案信息能夠得到更好交流，那么對于縱向工作以及橫向工作給予更多關注[3]。縱向工作通常情況下主要是指，各級檔案室、檔案館之間的相互交流，比如，下一等級的檔案館將檔案目錄等內容上報給上一等級的檔案館，為目錄中心建設打下良好基礎，同時實現檔案信息的集中。橫向工作主要是指，同一等級檔案室、文物部門、情報部門以及圖書部門之間的溝通交流。彼此之間可以進行檔案交換、檔案復制等，而且可以互通情報，促使檔案室的檔案信息資源得到豐富。長期以來因為受到狹隘思想的制約，使得檔案信息資源被某個部門或者個人占據為私人財產。這對于檔案信息資源共享以及檔案資源利用產生很大影響。為避免此類情況出現，對于將檔案信息資源占為己有的情況，要加大打擊力度，對此類行為進行嚴肅處理。這樣可以對其他部門以及個人起到一定警示作用，避免檔案信息資源被占為己有情況出現，為檔案信息資源共享打下良好基礎。

3.3 完善檢索體系

從目前各級檔案室與檔案館的發展中不難看出，檔案檢索工具種類相對單一、功能不完善、工作效率較低，這是存在的一個普遍情況。還有部分檔案館與檔案室，盡管先進信息技術以及科學技術已經得到全面普及，但是在檔案信息資源檢索中，仍然采用傳統手工檢索方式，這對于檔案信息資源的開發與利用產生嚴重制約[4]。在此背景下，對于構建完善檢索體系要給予更多重視與關注。在檢索工具的編制中，工作人員要提前了解相應規范標準，編制工作能夠與規范標準相符合。而且檢索工具的編制，要確保其配套性，要將館藏檔案信息資源形式特點以及內容特點等展示出來。對于分類目錄編制、文件字號編制以及專題文件目錄的編制，必須要保證有選擇性的進行。檔案館以及檔案室要結合自身實際發展情況，構建屬于自身的檢索體系，并構建出多維度檢索入口[5]。在這一過程中，還要構建具備數字化特點、網絡化特點的自動檢索體系，對于現代智能辦公用具進行合理利用，實現對檔案信息的快速準確檢索，促使不同檔案利用者的需求可以得到滿足。各級檔案部門要結合自身發展實際情況，構建檔案目錄中心，將本地區以及本系統的檔案資料進行保存，確保對不同檔案資料的匯集，提升檔案信息資源利用率。

3.4 強化檔案編研

檔案編研工作實際上就是將一次文獻轉化為二次文獻與三次文獻，將檔案承載的靜態信息轉化為動態信息，同時將傳統服務轉化為高層服務中。檔案編研實際上包含兩部分工作，比如，二次文獻的編制，通俗來講就是檔案編目工作。該種編目工作與一般目錄編制工作存在一定不同。二次文獻檔案編目工作，將檔案中存在一致問題的信息進行集中編目，并做好相應報道發布工作，為系統提供使用[6]。還有一項工作就是三次文獻工作，主要是對檔案進行編篡，編篡工作的展開，可以促使檔案信息能夠朝著系統化、精煉化方向發展，對零散的檔案信息進行整理，促使檔案信息資源采集工作、分析工作、加工工作能夠有序進行，確保檔案信息資源的準確性與有效性。將檔案編篡結果進行出版與公布之后，檔案使用者可以直接查詢到自身想要的數據信息，這樣為檔案信息搜索節省更多時間，促使編研水平可以得到進一步提升。編研工作是保護檔案史料、方便利用的有效措施。檔案大部分為孤本，在開展利用服務時，老是把原件提供利用，容易破損，影響檔案的壽命。以編寫檔案史料的方式提供利用，可以避免檔案原件的重復使用，減少磨損，從而延長檔案的壽命。也能使這些資料長久保存，便于后人利用。

基于此，對于檔案編研工作要給予更多重視，確保編研水平能夠得到提升，促使編研工作的中心地位能夠得到確立，實現檔案信息資源的更好開發利用。檔案編研質量，會對檔案信息資源的深層開發利用產生直接影響。基于此，為促使檔案編研質量可以得到提升，檔案工作人員要積極主動參與到社會實踐中，對于各級政府、黨委以及社會利用者對于檔案信息的需求進行分析與了解，在此基礎上，進行檔案編制，確保檔案編制專業性與實用性。

4 結束語

綜上所述，對于檔案信息資源開發利用，檔案機構以及有關部門要給予更多重視與關注。對以往檔案事業發展中存在的問題進行分析，在此基礎上，給出針對性解決措施，提升檔案利用率，為我國檔案事業更好發展打下良好基礎。