審計檔案管理在審計質量工作中的地位和作用分析

吳 濤

（揚州市廣陵區審計局，江蘇 揚州 225002）

審計工作是財政經濟監督和行政執法的重要手段，審計工作的開展需要檔案的支撐，檔案是在相關單位，組織或個人在社會活動中形成的具有記錄價值的文字，圖片，視頻影像等不同形式的資料，檔案資料是記錄社會實踐與科研成果的寶庫。審計檔案是指審計機關進行審計活動和監督調查過程中收集整理的文件資料，審計檔案是審計工作的必要依據和開展審計活動的重要條件，審計檔案是審計工作中的重要環節，也是構成國家檔案的重要部分。

1 審計檔案管理在審計質量工作中的地位與作用

審計質量工作可以通過審計檔案直觀反應出來，審計檔案管理工作是審計質量工作中的重要保障，是順利完成審計工作任務的必備條件和重要環節。

1）審計檔案為審計質量工作提供證據支持。審計報告與審計決定等都是具有嚴謹性和權威性的，審計工作的開展十分注重審計證據，審計證據基本來源于審計檔案，因此審計檔案為審計工作提供了證據支撐。

2）具有真實有效的參考作用。審計檔案是全面記錄審計工作活動的重要資料，全面真實的記錄著審計工作的整個活動過程。因此通過審計檔案可以對審計工作進行經驗總結和進一步完善，為審計管理人員提供計劃和決策參考，不僅可以對目前的審計工作起到指導作用，還可以依據審計檔案制定未來的審計計劃。

3）審計檔案管理是一種方便有效的存儲信息和傳遞信息的方式。審計工作中匯集大量的審計信息，審計檔案則是存儲和整理歸類信息的重要途經。審計檔案包括了審計報告，審計決定，審計活動等產生的所有信息，審計信息以檔案資料的形式進行信息化標準化的存儲與整理，并且可以在檔案管理系統中便捷查閱和傳遞，有效的提高了工作效率，節省了查閱時間，還可以防止檔案資料的遺漏，失真以及損壞。

4）審計檔案具有評價作用。審計質量工作的成效和評價主要依據審計檔案進行操作。審計質量工作需要評價和總結，因此需要依據審計檔案進行客觀評價和總結。審計檔案資料是對審計質量工作客觀真實的記錄與依據，對審計質量工作進行評價和總結可以有效的總結工作中的不足之處，及時調整和改善，提升審計質量工作的效率，避免審計工作中帶有主觀偏見與片面評價。審計檔案管理在審計質量工作的評價中起著重要作用，審計檔案也是唯一的參考依據。

5）審計檔案是審計行政訴訟中重要證據。行政訴訟在審計工作中時常出現，因此需要提供客觀真實的法律依據應對訴訟。《行政訴訟法》規定：被告對作出的具體行政行為負有舉證責任，應當提供作出該具體行為的證據和所依據的規范性文件，并規定在訴訟過程中被告不得自行向原告和證人收集證據。審計工作中發生行政訴訟時，審計機關如果沒有審計檔案，即使審計機關原做出的具體行政行為是正確的，也會因為沒有足夠的證據，在訴訟中處于不利地位。

6）審計檔案可以作為成果進行交流，學習和宣傳，是重要的審計信息成果。豐富全面的審計檔案資料是審計實踐活動的成果結晶，這些成果需要發揮其利用價值，在審計工作中進行科研，學習，宣傳交流。這樣可以充分提升審計檔案的利用率。

2 審計檔案管理的性質

1）科學性。審計檔案工作主要是對文件資料信息的收集整理，歸檔以及存儲利用，這一套工作流程都是依據規范化專業化的制度進行。因此審計檔案管理工作是具備科學性和專業性的，這樣才能更客觀和全面的記錄審計工作和實踐活動。

2）關聯性。審計檔案與審計質量工作密切聯系，二者之間相互影響，相互聯系。審計工作包括三個組成部分，首先是要成立審計工作小組，核實和確定審計對象；其次按照審計程序對審計對象進行總結；再次是審定審計報告。審計檔案管理工作也是依據這三個部分進行展開，每個環節的資料整理與存儲都十分重要。

3）公正性。審計檔案資料具備客觀，公正，真實的特征，審計工作是對經濟等工作的重要監督，作為監督部門，檔案資料的公正性是有效的法律依據。審計工作的各個環節都是具備法律效力的，其產生的結果也是具備法律效力的。這就對審計檔案的要求更高，其必須是客觀真實公正的記錄審計工作內容和結果。

4）服務性。審計檔案管理工作的展開是為了更好的服務與審計工作，為審計機關和相關管理人員提供資料信息與證據支持，因此審計檔案管理工作具備服務性。審計檔案管理在審計工作環節中，不直接從事審計管理，但是為其相關的職能部門提供輔助。

3 提升審計檔案管理工作的策略

1）培養和打造一支專業化的審計檔案管理隊伍是實現審計檔案管理工作信息化，標準化的前提。其次結合法律規定和審計工作的實踐經驗完善檔案管理規章制度也是提升和優化審計檔案管理工作的重要保障。審計檔案的存儲，歸檔，查閱，利用等都需要規范化標準化和信息化操作。加強審計檔案管理設施的建設質量，不斷提升對審計檔案管理工作的控制和管理水平，有助于提升審計質量工作的效率。

2）遵守《中華人民共和國檔案法》等法律法規的相關要求和規定，其中有著較為清晰的規定，要求檔案立卷和歸檔的具體操作內容以及次序方面的政策，規定了檔案資料需要整齊、裝訂規范、要素完整，保障審計工作的合法性。不斷對檔案的查閱、借調等管理工作進行完善，時常進行審計檔案的檢測，避免審計檔案內容遭到損壞和丟失，保障檔案資料的完整性。

3）審計的步伐突飛猛進，隨著計算機審計的深入開展，審計檔案的信息量越來越大，材料也越來越多。而現在審計對象的財務管理的手段也在逐步現代化，審計檔案管理如果仍舊停留在紙質的手工階段，則利用效率較低。審計署近幾年開發的審計軟件也越來越多，如何更好的實現審計檔案管理的信息化，則是當前審計檔案管理的重要任務。因此深入完善審計檔案管理的信息化電子化，可以大大提升檔案的保管、利用其效率。