基層衛生院文書檔案資料的歸檔和利用研究

朱思忠

（湖北省恩施市龍鳳鎮中心衛生院，湖北 恩施 445003）

在基層衛生院的日常工作開展中會有較多的文書檔案資料形成，這些資料中包含了衛生院相關工作開展各個環節流程的信息的記錄，做好對這些信息的收集、匯總、整理以及管理利用對于基層衛生院各項工作的完善和發展有著重要的意義。在當前我國醫療體制改革不斷深化的背景下，基層衛生院必須要切實重視檔案管理工作的高效、高質量開展。

1 基層衛生院文書檔案資料管理工作的存在意義

隨著現代檔案管理理念以及信息技術的發展，檔案管理工作的開展效率獲得了極大的提升，并且在一定程度上實現了自動化的開展。檔案管理工作在現代檔案理念和信息技術的支撐下，其管理深度大大增加，檔案資料中的信息價值也能夠被更深的發掘，從而使得檔案對于相關單位的發展的參考、輔助、推動作用更加凸顯。

對于基層衛生院來說，文書檔案資料包含了衛生院各項發展決歷程、決策執行、內部管理、醫療服務、病歷信息等較多方面的內容，其所蘊含的信息十分龐大和繁雜。再加上檔案信息化發展使得檔案資料的收集范圍進一步擴大，文書檔案收集和歸檔工作更加繁雜。在這一背景下，保障文書檔案的收集歸檔的良好完整性、準確性、規范性、時效性是保證檔案有效利用的重要基礎，加強對檔案的分析、提取、整理、加工則是充分發揮其檔案價值的必要環節，這些工作的開展都需要衛生院高效、高質量的檔案管理工作作為支持。

2 基層衛生院文書檔案資料管理工作存在的問題

1）文書檔案的收集歸檔工作進行不順暢，相關制度有待完善。當前部分基層衛生院在醫療改革下對于醫療服務工作十分重視而忽視了檔案工作，存在著醫務人員或其他部門人員因工作繁忙導致文書資料無法及時上傳，尤其是紙質檔案無法按時上交至檔案室的情況，此外檔案格式雜亂、命名不規范、內容不完整等問題的也時有發生。基層衛生院當前在檔案歸檔整理方面的工作效率不高，相關管理機制有待進一步完善并強化執行力度。

2）文書檔案的后續利用率較低，檔案價值沒有得的充分發揮。當前多數基層衛生院在檔案管理上投入了較多的人力、物力，較好的推動了檔案信息化建設，提高了管理效率。然而在實際工作中，這一效率的提升往往只體現在了檔案的收集歸檔以及保管管理等環節，在后續的檔案開發利用上卻很少進行落實，導致了衛生院中大部分檔案僅僅被儲存在檔案室或服務器內，無法真正的將其中所蘊含的信息價值發揮出來并應用到醫療衛生服務提升和衛生院發展當中。檔案利用率低使得檔案工作的意義和價值無法得到良好體現的同時進一步影響了衛生院人員對檔案工作的認識和觀念。

3）檔案管理工作缺乏高素質的人才，管理人員工作積極性不高。在醫療改革新形勢以及檔案信息化管理的新背景下，基層衛生院檔案工作對相關人員的能力水平提出了更高的要求。然而在多數衛生院中人才缺乏的情況較為普遍，尤其是檔案人才更加稀少，不少檔案管理人員是從其他崗位中轉崗過來，缺乏檔案專業知識和專業素質，對于當前新形勢下信息化的檔案管理不熟悉、不了解，從而導致了檔案管理工作效果不佳。再加上部分檔案管理人員對崗位工作缺乏正確認識，檔案管理意識不足，缺乏職業責任感、工作積極性、學習熱情，也對基層衛生院檔案人才隊伍建設以及管理工作的開展造成了較大的影響。

4）信息化背景下文書檔案的收集與利用機制有待創新。當前檔案管理理念以及信息化的發展使得基層衛生院傳統的檔案管理模式受到了較大的沖擊，在檔案的收集歸檔和開發利用上，傳統的管理方法和機制已經無法適應和滿足當下的檔案管理工作需求。例如，檔案信息化管理減少了傳統檔案工作中的重復性、低水平勞動，工作強度下降，但檔案形式更加多樣化、信息更加密集給工作開展帶來了新的困難；當前文書檔案紙質、數字兩種形式并行的機制下工作質效的提升需要對原有的管理機制進行創新完善。

3 基層衛生院文書檔案資料的歸檔和利用制度的實施策略

1）完善文書檔案資料歸檔制度，明確檔案質量標準體系。文書檔案資料歸檔的最終目的是實現對相關文件資料信息的全面、高效及有序的收集、匯總和整理，為后續管理和利用工作奠定良好基礎。在這一過程中，文書檔案資料的質量是衡量鬼黨工作成效的重要標準。因此，基層衛生院要積極對檔案歸檔相關制度進行完善，明確檔案質量在檔案工作中的地位，建立其覆蓋檔案形成、檔案收集、整理歸檔全過程的質量標準，不僅要對文書檔案資料本身的質量和規范性進行審查鑒定，更要對歸檔工作的各個環節加強監督和檢查，嚴格按照相關標準要求、流程規范做好檔案的收集、整理和歸檔。

2）完善文書檔案資料利用機制，充分發揮檔案信息價值。為了更好的體現文書檔案資料的信息價值，基層衛生院要對檔案利用機制進行改進和完善，轉變以往只在需要時才查詢利用檔案的被動工作模式，落實積極主動的檔案開發利用。例如，基層衛生院要積極推動專項檔案整理分析的落實。通過全宗介紹、組織閹割、大事記、基礎數字匯編、專題文件匯集等的編制工作，定期對檔案信息進行歸納總結；還可以通過拍攝專題片、陳列展覽等形式實現檔案信息價值的多角度發揮和體現；積極采用數據分析、文本挖掘等新方法擴展檔案開發的力度和深度等。

3）加強衛生院檔案人才引進培養，建立高素質人才隊伍。基層衛生院要重視對文書檔案管理人員的培訓工作，可以通過鼓勵檔案人員利用業余時間自學、開展繼續教育網絡學習培訓、參加各種檔案建設項目、學習《檔案法》等相關法律以及信息化檔案管理能力，提高其專業素質、政治素養，使其能夠在工作中保持較強的程序意識、責任意識以及邏輯思維，促使文書檔案收集、歸檔的高效化、程序化、合理化。基層衛生院還可以通過與相關高校、培訓單位進行合作，結合社會招聘進行多途徑的檔案人才吸納，推動高素質檔案人才隊伍的順利形成。

4）抓住醫療改革及信息化的趨勢，推動檔案工作新發展。基層衛生院在文書檔案的歸檔利用上要抓住當前我國醫改新形勢，明確檔案工作發展戰略，積極轉變檔案管理理念，在落實檔案信息化建設相關軟硬件設施保障和制度保證的基礎上，結合衛生院發展需求升級檔案管理手段，例如，探索電子檔案與紙質檔案并行制度下的高效管理方法；成立檔案咨詢服務小組，以衛生院發展實際需求和業務狀況為導向科學、合理的開展和利用檔案信息資源，解決衛生院以往存在的歷史遺留問題以及新形勢下發展可能遇到的各種挑戰，為衛生院決策提供參考。

4 結語

綜上所述，在當前我國醫療改革持續深化的背景下，基層衛生院在文書檔案管理工作的開展上面臨著許多新的挑戰和問題，尤其是在檔案的歸檔和利用方面還存在著一定的不足。基層衛生院要積極采取有效措施，保證新形勢下檔案收集歸檔與開發利用相關制度的完善和有效實施，從而使檔案管理工作能夠為衛生院發展提供更加有力 保障。