新時期企業文書檔案工作的現代化管理策略

陳晶晶

（遼寧省能源產業控股集團有限責任公司，遼寧 沈陽 110032）

1 引言

近年來隨著市場經濟的不斷發展，企業開始面臨一系列的轉型，為了抓住這次機遇并且在改革創新中尋求新的突破，大部分的企業都開始苦煉內功，在生產以及管理手段上進行創新，爭取在現階段借助多元化的手段以及新型管理模式來推動企業的跨越式發展。在經濟快速發展形勢下，大部分企業技術水平以及生產裝備能力從整體上得到了提升，這也勢必會對企業內部的治理能力以及管理水平提出更高的要求，其中文書檔案作為企業治理過程中的重要一環對于深化企業改革促進企業提質增效有效十分重要的意義，因此企業應進一步提升對文書檔案的管理水平，從而為實現企業的現代化轉型打下堅實的 基礎。

2 開展文書檔案現代化管理的重要性

1）作為檔案工作是企業深化改革與轉型的內在需要。面對經濟發展的新形勢，大部分企業已經意識到了改革與轉型對于企業發展的重要性，無論是從外部條件還是內在需要來看，要想實現企業的科學發展決策與資源的優化配置都需要完整、準確、系統的檔案信息作為發展支撐。另外，文書檔案中包含了大量的企業信息以及知識資產等內容，這些都是企業開展信息交流、疑案處理、產品開發的基本依據。從這個角度來看，企業要想在激烈的市場競爭過程占有一席之地，必須要提升文書檔案管理水平。

2）做好文書檔案工作是傳承企業優化文化的有效途徑。企業在不斷的發展壯大的過程中，從生產以及科研建設管理方面積累了大量的豐富的檔案資料，這些都蘊藏了企業厚重的歷史發展經驗，已經逐漸成為現階段企業寶貴的物質文化財富。在新的發展形勢下，企業要想將自己打造成為富有競爭力的國際知名企業，更加需要做到內部的檔案管理工作，并且從中總結優秀的工作經驗，真正將各方力量凝聚起來提升企業的軟實力。

3 企業文書檔案管理中的弊端分析

1）檔案隊伍不穩定歸檔意識淺薄。在企業發展過程中，文書檔案管理隊伍并不是十分穩定，企業的新員工與老員工常常出現斷層的情況，有些企業中人員變動較大，因此造成文書檔案管理工作在銜接過程中出現問題。工作隊伍不穩定，工作人員也就無暇顧及檔案的開發與利用工作，導致檔案的作用無法得到充分發揮。此外，企業下屬單位子公司對于檔案的歸檔工作缺乏重視，認為文書檔案就是將上級下發的普發性文件進行年內歸檔，對于日常工作中的會議文件等等不整理歸檔，有些檔案局內目錄與實際整理不相符，造成文檔在歸檔過程中產生漏洞，后期在檔案的使用過程中耗時過長。

2）企業文書檔案管理的方法落后。檔案在管理過程中應當逐漸實現自身的現代化發展，有些企業的下屬子公司硬件設施相對匱乏，檔案管理依舊采用手工檢索以及錄入的方式，與現代化的企業檔案管理無法接軌。此外，企業檔案室在對聲像檔案等進行管理的過程中，沒有及時的與宣傳部門進行溝通與協作，無法實現信息數據的使用與共享，這也給企業文書檔案的科學管理帶來了一定的難度。

4 提升文書檔案管理有效性的對策

1）建立健全文書檔案管理機制。根據現階段關于企業檔案工作的相關意見的頒布，企業應當結合實際情況緊緊圍繞生產經營與改革發展等工作來完善相關的檔案工作治理體系，抓好基礎工作強化管理能力，努力構建出多領域全覆蓋的檔案工作格局，用持續發展的眼光來管理企業文書檔案工作。首先，各個單位以及部門需要明確檔案工作管理體系，依法完善檔案管理機制。企業內部需要設置檔案管理專業部門，借助檔案工作發展規劃來落實人員的崗位以及庫房設備等經費，實現高效管理。與此同時，上級領導部門可以對基層檔案工作開展具體的業務指導與監督考核工作，形成以檔案部門為核心，各職能部門共同協作的檔案管理體系，確保檔案管理工作做到全覆蓋無死角。其次，要形成檔案制度標準體系。對于企業檔案信息的傳遞以及的歸檔、保管、調閱等行為需要進行統一的規范與管理，確保文書檔案在安全、保質、保密等的方面都能做到有法可依、有理可循，同時對文書制作、送交、歸檔一體化以及借閱安全與保管方面形成責任制，使其能夠在企業的生產經營活動中發揮除自身最大的效益。最后，強化檔案工作考核體系。考核體系對于檔案管理工作來說是十分重要的，檔案管理部門需要定期不定期的對文書檔案管理工作進行考核與檢查，同時將其結果納入領導班子的綜合考核工作中去，形成完善的檔案工作考核制度，有效督促企業文書檔案管理工作的有序 開展。

2）建立健全文書檔案工作機制。首先，對文書檔案的收集需要做到全面化。要想促進文書檔案收集工作全面化，相關工作人員需要跳出傳統的檔案管理的小圈子，借助現代化的管檔理念來支持檔案管理工作，尤其要從人力、物力、財力方面加大對檔案事業管理的投入力度，進一步解決實際問題。其次歸檔工作要實現標準化，對于國家檔案局頒布的10號令需要進行認真貫徹，同時對于檔案文件的歸類方案以及歸檔范圍和期限要做到標準統一，按照整理、分類、組件、編號等等進行科學有序的管理，保證不同文件之間的有機聯系，進一步實現紙質文件以及電子文件在整理過程中的協調與統一。最后，要實現文書檔案的現代化管理。一方面，在文書檔案管理過程中建立起電子檔案接收系統以及存儲系統，不斷的形成檔案信息化的發展服務平臺，實現文檔的全過程管理。另一方面需要構建數字化檔案館，借助信息化建設總體規劃來實現信息共享體系的構建，確保借助數據庫服務能夠及時查詢到相關的信息數據資源。從安全方面來看，可以借助專用庫房來存放檔案，控制好室內濕度做好消防工作。對于聲像以及電子等特殊載體配置完善的仿瓷設備，對于重要的檔案文件及時進行異質備份。對于檔案管理需要做好應急預案管理，相關的審核與利用程序需要進一步嚴格執行，禁止出現將檔案信息傳輸到非涉密的網絡上的現象，嚴格管控對涉密檔案的存儲介質檢驗、認證環節，提升管理質量。

3）加強檔案資源的開發利用。文書檔案是記錄企業各項活動的重要歷史記錄，其作為企業中的重要生產要素與信息知識資產本身具有重大價值。企業管理人員需要樹立正確的檔案資源資產觀念，提升檔案利用服務效率與影響力。檔案管理工作在圍繞單位中心工作服務的過程中，應當切實考慮企業實際需求，借助檔案展覽、編研著書以及視頻網絡等形式開發檔案資源價值，以信息化建設為突破口實現企業內部的檔案信息資源共享。從檔案工作的保障方面來看，需要進一步對庫房硬件建設水平進行提升，配備適合檔案容量的檔案密集柜或者是檔案密集架等裝備，完善相關現代化設施。對于不符合要求的庫房需要及時更新和整改落后的裝備，提升資料的征集與利用效率，加快數字檔案館的建設速度。最后，要進一步加強對檔案干部隊伍的建設與管理，從專業理論以及技術能力上提升其檔案管理水平，同時把檔案人員入口關，引進和培養一批風夠硬、紀律夠嚴、活力夠足的高素質隊伍，真正將文書檔案的作用發揮到實處。