科技檔案管理模式的創(chuàng)新策略

孫福榮

（中車唐山機車車輛有限公司，河北 唐山 064000）

1 科技檔案管理的定義與特點

科技檔案是我國眾多檔案管理形式中的重要組成內容，關系著我國經(jīng)濟以及科技的發(fā)展，科技檔案簡單來說就是指具有科研價值的科技性文件以及資料，可以為我國科技事業(yè)的發(fā)展提供有效的參考，具有十分重要的應用價值，由此足以見得科技檔案的重要性。科技檔案管理主要有以下特點：

1）科技檔案具有成套性的特點，它是在某些科研活動下產(chǎn)生的科研文件和資料。

2）科技檔案具有重要的學術研究價值，能夠為我國科學事業(yè)的研究和發(fā)展提供重要的參考和借鑒價值。

3）科技檔案涉及的內容十分廣泛，如科研資料、圖紙以及電子文檔等等。

4）科技檔案具有值得永久保存的特點，科技檔案作為我國重要的科技性文件和資料，對我國經(jīng)濟發(fā)展、科學研究具有重要的意義，因此科技檔案的保存期限多為長期和永久。

5）科技檔案具有保密性的特點，科技檔案中的很多內容與商業(yè)機密有關，必須要做好科技檔案的保密工作，防止泄露。

2 科技檔案管理工作中存在的問題

1）資料收集不齊全、不完整。當前，部分檔案管理人員缺乏系統(tǒng)地學習與研究檔案資料搜集工作流程，缺乏全面搜集檔案資料的認識，進而影響了檔案資料的齊全性、完整性。科技檔案對于指導后續(xù)研究工作具有重要的意義，但是科技檔案資料收集不齊全、不完整程度更高，這樣科技檔案的應用價值也會相應的降低。

2）資料整理不規(guī)范、不達標。科研項目組人員需要為科技檔案資料的提供者，他們的檔案管理意識與能力影響著檔案管理質量。不過，科研項目組人員往往全身心地投入到科技研究活動之中，極少關心檔案管理制度。在項目研發(fā)初期，本應該指定專門的人員開展科技檔案資料的整理工作，而實際上，缺少進行該工作。由于科技檔案管理制度并不健全，科技檔案資料的整理工作規(guī)范性受到影響，存在隨意整理檔案資料的問題，這無疑降低了檔案管理水平。

3）資料管理分散，歸檔責任不明確，移交不及時。由于科技檔案存在多頭管理現(xiàn)象，科研項目資料的分散性較強，不利于確保檔案資料的完整性。與此同時，檔案管理部門缺乏明確檔案管理責任，進而影響了檔案管理質量，其中移交檔案室的檔案不齊全、不完整乃是檔案管理工作的突出問題。比如因為采購部門和項目管理部門共同管理設備的合同協(xié)議、檢測驗收報告等資料，加之權責不明確，所以資料完整性、歸檔的及時性等都不可避免的受到了影響。

3 加強科技檔案管理模式創(chuàng)新性的建議

1）加強對檔案管理工作模式創(chuàng)新的認識。首先，必須認識到科技檔案在進行科技研發(fā)和管理工作的過程中能夠發(fā)揮出至關重要的作用。只有如此，才能為科技檔案管理水平的提升提供基礎保障。其次，對于管理層來說，在提升對科技檔案管理重視程度的基礎上，還必須在現(xiàn)有的基礎上進一步加大對科技檔案管理工作的人才和資金投入，幫助本單位進一步提升科技檔案管理工作的效率和質量。同時，為保障科技檔案管理工作的順利進行，還需要對科技檔案的管理方法與管理流程進行更加科學的認識。在這一基礎上，針對現(xiàn)有的工作流程與工作方法進行完善。在這一基礎上，科技檔案管理工作的創(chuàng)新性就能夠得到進一步提升。

2）完善相關制度文件。針對科技檔案管理工作模式無法得到進一步創(chuàng)新的問題。在進行科技檔案管理工作模式創(chuàng)新的過程中，企事業(yè)單位還需要針對自身的檔案管理工作規(guī)章制度進行完善，使其能夠適應信息技術高速發(fā)展的形勢。只有做到這一點，才能確保科技檔案管理的工作模式得到更加科學的創(chuàng)新與強化，為企事業(yè)單位的科技檔案管理工作提供更加有力的保障。

3）把科技檔案管理納入領導議事日程。科技檔案是科研活動中所形成的，是所有科研人員的智慧結晶，能夠反映出當前科研活動的進展，給科研活動提供重要的資源。科技檔案是整個國家與社會重要的無形資產(chǎn)，其產(chǎn)生的作用和影響都是巨大的。因此，科研單位應該加強科技檔案管理，所有科研人員都要重視該項工作，將其作為重點工作來抓。并將科技檔案工作納入相關部門和有關人員的崗位責任制，并進行相應的考核。

4）把科技檔案管理制度納入質量管理體系。科技檔案的管理也需要納入當前的質量管理體系中，能夠使得科技檔案管理更加的高效與完整。此外，為了能夠使得科技檔案管理效果得到提升，就應該提升制度水平，科技管理人員都要參與到科技檔案管理過程中，從而可以合理的應用科技檔案開展具體工作，促進科學技術領域的全面 發(fā)展。

5）提高科技檔案管理工作的服務意識。科技檔案信息管理主要的作用就是給科研活動提供良好的服務，給單位提供完善的科技信息，以確保各項工作得以有序開展。在未來的科技檔案管理實踐中，管理人員應該意識到科技檔案所產(chǎn)生的重要作用，從而可以有序的開展科技檔案管理。一方面應該進行必要的服務意識教育，提升人們的服務質量。另一方面應該重視客戶的需求，積極改變服務方式。科技檔案管理實踐中，應該積極應用先進的管理手段，確保科技檔案管理能夠滿足用戶的實際需要。

6）加強科技檔案的信息化建設。通過計算機、掃描等現(xiàn)代技術，對館藏傳統(tǒng)載體科技檔案目錄及原文數(shù)字化，實現(xiàn)高效便捷的科技電子信息檢索，加強電子科技文件的收集。整理、分類、鑒定、歸檔等工作，保證電子文件真實、完整、有效。建立科技檔案的計算機信息管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮電子科技檔案信息資源優(yōu)勢，提供科技檔案信息化服務。

7）保證科技創(chuàng)新檔案管理人員綜合素質水平的提高。對于科技檔案管理工作人員需要具備較高的專業(yè)知識與綜合素質水平，這對于科技創(chuàng)新檔案管理會產(chǎn)生重要的影響。如果檔案管理人員的整體素質較差就會導致檔案資源信息的使用效率大大的降低。當前我國網(wǎng)絡信息技術的不斷應用與創(chuàng)新，在檔案管理工作中也被廣泛的會使用。隨著科技檔案管理水平的逐漸提高，相對應的管理人員綜合素質也需要逐漸的加強。針對這一發(fā)展形勢，管理工作人員需要全面的掌握相關科技檔案管理的專業(yè)知識與相關規(guī)定，合理的利用科學技術保證信管理水平的提高，同時還要增強工作人員的服務意識，保證服務質量的提高。

4 結語

綜上所述，與大多數(shù)檔案學科一樣，信息時代給這一領域帶來了前所未有之變局，但相關領域的發(fā)展還未完全跟上。從對科技檔案學的分析可看出，科技檔案學的相關分析在科技檔案學分析中所占的比例并不大。為實現(xiàn)國家科技檔案資源優(yōu)化配置，提高中國科技檔案管理的整體工作水平，需要改革創(chuàng)新中國整體的科技檔案資源監(jiān)督管理體制，使科技專項檔案管理的內部體系和專業(yè)教育結構更加優(yōu)化，建設一套新時期下更加符合新時期科技工作需求的科技檔案管理模式。這是新時期科技檔案管理發(fā)展的必然方向，也是科技工作對科技檔案管理工作提出的必然要求。