淺析新時期如何促進機關檔案管理科學化

曾媛媛

（霞浦縣數據信息和重點項目服務中心，福建 寧德 355100）

機關的檔案管理工作是一項較為復雜和系統的工作，傳統的檔案管理模式通常是人工完成的，不僅效率低，而且還經常出現檔案丟失和損壞問題，因此，新時期機關必須加強檔案的管理工作，可以引進現代化的信息技術來管理檔案，推動其朝著現代化和科學化的方向發展。

1 現階段機關檔案管理中面臨的困境分析

1.1 沒有制定科學化的管理制度

科學完善的管理制度，不僅有助于提高檔案管理工作的效率，同時利用制度的約束，還可以督促檔案管理人員嚴格遵守相關的制度，防止責任不清以及消極懶惰現象的發生，但是根據相關的調查研究顯示，當前機關部門在檔案管理過程中仍舊存在較多的問題[1]。例如，檔案管理制度在內容上同質化較為嚴重，大部分的檔案管理部門在制定相關的檔案管理工作時，沒有結合本部門的實際情況，而是直接照搬其他部門的管理制度，制度缺乏針對性，往往流于形式，不僅無法提高工作效率，而且沒有發揮對檔案管理人員的監督和管理作用。

1.2 沒有科學管理現代化信息系統

為了促進機關檔案工作的科學化管理，大部分的檔案管理部門均引進了現代化的信息管理系統，但是為了充分發揮其作用，工作人員必須定期維護和更新檔案管理系統，但是這往往需要耗費一定的人力和物力，再加上部分機關檔案的管理人員對該項工作的重視程度不足，沒有拿出專門的資金用于系統的維護，致使新舊系統之間無法兼容，無法充分發揮其作用，不利于檔案管理工作的科學化發展。

1.3 檔案業務文件的制定仍需完善

提高機關檔案管理的水平，除了需要增強檔案員的工作水平外，還應該做好機關檔案業務文件的編制工作，這是由于機關科室較多，再加上檔案員的流動性較強，僅僅憑借日常的培訓是難以提升檔案管理水平的，而且令專業檔案員進行手把手的教也不現實，因此，可以將機關檔案管理的相關技能整理成文件，便于新手檔案員進行學習，但是根據相關的數據顯示，當前機關檔案編制中存在文檔范圍不全面，經常會出現重要文件丟失以及文件條目表達不準確等問題，嚴重影響文件檔案的價值。

2 促進機關檔案工作科學化發展的具體路徑分析

2.1 逐步完善檔案管理相關的制度

為了促進機關檔案工作朝著科學化的方向發展，首先，機關部門應該逐步完善檔案管理制度，明確劃分好工作人員的權責范圍，只有建立科學合理的管理制度，才能令工作人員按照制度開展工作。例如，機關部門可以建立領導或者主管領導的負責制，由各個科室的負責人對本科室的檔案負責，可以將檔案的歸檔工作納入各個科室的責任目標中，確保檔案管理工作的質量，同時還可以利用制度規定好，檔案管理的程序，要求各個科室必須做好文件的收發和管理，并且在文件整理好之后還應該定好題目，編輯好目錄，做好日常工作的管理，才能提高檔案管理工作的質量。其次，相關的管理人員還應該增加資金的投入，配備良好的硬件設施，為閱覽人員提供良好的條件。除此之外，由于機關檔案中隱藏著大量有價值的信息，只有充分發揮其價值，才能夠彰顯檔案管理工作的價值，轉變其他工作人員對于檔案工作者的看法，因此工作人員應該充分挖掘檔案的價值，例如，由于機關工作人員有編寫本單位重要事跡的傳統，這是可以令其他工作人員了解機關活動的重要方式，因此，檔案管理人員就可以根據工作人員的查閱記錄，掌握其需求，為編寫人員提供良好的信息資料。

2.2 利用現代化的手段管理檔案

為了增強檔案管理效率，必須加快檔案管理工作的信息化進程，機關管理人員應該增加資金的投入，引進現代化的信息管理系統，充分利用現代信息技術實現對信息的搜索和儲存，實現科學化的管理。因此，檔案工作人員首先應該建立起檔案數據資源庫，令檔案管理工作更加科學化和信息化。例如，可以讓檔案管理人員加入到OA系統的研發中，然后根據其需求調整設計，如在系統內增加檔案收集和整理功能，從而實現檔案自動化收集、整理和歸檔，令辦公自動化和軟件管理軟件有機整合起來，提高檔案管理水平。其次，由于計算機技術具有儲存數據多和搜索速度快的特點，因此工作人員應該利用好自動化信息管理系統，促進檔案的科學化管理。另外，管理人員還需要增加資金的投入，定期更新和維護系統，可以邀請技術人員為本部門的工作人員培訓相關的知識，令其熟練掌握操作方法，不僅能夠提升工作質量和效率，而且還有助于更好地進行檔案管理工作。最后，在科學化管理檔案的過程中，還應該嚴格遵守國家相關的標準，必須按照統一的規范和格式存儲檔案，同時不斷健全檔案安全管理體系，充分保障數據信息的安全性，防止信息泄漏。

2.3 制定完善的機關檔案業務文件

由于編制文件的質量直接決定著機關檔案管理的水平，因此，需要做好三個重要檔案業務的編制。首先，應該嚴格遵守國家檔案局發布的通知，通過行政的方式將各個機關屬于本單位編制的文件資料的歸檔范圍以及檔案保存期限予以規定，同時經由上級檔案行政部門進行審批，例如，嚴格遵守相關的管理規定，將機關內部人員調動的介紹信、保安記錄以及接待工作方案和合同等也需要編制到歸檔范圍，各個單位在確定檔案編制范圍時，必須要準確把握好國家檔案局第8號令，務必保證檔案編制范圍要系統全面，避免有所疏漏，同時規定好文件的保存期限，如分為永久保存、30年和10年的，如對于一些政策性的法規以及機關開展的重要活動，如會議以及大型比賽等文件，需要將其永久保存。其次，做好檔案分類業務的編制工作，由于檔案分類的目的是為整個機關檔案構建一個基礎性的分類，為檔案管理提供指導，因此，在編制還業務標準時，必須要注重科學性和合理性，可以根據檔案的內容、性質以及彼此之間的聯系來進行分類，例如，在具體的分類過程中，同類文件需要堅持排他性，即同類文件的內容不能存在交叉，其相互之間的界線要清楚明確，不能存在混淆的現象，同時分類還要簡潔明了，避免過于繁瑣。如，可以按照文書、基礎設施建設、會計以及人事等進行分類。最后，必須編制好檔案整理工作流程，由于檔案員的流動性加強，因此，通過編制檔案工作整理流程，可以幫助新檔案員可以迅速上手，提高工作效率。

3 結束語

總而言之，科學化地管理機關檔案，不僅有助于提高工作效率，同時還能夠保障機關各個部門之間正常開展工作，因此，相關的工作人員必須重視檔案的科學化管理工作，增強工作人員的專業素質，同時主動轉變傳統觀念，引進現代化的信息管理系統，促進機關檔案管理工作朝著科學化和高效化的方向發展。