機關事業單位檔案管理的重要性分析

李玲玲

（青島市公路事業發展中心，山東 青島 266000）

1 引言

對于事業單位而言，檔案是非常重要的一種信息資源，他有著非常特殊的性質，是事業單位中不可缺少的資源與財富。具體來看，檔案當中涉及了許多非常重要的信息資料，無論是機關單位的發展歷史、人事關系還是工作流程等都被記錄在其中，所以，檔案也為機關單位在今后的發展提供了非常重要的依據。由此可以看到檔案管理對于機關事業單位的重要性。但就實際來看，當前許多機關事業單位所采用的還是傳統的檔案管理模式，這樣的管理方式較為落后，其中有著許許多多的問題存在，如檔案的存放條件不達標、缺少檔案存放場地、檔案缺失等等。在這樣的情況下，傳統紙質檔案的存放方式，早已不符合當今時代發展的需要。現階段，信息技術迅猛發展，檔案管理工作的信息化、電子化迫在眉睫，這也是這是機關事業單位開展檔案管理工作所必須要重視的。

2 機關事業單位檔案管理的重要性

2.1 推動機關事業單位發展

就檔案管理工作來看，他是機關事業單位當中的一項重要的基礎管理工作，其中不但對機關事業單位的發展歷程有著詳細的記錄，并且還可以給領導的決策提供科學的依據。所以，機關事業單位一定要對檔案管理工作有高度的重視，不斷加強檔案管理，提高自身的檔案管理理念，以此來為機關事業單位的長遠發展打下良好的基礎。

2.2 為各項工作提供科學依據

檔案管理是一項長期性的基礎工作，并不是一朝一夕就能夠完成的，必須要對機關事業單位的檔案資料進行不斷完善，才可以為機關事業單位的發展提供更加豐富的科學依據。一方面，在機關事業單位的檔案資料當中，對事業單位的發展歷程進行了詳細的記錄，相關工作人員能夠利用這些檔案資料來了解并掌握單位的發展現狀，進而結合具體情況來針對性的采取措施，從而為機關事業單位的發展帶來幫助。另一方面，在檔案資料當中，還對機關事業單位的改革發展人員建設等進行了詳細記錄，因此，這些資料可以為機關事業單位的持續改革提供有效的資料依據，這對于相關人員的工作有著重要意義。

2.3 推動機關事業單位深化改革

現如今，我國機關事業單位正處在改革發展的關鍵時期，良好的檔案管理工作，對于機關事業單位的深化改革有著很大幫助。首先，檔案管理可以為機關事業單位的改革發展提供更加豐富的科學依據，持續推動機關事業單位的改革，為機關事業單位的現代化發展打下良好的基礎；其次，伴隨著信息時代的到來，檔案管理工作也得以實現信息化的發展，這就極大的提高了檔案管理的效率與質量，對于機關事業單位的改革發展而言有著重要意義；最后，檔案資料還是進行宣傳工作的重要依據，在這些檔案資料的幫助下，機關事業單位能夠更好的實施改革與創新。

3 加強機關事業單位檔案管理的有效措施

3.1 健全管理體制，提高管理效率

對機關事業單位而言，要想盡可能的做好檔案管理工作，促進內部的控制改革，就必須要對管理體制的改革引起重視。要充分考慮到新時代背景下檔案管理的新要求，健全并改進管理體制。為此，機關事業單位應當做到以下內容：1）加強檔案管理人員的責任意識，嚴格落實責任制的管理體制，以實現對管理責任的有效細化，使得管理責任能夠具體的被分配到個人，從而達到加強管理人員責任意識的目的，確保管理人員能夠積極主動的參與到檔案管理工作中；2）管理人員要充分考慮到檔案信息管理的需求，制定更加合理完善的管理流程；3）機關單位要嚴格進行監督，完善監督體制，把檔案管理落實到實際工作當中；4）加大對管理模式的創新力度，要結合內部檔案管理的具體情況，對管理的方法進行創新，以此來提高管理的質量與效率。

3.2 實現檔案管理的信息化，優化管理環境

近些年來，信息技術取得了突飛猛進的發展，在社會的各個領域當中得到了非常廣泛的應用。所以，事業單位一定要對檔案管理模式的創新與改革引起重視，在檔案管理的工作中充分引入先進的信息技術。為此，機關事業單位應當做到以下內容：1）機關事業單位要對檔案管理工作的要求進行綜合性的考慮，通過信息技術來盡可能的建立起信息化的管理體系；2）機關事業單位要加大對信息化管理軟件的研發力度，提高硬件系統的建設水平，從而為檔案信息管理工作的進行提供更好的環境，促進檔案管理工作效率的提高；3）在對信息化管理體系建設的過程當中，機關事業單位要汲取其他企業優秀的管理經驗，結合自身內部檔案管理的要求，建立起符合自身內部改革發展的信息化管理體系；4）機關事業單位要結合內部檔案管理工作的具體要求，對信息化的管理體系進行定期的更新與改進，把信息化管理軟件安全系統的建設作為重要工作來進行，以有效提高機關單位內部檔案管理的安全性與有效性。

4 結語

總而言之，伴隨著我國社會經濟的不斷發展，雖然機關事業單位也取得了一定的進步，但通過實踐能夠發現，機關事業單位的檔案管理工作中依舊有著許多有待改善的地方。伴隨著新時代的到來，當前對于機關事業單位的檔案管理工作有了更高的要求，為此，機關事業單位必須要對檔案管理工作的改革與創新引起重視，轉變傳統的管理理念，將信息化的技術引入到檔案管理工作當中，加強檔案管理人員的職業素養，建立可靠的管理機制，從而使得檔案管理工作能夠符合時代發展的需要，為機關事業單位在未來的發展提供更加有利的 條件。