新環境下的醫院人事檔案管理工作探討

周 蓉 陳曉倩

（云南省保山市人民醫院，云南 保山 678000）

在新時期醫院人力資源檔案管理中，要注重做好人事檔案管理工作。當前各類人事檔案管理具有真實性、全面性、流動性、動態性、保密性特征，是個人學歷、經歷、社會身份的重要證據，是有效的法律效用，屬于人生軌跡的重要載體。人事檔案與醫院各個職工自身利益緊密連接，是醫院人力資源規范化配置的有效依據，這樣能為醫院選人用人提供有效的信息基礎。近年來醫院管理開始趨向于科學化，對人事制度改革進一步深化，要注重保障醫院人事檔案管理活動科學化、規范化運行，醫院人事檔案信息資源利用最大化發展，促進醫院全面發展。

1 醫院人事檔案管理地位與作用概述

人事檔案是個人信息真實記錄與有效反映，是全面提升醫院人事工作的重要基礎性材料。在人事檔案管理中要注重對個人年齡、學歷、工齡、待遇等現狀進行分析，要以檔案為基礎，整合各類歷史資料。對各項政策合理分析，及時整合多項價值信息，為規范化理解各項問題提供參考資料。在日常工作開展中，人事檔案服務功能突出，能為在職員工提供多項歷史憑證，能為職工干部出具個人社會關系、學歷層次、歷次任職、黨團關系、專業技術職稱、工資收入等相關憑證。人事檔案是全面考察以及掌握職工發展現狀的重要措施，是人力資源高效化管理的重要依據。人事管理部門要注重對人事檔案、管理活動合理分析，做好人員年齡現狀、學習情況、知識情況、政治素質、業務能力、個人經歷分析，保障人才有效應用。在人力資源管理中多項職能發揮與人事檔案之間具有較大聯系，當前要注重做好各類型人事檔案資料集中分析，能有效掌握個人成長發展特征以及發展規律。對人才集中培養、人才識別等，有助于促進人力資源開發利用。在人事檔案管理中要保障多項資源信息能有效共享，促使醫院內部各個科室、組織以及人才可以有序流動，防止人才大量積壓，對醫院發展中的人力資源合理配置[1]。

2 醫院人事檔案管理工作中存有的問題分析

為了保障醫院人事檔案個人隱私性、安全性，要求檔案管理人員要嚴格遵守各項安全保密制度，除了人事、組織干部工作需要之外，個人不能隨意查閱個人檔案信息。但是目前有部分人事檔案管理人員在日常審核活動開展中發現職工個人信息材料歸檔中，部分基礎信息與檔案記錄不能有效對應。當前要求人事出具相關的組織說明，但是職工不予以配合，導致人事檔案管理活動處于不被理解的位置。醫院人事檔案信息資源綜合利用是檔案管理的最終環節，當前醫院人事檔案相關管理人員主要工作目標就是對醫院發展提供服務，服務醫院各個科室職工。醫院在人才選拔中，要注重對人員專業技術能力進行考察，還要查閱人事檔案中個人多方面歷史材料，能對個人綜合素質集中考評。但是由于個人實際接觸的人事檔案信息不多，導致大眾對人事檔案了解不足。在醫院人事管理中，人事檔案管理活動受重視度不足。對人事檔案缺乏有效界定，有部分醫院未能建立完善的檔案室，將不能提高人事檔案保密性[2]。

醫院人事檔案管理活動屬于細致性、專業性技術較強以及耗時量較大的工作，檔案管理工作基礎性較薄弱，會被其余工作占據較多工作時間。將會導致人事檔案管理活動精力不足，人事檔案管理中各項負面問題會不斷延續。醫院人事檔案管理活動中缺乏定期培訓活動，人事檔案管理業務成效難以提升。人事檔案管理部門未能定期對管理人員檔案管理能力實施有效考核，對人事檔案管理活動有效評價。人事檔案管理活動難以產生較大的經濟效益，將會對人事檔案管理活動積極性產生較大影響。究其主要原因是由于醫院行政管理人員人事檔案意識逐步弱化與虛化所導致，此類問題不能及時得到控制，將會對醫院長遠可持續發展會產生較大影響。在新時期多數醫院發展均建立了醫院內部專屬的人事管理系統，互聯網技術高效化應用能為醫院人事管理活動提供動力，但是當前部分醫院人事管理模塊僅僅是記錄醫院人員部分信息的功能，在人事檔案管理中還是選取人工手工處理模式。多數紙質檔案與電子檔案難以并存發展，信息匹配度不足，導致醫院人事檔案難以有效利用。

3 新環境下醫院人事檔案管理工作措施探析

3.1 提高人事檔案工作重要性認識

在醫院管理中人事檔案管理工作是重要內容，與個人發展利益緊密聯系。目前要注重從多方面為醫院人事檔案管理提供支持，在完整的人事檔案中能有效收錄工齡認定、生日日期認定、晉升職稱、工資審批、學位認證等方面的法律依據。由于個人原因要注重對各類進檔材料有效涂改，避免人事檔案材料應用價值丟失，情況嚴重還會出現造假行為。各個醫院職工要注重做好入職培訓，要對人事檔案重要性集中分析。提高人事檔案嚴肅性，廣大職工要和人事檔案管理人員工作義務能有效配合。醫院人事檔案管理工作開展中，要求管理人員對檔案集中審核，發現材料填寫不規范等問題，要注重和當事人能積極配合，及時掌握問題，并擬定針對性措施。保障人事檔案管理能沿著正確的政治方向發展，從根本源頭強化人事檔案理解與認識。

3.2 做好人事檔案管理工作可持續發展設計

當前要注重集中整合醫院人事檔案管理活動中的各項問題，將醫院人事檔案管理活動錄入到醫院重點發展日程中，和醫院各項業務發展規劃同步發展。要注重在物質基礎上做好人事檔案管理，對人事檔案管理發展現狀以及今后發展目標集中分析。依照工作任務量對人事檔案管理人數合理劃分，搭配人事檔案管理活動考核標準。選調更多責任感較強的人員進行業務培訓，建立綜合素質較強的醫院人事檔案管理隊伍。積極鼓勵引導醫院人事檔案管理人員參與到多項專業化學習中，有序參與到職稱聘任中。全面消除人事檔案管理中存有的問題，保障個人工作能力、學習能力能全面提升，將物質獎勵與精神激勵有效結合，屬于長遠發展策略。

3.3 做好科學、有序、高效化信息管理

醫院人事檔案管理中要注重積極創新原有的服務模式，拓寬服務渠道，建立規范化的人事檔案管理系統，能提出紙質材料掃描、材料保密、查詢統計功能。在人事檔案管理系統中要注重突出安全保密功能，在系統登錄中要通過用戶名、密碼、手機動態密碼、生物特征等方面集中認證、鑒別。合理整合文件過濾驅動、虛擬磁盤技術等，保障個人檔案信息得到有效保護。在新時期人事檔案紙質資料歸檔中，要注重通過系統掃描，獲取完整的掃描文件。對醫院人事檔案信息有效分析，能通過醫院檔案信息集中掌握醫院廣大職工基本發展現狀。做好合同簽訂維護、人才分類、年度考核管理、職務職稱分類、教育培訓等，促使醫院人力資源有效統計分類，能全面提升醫院綜合管理效率。在人事檔案管理系統建立中要注重提供多樣化借閱服務，調動檔案原件材料，提高綜合辦事效率，延長紙質檔案材料壽命，增強醫院人事檔案服務能力。

4 結語

在醫院人事檔案管理中，要注重保障人事檔案信息資源高效化利用，是醫院人力資源管理的重要基礎。醫院要注重對人事檔案管理制度集中完善，提供人力資源、物質資源等支持，推動醫院人事檔案管理工作全面發展，為醫院人才隊伍建設提供有效保障。