學(xué)校檔案管理科學(xué)化水平的優(yōu)化路徑探究

陳韻伊

（青島經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)校，山東 青島 266033）

學(xué)校檔案為教育事業(yè)不可或缺構(gòu)成，提升及改善教育事業(yè)重要?dú)v史資料。隨著社會(huì)快速發(fā)展，人們發(fā)展、競爭、效益等觀念愈發(fā)強(qiáng)烈，對檔案信息需求量日漸增加，且要求信息具有時(shí)效性及可靠性。學(xué)校應(yīng)對檔案管理科學(xué)化、信息化予以重視，充分將各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)予以應(yīng)用，為教育科研及學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)開展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。本文就根據(jù)當(dāng)前學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀，提出檔案管理科學(xué)化優(yōu)化措施，僅供參考。

1 學(xué)校檔案管理工作的必要性

學(xué)校作為給社會(huì)輸送人才重要場所，其教學(xué)管理活動(dòng)是否科學(xué)、高效，與學(xué)校發(fā)展及人才培養(yǎng)息息相關(guān)。檔案管理為學(xué)校管理核心組成，首先反映學(xué)校教學(xué)活動(dòng)真實(shí)狀況，為學(xué)校管理做決策提供重要參考。如學(xué)校財(cái)務(wù)檔案資料，可反映學(xué)校實(shí)際財(cái)務(wù)狀況；學(xué)生學(xué)籍檔案資料，真實(shí)記錄學(xué)生學(xué)習(xí)、生活及發(fā)展情況；教師業(yè)務(wù)檔案反映教師教學(xué)水平及教師整體團(tuán)隊(duì)力量，為改善及優(yōu)化學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)做有利支撐。其次，為學(xué)校更好發(fā)展提供服務(wù)。學(xué)校檔案在學(xué)校發(fā)展中逐漸形成，并可能發(fā)生變更，檔案貫穿學(xué)校教育教學(xué)工作、管理中，將學(xué)校教學(xué)、管理發(fā)展軌跡予以記錄，為學(xué)校提供關(guān)鍵信息資源。利用檔案可將學(xué)校現(xiàn)狀及發(fā)展特征予以熟悉掌握，便于更深層次評估學(xué)習(xí)教育狀況。因此，需以科學(xué)化、信息化為切入點(diǎn)，開展學(xué)校檔案管理工作，確保其趨于高效及高質(zhì)量，為學(xué)校發(fā)展提供可靠支撐。

2 當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

1）對檔案工作認(rèn)識(shí)有待提升。學(xué)校人員對檔案管理認(rèn)識(shí)有待提升，其主要表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)層至工作人員，學(xué)校中檔案管理為最基礎(chǔ)性工作，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人員對其未能重視，片面認(rèn)為檔案管理工作技術(shù)低、含金量低，無需配備高素質(zhì)人才，形成“使用在前，管理在后”觀念，檔案利用者不注重檔案保存，未能及時(shí)做好檔案移交工作，使檔案信息缺乏全面性及系統(tǒng)性。

2）檔案管理分類不明確。學(xué)校檔案實(shí)際管理中，部分學(xué)校缺乏科學(xué)理念及系統(tǒng)管理意識(shí)，通常應(yīng)用傳統(tǒng)混合放置管理模式，檔案難以實(shí)現(xiàn)分門別類，出現(xiàn)檔案分類不明確現(xiàn)象，使檔案管理自身價(jià)值難以體現(xiàn)，不利于學(xué)校統(tǒng)一管理。此外，部分學(xué)校未能將教學(xué)方案、影像資料放置于檔案中，使檔案資料嚴(yán)重缺失，影響檔案管理全面性及系統(tǒng)性，所以必須將檔案管理科學(xué)化提上日程，提升學(xué)校檔案管理科學(xué)化水平[1]。

3）檔案管理方式未實(shí)現(xiàn)科學(xué)化。當(dāng)前，學(xué)校檔案管理中，缺乏完善、科學(xué)化檔案管理體系，阻礙檔案管理科學(xué)化水平。其主要成因可從兩方面闡述：其一，部分學(xué)校管理層，對檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)有待提升，未能配備先進(jìn)檔案管理硬件設(shè)備；其二，因?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足，致使檔案管理人員對自身要求較低，綜合素養(yǎng)有待提升，未能在檔案管理中積極創(chuàng)新，局限檔案管理工作開展質(zhì)量。

4）檔案資料利用率較低。學(xué)校實(shí)施檔案管理主要為教師、學(xué)生及管理者開展活動(dòng)提供重要參考依據(jù)，但因其管理模式較為滯后，且信息不夠全面及系統(tǒng)，若想查閱相關(guān)檔案信息較為困難，使檔案資料利用率降低，未能將本質(zhì)意義充分展現(xiàn)。因此，學(xué)校學(xué)將管理理念、模式等予以優(yōu)化及完善，切實(shí)提升檔案資料利用率，促進(jìn)學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展。

3 學(xué)校檔案管理科學(xué)化水平優(yōu)化路徑

1）加強(qiáng)人員對檔案管理認(rèn)識(shí)。學(xué)校應(yīng)積極組織所有人員，特別為學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，深層次學(xué)習(xí)檔案管理重要性，并加強(qiáng)其科學(xué)化發(fā)展水平核心意義，使全體人員不斷增強(qiáng)檔案科學(xué)化管理意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)其重要性。學(xué)校管理人員需定期檢查檔案管理開展?fàn)顩r，并對其存在問題進(jìn)行全面掌握，積極引入國內(nèi)外優(yōu)秀院校檔案管理優(yōu)勢，使檔案科學(xué)化管理追隨時(shí)代潮流。此外，可通過舉辦檔案管理培訓(xùn)、檔案科學(xué)化管理競賽等，切實(shí)提升所有人員檔案管理意識(shí)，將學(xué)校文書、教學(xué)、基建、學(xué)籍等檔案予以集中管理，促進(jìn)檔案科學(xué)化管理水平。

2）科學(xué)劃分檔案類型。若想提升學(xué)校檔案信息管理科學(xué)性，需將檔案進(jìn)行科學(xué)、合理劃分。具體而言，檔案管理人員應(yīng)充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)平臺(tái)，根據(jù)電子檔案自身特點(diǎn)，將其進(jìn)行科學(xué)化分門別類，使學(xué)校教師、學(xué)生短時(shí)間可獲得自身所需信息。將檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)分類，可切實(shí)將檔案效率予以提升，為學(xué)校發(fā)展奠定基礎(chǔ)。需特別注意，檔案科學(xué)分類基礎(chǔ)上，應(yīng)將檔案備份予以重視，通過移動(dòng)硬盤、U盤及紙質(zhì)資料進(jìn)行備份，確保檔案信息及數(shù)據(jù)科學(xué)性、全面及系 統(tǒng)性[2]。

3）構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)。近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，其取得較好的應(yīng)用成效。因此，學(xué)校檔案管理應(yīng)將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢充分應(yīng)用，構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，提升檔案管理科學(xué)繪畫水平。首先，檔案管理人員需將當(dāng)前學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行全方面分析，其中包含管理對象、內(nèi)容及存在問題等，做好基礎(chǔ)性調(diào)查工作；其次，學(xué)校需對檔案信息化管理予以重視，并積極給予資金、人力、物力支持；此外，邀請專業(yè)計(jì)算機(jī)人員，立足于檔案管理實(shí)際特征，構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)，并及時(shí)向管理人員進(jìn)行演示，提醒管理人員進(jìn)行定期優(yōu)化及升級，確保檔案管理實(shí)效性，同時(shí)檔案管理人員需將平臺(tái)數(shù)據(jù)予以整理，如檔案類別、數(shù)量等，為信息化平臺(tái)內(nèi)容建設(shè)做有力支撐。最后，檔案管理信息平臺(tái)，需與校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)可靠連接，便于學(xué)校廣大師生查閱、利用。需特別注意，應(yīng)切實(shí)保證檔案管理信息化平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)安全，避免造成內(nèi)部信息泄露[3]。

4）注重學(xué)校檔案收集及完善，提升檔案利用率。需對學(xué)校檔案收集及完善予以重視，切實(shí)提升檔案信息利用率，其主要措施可從以下幾方面：一方面，根據(jù)檔案資料內(nèi)容、類別對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行系統(tǒng)性收集，如影像、圖片等，將檔案內(nèi)容予以豐富。同時(shí)將紙質(zhì)檔案予以轉(zhuǎn)化，將電子檔案中存在缺陷及時(shí)指出，并將其進(jìn)行改善及優(yōu)化，確保電子檔案管理全面性。另一方面，電子檔案管理必須與信息平臺(tái)有效融合，為廣大學(xué)生教師查閱提供便利。學(xué)校需確保檔案管理人員綜合能力，保證工作量大、內(nèi)容復(fù)雜狀況下，檔案工作人員需秉持嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真態(tài)度展開檔案管理工作。

5）加強(qiáng)檔案管理電子設(shè)備保障。首先，檔案管理電子設(shè)備，為電子檔案建設(shè)、管理平臺(tái)提供重要支撐。其次，應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)打印機(jī)，便于檔案資料打印，同時(shí)可實(shí)現(xiàn)電子檔案轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案，不僅可降低檔案丟失概率，而且滿足檔案利用者所需。最后，還需配備相應(yīng)電子掃描儀，可將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，且內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。除上述技術(shù)安吉、打印機(jī)及掃描儀意外，應(yīng)將移動(dòng)硬盤等配備齊全，全面為檔案信息化做以可靠支撐。

4 結(jié)束語

檔案管理為學(xué)校管理及發(fā)展核心構(gòu)成，對學(xué)校教學(xué)發(fā)展具有重要作用。經(jīng)濟(jì)全球化競爭激烈的今天，學(xué)校管理層必須對檔案管理科學(xué)化予以重視，并立足于學(xué)校基本情況，結(jié)合學(xué)校檔案管理實(shí)際狀況，將其檔案存在的不足予以指出，并從信息化及科學(xué)化角度，制定完善的檔案管理優(yōu)化策略，提升學(xué)校檔案管理工作水平及速率，推動(dòng)學(xué)校科學(xué)、穩(wěn)定發(fā)展。