企業干部檔案管理的問題及措施

李岳松

（中鐵寶橋集團有限公司，陜西 寶雞 721006）

近年來，在干部檔案管理工作中，我更加體會到了檔案對個人及企業的重要性，同時也發現了干部檔案工作中存在的不足，并簡單總結了一些管理措施。

1 干部檔案管理工作的意義

干部檔案管理工作，是各單位組織人事部門工作的重要組成部分，是干部人事管理、人才隊伍建設的基礎工作和重要環節。在工作中，必須嚴格按照黨管干部的原則，認真貫徹執行國家及企業有關檔案、保密的法律法規和規章制度，不斷深化思想認識，增強責任感和事業心，緊密圍繞企業發展的中心任務，以改革創新為動力，大力促進干部檔案工作制度化、規范化、信息化建設，所以，提高干部檔案管理水平，確保干部檔案的完整和安全，有效保護和利用檔案，才能更好地為企業干部人事工作和人才隊伍建設服務。

2 干部檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理意識淡漠

在當前形勢下,加強和提高企業干部檔案管理工作變得尤為重要，但事實上,許多企業更注重生產和經營,沒有意識到檔案管理工作的重要性，對此項工作認識不到位、工作不充分、管理不嚴格，主要是一些同志對人事檔案管理工作的認識存在誤區，認為人事檔案管理工作不是單位的主要工作，只是一項普通的事務性保管工作，做到不泄密、不丟失就行，能方便查檔調閱就可以。

2.2 檔案管理水平落后

目前，一些企業檔案管理水平落后，主要體現在以下幾個方面：一是管理手段落后，管理方式陳舊，管理思想還停留在傳統階段，如調閱檔案時依舊采用原始的手工操作方式，檔案材料經多次查閱、復印，極易造成字跡褪色、紙張發黃變脆等情況，嚴重影響了檔案的完整性與安全性；二是從事檔案管理的工作人員業務素質較低，缺少專業的業務培訓和學習，甚至許多檔案管理人員都是兼職人員,在做好本職工作的同時,沒有足夠的時間、精力投入到檔案管理工作中，造成人事檔案工作經常停滯。

2.3 檔案管理設施欠缺

干部檔案管理是一種基礎性工作,需要企業投入一定的資金、人力和物力，但是目前許多企業在這方面的投入不夠, 用于檔案收集、整理和保管的資金投入微乎其微，致使檔案管理工作所需的基礎硬件無法滿足需求，檔案室不標準、不規范，缺少專用電腦、檔案柜、復印機等設備，檔案數字化更成為空談；“十防”措施不配套，導致檔案材料受潮、霉變、蟲蛀，影響了檔案的美觀、整潔、完整，這些現實情況很大程度上阻礙了人事檔案管理標準化、信息化建設。

3 做好企業檔案管理工作的措施

隨著干部檔案管理的要求不斷提高，傳統的管理方式和手段已經無法適應當前企業發展的要求，只有對干部檔案管理工作進行大膽的改革和創新才能跟上時代的步伐，才能發揮干部檔案管理的作用，為企業發展做出更大的貢獻。

3.1 建立健全檔案管理制度

干部檔案管理工作需要健全完善的管理制度作為保證，企業應當根據實際情況，制定嚴格、完整的干部檔案管理制度，檔案管理人員必須根據檔案管理制度開展各項工作。

實踐證明，健全完善的干部檔案管理制度，是檔案工作逐步實現規范化、標準化、現代化管理的有力措施和可靠保證。如：堅持“五不查閱”（無查閱干部介紹信不準查、非正式黨員不準查、本人不準查、未經批準不準查、涉及親屬不準查）；“四不借出”（未經部門負責人批準不借、非特殊需要不借、手續不全不借、親屬檔案不借）；“三不轉遞”（個人帶檔不轉、沒有調函不轉、接受單位不明不轉）；對轉進、轉出的檔案嚴格把關，履行登記手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，嚴格執行檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，有效制約檔案丟失、涂改、抽取、偽造等情況，在合理合規利用檔案的基礎上，保證檔案管理、利用規范有序。

3.2 提高干部檔案工作的認識

干部檔案管理工作并不是可有可無的，它是深化干部人事制度改革的現實要求，而且，完整、真實、準確的人事檔案才能全面、客觀的反映干部德、能、勤、績的全貌。

企業各級領導和檔案管理人員都應充分認識到新時期檔案工作的重要意義，切實增強做好檔案工作的緊迫感和責任感，加強對檔案管理的指導、檢查，隨時發現問題隨時解決，避免檔案工作出現“說起來重要，用起來需要，做起來次要、忙起來忘掉”的現象。

加強干部檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環節科學規范，維護干部檔案的完整、準確和安全，是干部人事管理的基礎工作和重要內容，關系到每個干部的切身利益和政治前途，所以，要牢固樹立干部檔案工作無小事的責任意識。

3.3 提高檔案管理人員的業務素質

檔案管理人員是檔案的直接管理者，是檔案管理規范化建設的踐行者，他們的業務能力和職業素質直接決定著檔案管理工作的質量和水平，因此，檔案管理人員既要有良好的職業素養又要有高度的工作責任感和求真務實的工作態度，還要有扎實的專業理論知識、計算機技術能力，尤其要掌握運用現代化科技手段和先進的管理方法的技能，這樣才能更好的開展新時期干部檔案管理工作。

3.4 加快檔案管理信息化建設

根據“要創新干部檔案管理的方法和手段，積極推進干部檔案數字化，不斷提高管理工作水平”的新要求，推進干部人事檔案由傳統的實體檔案、手工管理向數字化形式、信息化管理的轉變，是干部檔案工作順應潮流、適應時代發展的一種全新的干部檔案管理模式。

傳統的人事檔案管理模式，不僅耗時費力、工作繁瑣、效率低下，而且經常翻閱、拆裝紙質檔案，容易造成紙質材料丟失、損壞或受潮、蟲蛀，無形中破壞了檔案材料的完整性，縮短了檔案的使用壽命。通過干部檔案信息化管理，既節省了大量的人力、物力，減少了手工操作和紙質材料的使用頻率，還能提高檔案的完整性及安全性，有效地保護檔案實體，促進人力資源管理管理邁上新臺階。

4 結束語

總之，要認真做好干部人事檔案的管理工作，嚴格執行檔案管理制度，規范干部人事檔案管理工作，促進檔案制度化、規范化、信息化建設，不斷提高檔案管理人員的業務素質和服務意識，做到無失泄密及損害企業利益事件發生，充分發揮干部檔案的作用，才能為企業人才隊伍建設，推進企業繁榮發展做出更大貢獻。