分析辦公室文書(shū)檔案管理的缺陷

吳盛彥

（四川省核工業(yè)地質(zhì)調(diào)查院，四川 成都 610052）

文書(shū)檔案主要是從企業(yè)單位在行政管理實(shí)物活動(dòng)中心產(chǎn)生的，通常是指一些有保存價(jià)值的文書(shū)，文書(shū)的工作主要是指將文件的流程進(jìn)行一個(gè)整理和存放的過(guò)程，文書(shū)檔案不僅僅記錄企業(yè)單位的歷史文化和創(chuàng)建歷程，還記錄著公司的企業(yè)文化與企業(yè)人才的發(fā)展?fàn)顩r。想要讓企業(yè)文化的文書(shū)檔案得到合理的使用，就必須從思想上和行動(dòng)上對(duì)文書(shū)檔案的管理引起中重大重視。在開(kāi)展文書(shū)管理的過(guò)程中，也應(yīng)該注重提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，讓整理人員正確認(rèn)識(shí)到自身的工作使命，凸顯出事業(yè)單位的管理水平，推動(dòng)事業(yè)單位的全面發(fā)展。

1 辦公室文書(shū)檔案管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題

文書(shū)檔案主要是以紙質(zhì)或者其他載體對(duì)已經(jīng)發(fā)生的事情進(jìn)行記錄、收集和整理的過(guò)程，辦公室文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)是收集和保存資料，然后將資料進(jìn)行整理分類(lèi)，之后再進(jìn)行編寫(xiě)目錄進(jìn)行保存。在文書(shū)檔案中涉及的內(nèi)容十分豐富，其中包括事業(yè)單位的發(fā)展歷史和企業(yè)的文化等。辦公室文書(shū)工作與文書(shū)檔案的關(guān)系是：其中辦公室文書(shū)的主要內(nèi)容是收集與整理檔案內(nèi)容，之后需要對(duì)檔案進(jìn)行歸檔和編寫(xiě)目錄，而文書(shū)檔案管理工作涉及的是文件的書(shū)寫(xiě)材料的格式與歸還 檔案。

在大多數(shù)情況下，辦公室的文書(shū)檔案多對(duì)數(shù)都存放在不通風(fēng)和灰塵堆積的環(huán)境中，不利于文件管理工作的正常運(yùn)行。對(duì)于檔案的存放區(qū)域有極大的局限性，檔案的亂堆亂放，導(dǎo)致檔案的缺失或者損壞，這些情況的出現(xiàn)都是因?yàn)闄n案的管理工作得不到重視而產(chǎn)生的[1]。

企業(yè)在文書(shū)檔案管理方面缺乏宣傳力度，導(dǎo)致工作人員在文書(shū)管理的過(guò)程中對(duì)自己的工作不夠明確，加上檔案工作人員在平時(shí)的工作量比較大，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位，在檔案管理工作中耗費(fèi)的精力少，從而導(dǎo)致檔案信息的管理工作比較落后。少數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)工作沒(méi)有熱情，其中還有部分檔案管理員并不是專(zhuān)業(yè)人員，在專(zhuān)業(yè)水平和文化素養(yǎng)上都有所欠缺。

2 辦公室文書(shū)檔案管理的具體實(shí)施措施

2.1 提高文書(shū)管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和知識(shí)素養(yǎng)

首先，文書(shū)檔案管理人員應(yīng)具備廣泛的知識(shí)層面、扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力和良好的思想品質(zhì)，樹(shù)立正確的三觀（世界觀、價(jià)值觀、人生觀）具有良好的職業(yè)道德和吃苦耐勞的精神，從社會(huì)不同角度挖掘文書(shū)檔案的各種實(shí)用價(jià)值，對(duì)文書(shū)檔案在事業(yè)單位的管理工作中起到的重要作用，有個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，將人事檔案變成企業(yè)的人才信息庫(kù)，為領(lǐng)導(dǎo)選拔人才提供參考。其次，抓好檔案管理的宣傳管理工作，讓廣大群眾以社會(huì)大眾的意識(shí)作為著力點(diǎn)，對(duì)群眾人員加強(qiáng)檔案管理的認(rèn)知能力，使他們意識(shí)到檔案管理在企業(yè)管理與發(fā)展中起到的重要作用，同時(shí)，辦公室的檔案管理人員需要參加檔案整理的培訓(xùn)，通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)理念，不斷豐富檔案整理經(jīng)驗(yàn)來(lái)加深對(duì)辦公室檔案整理的認(rèn)知。在辦公室檔案管理工作中，加大人力的投入，能從本質(zhì)上提升檔案整理工作的整理效率，為企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步起到促進(jìn)作用[2]。

2.2 對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理與歸檔工作

企業(yè)文化與企業(yè)的人事檔案的整理裝訂要做到整齊完備，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，確保檔案的完整性。規(guī)定檔案資料紙張大小，對(duì)于超出規(guī)定的紙張資料在不影響資料保持完整的前提下進(jìn)行折疊或者裁剪，對(duì)已放入檔案袋里面的資料要保持資料原先的狀態(tài)，這樣可以在保持完整性的前提下，解決檔案資料紙張大小不一致的情況，其次給原有檔案添加材料，重新整理、打印目錄歸檔等工作。

檔案資料整理員應(yīng)該保持良好的姿態(tài)，憑借自身的各種優(yōu)勢(shì)，使用實(shí)事求是的原則和保持對(duì)事情負(fù)責(zé)的心態(tài)，積極為事業(yè)單位提供與資料相關(guān)的各項(xiàng)服務(wù)，比如：?jiǎn)T工考核查詢(xún)、企業(yè)文化活動(dòng)資料查詢(xún)等，不斷提高事業(yè)單位對(duì)檔案的利用價(jià)值，使之發(fā)揮更大的作用。認(rèn)真做好企業(yè)檔案材料的收集和歸檔的工作，實(shí)現(xiàn)檔案資料收集、歸還檔案和規(guī)范化處理，檔案資料在一定程度上影響著企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，事業(yè)單位的檔案材料中，包括大量不同時(shí)期、不同層面的相關(guān)資料，完整保存著國(guó)家的相關(guān)政策與企業(yè)文化的資料。也記錄著每位工作人員多年來(lái)的事業(yè)發(fā)展情況的方方面面，在一定程度上反映出企業(yè)的歷史事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，按照科學(xué)規(guī)范有效利用事業(yè)單位檔案資料，不但可以為企業(yè)的改革與發(fā)展提供一定的理論依據(jù)，還能為提高工作質(zhì)量、推動(dòng)企業(yè)政治改革、改善內(nèi)部管理等提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)參考，也為公司的重大決策提供參考數(shù)值。收集檔案資料時(shí)要注意，主要收集全面、真實(shí)、客觀的反映干部的資料，避免企業(yè)資料與企業(yè)現(xiàn)實(shí)情況不符合的情況，收集企業(yè)人員資料可以根據(jù)不同的人群，側(cè)重收集不同的資料，收集領(lǐng)導(dǎo)干部資料時(shí)側(cè)重收集工作業(yè)績(jī)、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)作能力、突發(fā)事件應(yīng)變能力和語(yǔ)言表達(dá)能力，普通工作人員則側(cè)重收集工作態(tài)度等能力。

積極使用和推廣使用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不斷提升企業(yè)的檔案管理水平，利用便捷的科學(xué)技術(shù)服務(wù)平臺(tái)，建立檔案共享，為企業(yè)文化的研究提供可靠資源，而在多媒體快速發(fā)展的今天，對(duì)企業(yè)文化的深度挖掘，為企業(yè)檔案信息的使用者提供便利，在查詢(xún)資料時(shí)更加方便，大大提高了使用者的工作效率，能更好的利用檔案資料開(kāi)展企業(yè)文化科研活動(dòng)。

2.3 在查詢(xún)檔案材料時(shí)的要求

如果企業(yè)出現(xiàn)有調(diào)走人員檔案，檔案材料必須保證資料的及時(shí)轉(zhuǎn)出和資料的準(zhǔn)確性，對(duì)于企業(yè)人事檔案具有一定的保密性，但也不能固守一成不變的觀念來(lái)進(jìn)行管理人事檔案，必須在一定的范圍內(nèi)進(jìn)行。采用歸檔印章，并完善企業(yè)干部人事檔案資料，在干部檔案資料中加入取出時(shí)間、取出原因、這兩個(gè)項(xiàng)目，新增加的資料要在歸檔時(shí)注明入檔案的時(shí)間，這樣就便于明確責(zé)任，有效預(yù)防不符合規(guī)定的檔案入檔。嚴(yán)格查（借）閱人事檔案審批制度，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，這既是工作紀(jì)律，更是保護(hù)個(gè)人隱私和權(quán)益不受侵犯的保障[3]。

目前企業(yè)的檔案資料和企業(yè)工作人員的檔案搜集主要是依賴(lài)于行政手段，傳統(tǒng)收集方式老化而單一，并不能找出真正反應(yīng)個(gè)人特性或者與企業(yè)相關(guān)的資料，人事檔案資料缺乏科學(xué)的定量化描述，檔案的資料往往不能準(zhǔn)確的反映出個(gè)人的相關(guān)情況，也不具有評(píng)價(jià)一個(gè)企業(yè)和一個(gè)人的準(zhǔn)確性。

3 結(jié)束語(yǔ)

辦公室的檔案管理工作是建立在文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，將事業(yè)單位的文書(shū)檔案加以整理和保存，將事業(yè)單位的文化信息得到有效的利用。對(duì)公司文書(shū)與檔案管理引起充分重視，首先，企業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展的過(guò)程是需要文書(shū)的檔案來(lái)記錄的，文書(shū)檔案對(duì)于企業(yè)的單位具有重要的紀(jì)念意義。注重培養(yǎng)文書(shū)整理工作人員的綜合素質(zhì)，將自己的工作職責(zé)放在第一位，使事業(yè)單位的檔案資源得到最大化的使用。最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化信息的優(yōu)化，同時(shí)也是體現(xiàn)企業(yè)文化管理的重要的途徑。