做好博物館展覽檔案管理工作的相關思考

孫繼榮

（單縣公共旅游服務中心，山東 菏澤 274000）

博物館是對于國家一些歷史文化遺產的實物進行征集、典藏、陳列和研究，也是對于一些具有科學性、歷史性等物品進行分類的場所。博物館展覽是博物館為社會大眾提供歷史文化遺產觀賞、了解與認識等的一種活動方式，它的特殊性在于它并非盈利機構，而是專門為社會大眾提供學習、教育以及娛樂等內容的公眾場所。博物館的展覽要對于一些需要展覽的物品進行一定的搜集、整理等，所以博物館展覽前檔案管理工作一定要做好，這樣才可以詳細具體的讓社會大眾看到所展覽歷史遺跡的文化縮影，使得博物館的展覽起到有效的社會教育作用，促進博物館展覽工作的開展。

1 博物館展覽檔案管理的重要性

博物館在面向大眾進行展覽活動的開展時，要為社會大眾提供全面、豐富以及真實可靠的歷史文化實物等的基本信息，這些信息的來源就是來自展覽檔案的管理。所以，做好博物館的檔案管理是開展展覽活動的基礎，也是為社會大眾提供真實歷史文化的主要工作，讓社會大眾體驗到悠久深遠的歷史文化。并且，博物館的有效展覽檔案管理，也是保證博物館中歷史文化實物安全的絕對依據。只有做好博物館的展覽檔案管理工作，才可以保障博物館展覽檔案管理工作的良好開展，促進博物館展覽活動的不斷發展[1]。

2 目前博物館展覽檔案管理工作的現狀

在目前的博物館展覽檔案管理工作中，博物館對展覽檔案管理不夠重視，使得博物館的展覽檔案管理工作出現很多的問題。首先在檔案的搜集方面，檔案信息的搜集不夠規范，常常遺漏一些檔案信息內容；其次，目前的博物館檔案管理工作過于滯后，使得博物館展覽檔案工作的工作效率不高，還浪費了一定的資源成本。然后，博物館展覽檔案管理工作缺乏完善的檔案管理制度，展覽檔案的管理過于隨意；最后，博物館展覽檔案管理人員的基礎職業素養不高，使得博物館展覽檔案管理工作不能夠很好的進行。

3 做好博物館檔案管理工作的策略

1）做好博物館展覽檔案的搜集工作。（1）確保檔案搜集的及時性。博物館的展覽檔案與其他領域的檔案不一樣，在時間跨度上有一定的差別，博物館的展覽檔案往往搜集需要的時間比較長。在這個長時間的搜集中會導致對于一些相關單位的函件以及一些問題的協調材料等的搜集不完整，這就需要展覽檔案的管理人員在長時間的搜集時制定一定的展覽檔案搜集時間計劃，每隔一段時間進行展覽檔案搜集的核對，并且與相關的單位進行溝通與確認，保證檔案搜集的及時性，使得展覽檔案的信息能夠保持完整[2]。（2）對于展覽檔案的搜集要多方面的進行。在展覽檔案的搜集中，展覽檔案的搜集包含有展覽的大綱的搜集、展覽目錄的搜集、展覽合同、展覽登記表等很多內容。展覽的搜集如果要保證其完整性就要考慮除以上的內容外，還應該多方面的進行展覽檔案的搜集，充分的使得展覽檔案具有一定的全面性，有助于后期展覽活動的開展。展覽檔案管理人員可以從兩個方面入手，一方面是在博物館進行出訪溝通交流的所有內容上，另外一方面是對于展覽活動的相關每天報道上。在博物館的出訪交流內容上，檔案管理人員要注意將出訪的目的、出訪溝通交流的內容以及出訪溝通交流的一些總結等都要搜集到位；在博物館展覽活動的媒體報道方面，展覽檔案管理人員要注意媒體報道的一些日期、具體內容等的進行一定的搜集，使得后期便于查證。（3）對于一些博物館發出的歷史紀念品也要搜集。博物館在開展展覽活動時會發行一些展覽活動的紀念品，這些歷史文化的相關紀念品也要作為檔案進行搜集與保留，使得展覽檔案更加的完整。在搜集時，展覽檔案管理人員可以對其進行拍照留存、視頻留存等，再將紀念品的其他詳細資料進行附注搜集，保證紀念品檔案的完整。

2）加強博物館展覽檔案的信息化管理。隨著信息化技術的發展，檔案管理也逐漸的信息化，信息化的檔案管理可以使得檔案管理更加的便捷，使得檔案管理更加的完善與便于查閱等。所以，在博物館的展覽檔案管理上也要加強信息化的改革，促進博物館展覽檔案管理的發展，使得博物館展覽活動更加有效進行。展覽檔案的信息化首先要提升檔案管理人員的信息化意識與信息化技術水平，讓展覽檔案的管理可以得到改革和創新；其次，展覽檔案管理要建立一定的信息化檔案管理制度，讓展覽檔案管理人員可以有序且規范的進行信息化的展覽檔案管理。最后，信息化的檔案管理重在信息化技術的提升。所以，展覽檔案管理人員在信息化檔案管理的工作過程中要多注意管理經驗的總結和梳理，使得信息化的展覽檔案管理工作更好地得到 發展[3]。

3）建立規范的博物館展覽檔案管理制度。如果要做好博物館展覽檔案管理工作，就要建立一定的展覽檔案管理制度，使得展覽檔案管理人員可以科學地進行展覽檔案的管理。（1）做檔案的分類工作。在展覽檔案的整理中，展覽檔案包含有多種類型的檔案。展覽檔案管理人員要將其進行科學地分類，便于后期查閱以及開展展覽活動時進行運用。不同的展覽檔案的收集運用不同的收集方法進行，有些檔案適合運用文字材料搜集，有些檔案適合用照片、視頻材料收集等。針對一些特殊的展覽檔案的收集如來賓信息等，展覽檔案管理人員只需要將其統計即可。最后，不同的展覽檔案要運用相應的保存方式進行分開保存并且在檔案盒上備注清楚，使得查閱起來更加的方便。（2）做好檔案的臨時檔案的整理工作。在舉行展覽活動時，有一部分的檔案不能夠及時進行歸檔整理，展覽檔案管理人員可以先將材料進行搜集，在展覽活動結束后再統一進行整理。檔案管理人員可以根據檔案資料的情況，采取拍照、拍視頻采集檔案資料的方式進行留存，也可以采取檔案信息資料統計的方式進行留存等。綜合言之，在不能及時進行檔案信息的整理歸檔時，檔案人員一定要注意檔案資料的留存，做好臨時檔案的檔案管理工作，促進展覽檔案管理工作的順利開展。（3）做好展覽檔案的排序以及統計工作。展覽檔案內容比較復雜，如果不進行一定的排序整理，在運用時就比較麻煩，也會使得展覽檔案顯得較為凌亂。所以，在進行展覽檔案的歸檔工作時，一定要注意根據展覽檔案的性質、重要程度等的進行一定的檔案排序，可以使得展覽檔案管理工作更加完善；其次，展覽檔案的統計方面，檔案管理人員要根據展覽檔案的內容對展覽檔案的部分檔案信息進行一定的數據統計，這樣有利于在后期查閱時、運用時更加方便尋找[4]。

4）加強博物館展覽檔案管理人員的基礎素養。在博物館展覽檔案管理中，除了要做好各項檔案管理工作，也要注意加強展覽檔案管理人員基礎職業素養的提升，保障展覽檔案工作的順利開展。在日常展覽檔案的管理人員的管理上，博物館要對其多進行培訓與績效制約，使得檔案管理人員能夠按照展覽檔案的管理制度進行檔案管理的各項工作，促使博物館展覽檔案工作更好地發展。

4 結束語

加強博物館展覽檔案的管理工作，有助于博物館展覽活動的有效開展，促進了博物館展覽工作的不斷發展，使得博物館可以更好地為社會大眾呈現悠久的歷史文化。