新形勢(shì)下科技檔案利用價(jià)值的思考

武 娥

（天脊煤化工集團(tuán)有限公司，山西 長(zhǎng)治 047507）

如何提高科技檔案的利用價(jià)值，加速科技信息資源向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力轉(zhuǎn)變，筆者談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

1 基礎(chǔ)在質(zhì)量

科技檔案是歷史的真實(shí)記錄，完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性是其基本屬性和特性，而其利用價(jià)值是通過(guò)利用檔案產(chǎn)生實(shí)際效益，達(dá)到利用者預(yù)期的目的。如果檔案質(zhì)量不高，缺乏起碼的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。它的利用價(jià)值就會(huì)大打折扣，甚至沒(méi)有利用價(jià)值和起反作用?？梢?，檔案的質(zhì)量，即設(shè)計(jì)內(nèi)容的好壞、各專業(yè)的齊全、完整，都是構(gòu)成檔案利用價(jià)值的重要基礎(chǔ)，也是檔案利用價(jià)值的決定性因素。

1）領(lǐng)導(dǎo)重視是提高檔案質(zhì)量的重要因素?？萍紮n案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是造福千秋萬(wàn)代的，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，將檔案工作擺到適當(dāng)?shù)奈恢?，為提高檔案質(zhì)量排憂解難，多辦實(shí)事，尤其是單位的主要領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該關(guān)心單位檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)、人員配備、設(shè)備購(gòu)置、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等。并向單位職工宣傳檔案工作的意義、目的和作用，提高他們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)文件材料歸檔的自覺(jué)性，這是做好檔案工作的重要思想基礎(chǔ)。

2）增強(qiáng)全體干部的檔案意識(shí)是提高檔案質(zhì)量的前提條件?？萍紮n案是科研、生產(chǎn)、基建的真實(shí)記錄，是廣大干部、科技人員的勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶。要做好科技檔案工作，必須有各單位廣大干部，科技人員的緊密配合與支持。因?yàn)樵O(shè)計(jì)文件的撰寫、施工圖紙的設(shè)計(jì)，以及最后的竣工圖都是由各單位的科技人員完成的，因此文件材料的歸檔管理的有關(guān)規(guī)定和要求應(yīng)變成科技人員的自覺(jué)行動(dòng)。為此，要加強(qiáng)檔案管理、建設(shè)約束機(jī)制。應(yīng)該明文規(guī)定：（1）對(duì)個(gè)人承擔(dān)的科研試驗(yàn)、推廣項(xiàng)目、設(shè)計(jì)圖紙，在工作結(jié)束時(shí)，需將文件材料整理后及時(shí)交檔案員統(tǒng)一歸檔。（2）個(gè)人撰寫的各種調(diào)查報(bào)告都要一式兩份，按時(shí)歸檔。（3）個(gè)人有關(guān)檔案的質(zhì)量和數(shù)量作為年終工作評(píng)比、獎(jiǎng)金分配、職務(wù)職稱晉升的重要參考依據(jù)，納入業(yè)績(jī)考核。

3）提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平是提高檔案質(zhì)量的重要保證。科技檔案在收集、分類、整理、編目等形成、積累過(guò)程中，怎樣做不符合要求，都屬于檔案管理的范疇。檔案人員要在增強(qiáng)工作責(zé)任心，認(rèn)真履行工作職責(zé)的同時(shí)，重視專業(yè)知識(shí)、科學(xué)技術(shù)及檔案有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)文件的學(xué)習(xí)、更新知識(shí)、不斷提高自身專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)格把好各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量關(guān)，這是提高科技檔案質(zhì)量的重要保證。

2 編研是手段

利用科技檔案，為各個(gè)單位和廣大科技人員服務(wù)，是實(shí)現(xiàn)科技檔案的重要途徑，也是科技檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)，挖掘科技檔案的潛在價(jià)值，提高利用速率和途徑，應(yīng)該把編研工作放在非常重要的 地位。

1）檔案編研工作者要了解對(duì)象，具備創(chuàng)新意識(shí)。了解利用者，因?yàn)槔谜呔褪菣n案工作者的服務(wù)對(duì)象，通過(guò)對(duì)利用者的了解分析，根據(jù)不同的利用者對(duì)科技檔案編研成品的不同利用需要確定利用課題，劃分利用范圍，有計(jì)劃、有針對(duì)性地開展編研工作。要知道，檔案編研來(lái)源于社會(huì)，來(lái)源于人們工作，而檔案編研又服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于人，兩者相輔相成、相互配合、相互影響，從而給社會(huì)創(chuàng)造價(jià)值。另外，編研人員要具備一定的創(chuàng)新意識(shí)，在編研工作中結(jié)合自己的編研經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)新的工作方式，探索開辟出檔案編研的新路徑。

2）提高檔案編研的科學(xué)性，提升現(xiàn)代化水平。提升檔案編研的現(xiàn)代化水平，要讓編研人員懂得檔案編研的重要性，不僅如此，單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案編研部門進(jìn)行科學(xué)性的規(guī)整，使檔案編研更加系統(tǒng)化、條理化、清晰化?，F(xiàn)在的工作都是以電子信息技術(shù)為主，之前以紙張為載體的檔案編研會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，比如信息量大，安全性能低，時(shí)效性差。而且依靠手工編研更加頻繁，也容易出錯(cuò)，完全不能滿足當(dāng)代社會(huì)的需求。現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)的編研技術(shù)，解決了這一系列的問(wèn)題，它使檔案編研儲(chǔ)存信息量更大，安全性更高，使信息更加整體、更加規(guī)律。不僅如此，還能利用計(jì)算機(jī)技術(shù)把編研拓展到各個(gè)領(lǐng)域，這樣服務(wù)于社會(huì)就更加全面化，從而整體提高了檔案編研這一工作形式的現(xiàn)代化水平，為社會(huì)創(chuàng)造更大的價(jià)值。

3）注重檔案編研與各部門的合作關(guān)系。我們都知道檔案編研涉及的知識(shí)比較廣泛，而檔案編研人員具有一定的知識(shí)局限性，他們無(wú)法全面了解熟悉從而影響到編研工作的質(zhì)量。如果有各部門的人員從旁協(xié)助，提供更加專業(yè)的資料，更多的策略，這樣不僅使檔案編研工作完成的更快，還能提升編研的質(zhì)量，為單位后期發(fā)展具有更深遠(yuǎn)的意義。

3 價(jià)值在效益

科技檔案的價(jià)值不是抽象的、模糊的概念，而是具有實(shí)實(shí)在在標(biāo)準(zhǔn)的，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)到底就是利用的效益。

科技檔案的利用效益是多方面的，但主要方面有三點(diǎn)：

1）憑證效益。就是利用科技檔案作為成果的根據(jù)或身份證明。如，在科研試驗(yàn)中，采用試驗(yàn)數(shù)據(jù)和照片，作為研究成果的依據(jù)或素材；再就是利用某些記錄作為科技人員職稱評(píng)定、成果獎(jiǎng)申報(bào)、政府津貼申報(bào)和學(xué)術(shù)稱號(hào)申報(bào)的證明，這是檔案利用效益的幾個(gè)方面。

2）時(shí)間效益。就是通過(guò)利用科技檔案中已有的研究成果和思想、工作方法，縮短了研究時(shí)間、提高了工作效率。比如，某設(shè)計(jì)院在設(shè)計(jì)某住宅小區(qū)時(shí)，客戶要求這一排幾幢樓外觀與原來(lái)設(shè)計(jì)的第一幢樓一樣，于是搞建筑設(shè)計(jì)的人員就套用了原來(lái)的第一幢樓的建筑說(shuō)明，圖紙的套用，大大節(jié)省了人力，取得了時(shí)間效益。

3）經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。就是開發(fā)利用科技檔案的信息資源，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。例如：某單位要蓋一座樓房，為了節(jié)省設(shè)計(jì)費(fèi)用，采用舊樓圖紙，這時(shí)只需要根據(jù)實(shí)際情況找原設(shè)計(jì)單位查找地質(zhì)報(bào)告更改基礎(chǔ)就可以了。

4 利用是目的

檔案工作的最終目的是提供利用。搞活科技檔案利用工作，滿足社會(huì)需要，這是檔案工作在大環(huán)境下應(yīng)擔(dān)當(dāng)起的社會(huì)責(zé)任。說(shuō)的更具體一點(diǎn)，利用工作做好了，檔案為社會(huì)、為廣大人民群眾服務(wù)的目的也就達(dá)到了。所以利用工作應(yīng)圍繞社會(huì)需求來(lái)展開。無(wú)論是思想觀念的認(rèn)識(shí)，還是開放利用和服務(wù)的計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)、方式及手段，都應(yīng)置于社會(huì)這個(gè)大環(huán)境中去思考和實(shí)踐。

1）著力向社會(huì)宣傳檔案工作。要通過(guò)行之有效的方式和途徑，向社會(huì)宣傳檔案工作的作用，宣傳檔案利用產(chǎn)生的效果。擴(kuò)大社會(huì)影響與知名度。讓人們熟知和了解。例如我廠在每批新進(jìn)員工培訓(xùn)課上，介紹檔案的重要性、重復(fù)利用效果和提高工作效率的實(shí)際例子。使他們對(duì)檔案工作有一定的了解，為今后的利用檔案打下良好的基礎(chǔ)。

2）拓展檔案利用形式。拓展新的利用形式，目的是為利用者提供更為直接、便捷、高效的檔案服務(wù)，如網(wǎng)上利用服務(wù)等，拓寬利用渠道，擴(kuò)大檔案影響，發(fā)揮檔案作用。

3）創(chuàng)造開放型的檔案館環(huán)境。隨著傳統(tǒng)型檔案館向現(xiàn)代化檔案館的過(guò)度，為利用者創(chuàng)造開放、舒適、便捷的優(yōu)美環(huán)境，是檔案館公眾形象和社會(huì)價(jià)值的體現(xiàn)。

總之，社會(huì)在發(fā)展，科技在進(jìn)步，這就要求我們了解和思考新形勢(shì)下市場(chǎng)對(duì)檔案工作的要求，不斷探索科技檔案的利用價(jià)值的表現(xiàn)形式和特點(diǎn)，使科技檔案工作適應(yīng)新的要求，開創(chuàng)新的局面，做出新的貢獻(xiàn)。