淺談新時代檔案管理工作面臨的問題和對策

雷靚琿

（福建省莆田市城廂區中華職業教育社，福建 莆田 351100）

“檔案”一詞最早是出現在明末清初，經過百年歷史的發展，我國的檔案管理也發生了巨大的變化。新時代社會發展帶來的技術創新對檔案管理也帶來了挑戰。傳統的檔案管理方法存在的問題日益凸顯，如何引用新型技術對檔案管理進行升級管理，提高檔案管理的整體水平，成為關注話題。在檔案管理的過程中要注重問題的解決和分析，才能與時代共同進步，提升檔案管理工作的效率和質量。

1 新時代檔案管理工作的現狀

在新時代科技背景的影響下，信息化發展已成為時代趨勢，大數據逐步引領潮流，檔案信息管理行政部門面對新時代技術的挑戰也陸續采取了電子信息化管理模式，效果顯著。1954年，我國成立了國家檔案局；在2002年，正式建立了國家檔案管理局網站；隨后，各地檔案管理部門也陸續設立了檔案信息化管理網站。實現檔案信息化管理是國家檔案管理工作的重要核心，是與時代接軌，與世界同步的表現。信息化技術已成為時代發展趨勢，對各行各業來說，信息技術的利用都是一項巨大的挑戰。緊隨時代發展的腳步，各地檔案管理行政部門積極參與數字化檔案管理建設計劃，進一步加快了我國數字化檔案管理模式的形成與完善，檔案管理數字化，一方面，反應出現代信息化管理帶來的便捷高效，另一方面，可以有效地避免傳統檔案管理中的低級錯誤。同時，信息化檔案管理可以有效實現各地行政部門之間的便利交流溝通，還進一步推進了全國財政信息透明化。

2 新時代檔案工作的必要性

檔案管理是由檔案館主體負責，是管理檔案相關信息并提供利用服務的相關工作。檔案是對事實事件的記錄，是對歷史事實的記錄，是與社會同步發展的文化資產。在整理、編制以及研究檔案的同時，為社會的發展提供支持。檔案管理工作無形中影響著國家的發展，作為一種文化軟實力，檔案的管理工作的真實性、全面性、有效性、保密性與社會長遠健康發展有關系，因此一定要高度重視檔案管理 工作。

3 檔案管理的困境

3.1 傳統檔案管理存在弊端，檔案管理軟件設備落后

傳統檔案一般采用紙質文書作為文件載體，這對文件的存儲保管帶來了極大地挑戰。首先，檔案館需要按要求達到保存檔案的溫度和濕度。其次，隨時間推移，檔案總量隨之增長，紙質檔案的保管要求更大的空間。最后，在檔案的入庫、整理、查詢方面，傳統的檔案管理將會耗費更大的人力。另外，檔案管理更是要緊跟大數據時代科技創新的步伐，及時跟新檔案管理軟件，提高檔案利用率。檔案管理工具，如辦公電腦、掃描儀、打印機等因采用較好的設備。在檔案錄入電腦系統保存的過程中，會發生損壞檔案原件的意外，一方面是部分檔案有一定年代歷史，紙質文件發黃、變薄，很脆弱；另一方面，可能是掃描檔案的儀器的質量問題。在掃描的過程中，可能會因為紙質不平整或太薄等問題造成儀器卡紙的現象，一旦發生這種現象，工作人員需要眼疾手快立馬暫停掃描工作，但難免還是會出現原件破損，文件資料信息被破壞，難以修復。

3.2 檔案管理軟件五花八門

目前全國大部分地區已經開始采用現代信息技術管理檔案文件，但是其中仍然存在著一些問題，最大的痛點就是各部門之間使用的檔案管理軟件不通用。檔案管理軟件五花八門，檔案管理部門管理文件的性質也大不相同，因此在選擇檔案管理軟件的過程中，可能會根據自身實際使用情況進行選擇，這就會造成檔案管理部門之間信息管理不統一。檔案管理軟件的多元化和差異化，造成的直觀影響主要體現在檔案信息共享時不便捷及信息交換的不流暢，對檔案工作的開展影響較大。

3.3 檔案管理人員綜合素質水平不高

檔案管理人員的素質高低與檔案管理工作質量直接掛鉤。檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，他們的專業素質和專業技術水平對整體檔案管理的質量和效率起到關鍵性作用。然而，我國的檔案管理人員素質參差不齊，甚至部分管理人員為臨時招募或非專業人員，對檔案管理業務了解甚少或者根本沒做過檔案管理工作，那么在從事檔案管理工作時，往往會出現因業務不熟練導致的工作時間延長、工作效率減低、工作質量不高等問題。同時，這些檔案管理人員對檔案的保密意識也不夠嚴謹，在執行檔案管理工作的過程中容易出現文件損壞、數據丟失、泄密等問題，直接影響到檔案管理工作的嚴謹性，對后期歸檔、查檔造成困擾。

3.4 檔案管理制度仍未完善

領導對檔案管理工作的不重視是檔案管理制度未完善的一大要因。領導不重視檔案工作的開展，投入的資金就少，資金少了，為在限定資金的條件下完成檔案管理工作就會變得很局限，很多需要開展的檔案管理工作會被壓縮甚至減少，直接影響到檔案管理的工作質量。另外，檔案管理工作得不到關注與支持，工作人員容易產生管理懈怠情緒，馬虎應對檔案管理工作，在檔案管理工作當中就無法做到細致、全面，導致檔案利用率低下。

4 優化檔案管理

4.1 采用電子技術管理檔案

電子信息化檔案管理是順應時代趨勢發展的新型檔案管理方式，相較于傳統的檔案管理，信息化檔案管理采用電腦磁盤容量代替了紙質文本，節約了存儲空間和紙本原料[1]。另一方面，電子檔案同樣可以設定權限限制，有效保障原始檔案記錄的真實性與安全性。再者，大數據時代的信息匯集大部分是通過網絡媒體，信息化檔案管理可充分利用海量資源來收集和整理檔案信息，提高檔案管理工作的效率。另外，在查詢、分類檔案信息方面，信息化管理可有效快捷地完成任務，極大程度上地節省了查詢時間和人力成本。在采用電子信息技術管理檔案時，就要注意及時升級更新檔案管理軟件，不斷優化檔案管理手段。

4.2 提升檔案管理人員素質水平

檔案管理人員的素質水平高低決定了檔案管理工作的好壞。提升檔案管理人員素質可以通過兩方面，一是招募優秀的專業檔案管理人才，二是通過培訓提升現有檔案管理工作人員的整體綜合素質水平。專業的檔案人才接受過專業知識教育，無論是在檔案的入庫、保存、查詢、調檔上，還是檔案的保密工作上，能夠更好更快地完成任務，提升工作效率。另外，這些專業人員受過專業技能培訓，不僅能熟練運用現代化信息技術手段開展檔案管理工作還能做好檔案文件的保護工作及修復工作，最大限度地保護檔案的真實性。對現有的檔案管理人員，要做好定期培訓學習工作。在檔案管理工作中遇到的問題隨手記錄下來，并及實地向領導或相關技術人員反映，第一時間解決問題，積攢經驗。后期再通過培訓，加強檔案管理人員的專業素質水平和實際操作技能，不斷學習和完善檔案管理綜合素質，提升檔案管理工作整體水平。

檔案是歷史傳承的載體之一，做好檔案管理工作是順應時代發展的重要工作更是中華民族文化傳承的重要保障。做好檔案管理工作要緊跟時代的步伐，充分利用現代電子信息技術提高辦公效率；提高檔案管理人員素質水平，從根本上提升整體工作水平；完善相關制度，用制度來約束、規范檔案管理工作，保證檔案管理工作的長久進行。