對機關事業單位離退休人員檔案管理優化的思考

薛曉南

（黑龍江省藥品檢驗研究中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

離退休人員檔案是機關事業單位勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關離退休人員個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地、真實地反映離退休人員情況的重要依據。因此，對離退休人員檔案的管理必須嚴肅科學，與時俱進。

1 機關事業單位離退休人員檔案管理工作的重要意義

如前所述，一份科學的離退休人員檔案能夠較為完整地體現其個人的生平履歷、職務層級、社會關系、專業特長，甚至健康狀況和廉潔情況，由此為組織查找人員關系、把握人員變動、落實養老保險福利待遇等方面提供可靠信息，特別是在當前全黨“反腐倡廉”、全國“掃黑除惡”的大環境下，人員檔案對追溯離退休人員違法違紀線索也更為重要。另一方面，機關事業單位離退休人員的離退休待遇正逐年穩步提高，根據現行待遇核定辦法及待遇調整的核算標準，人員職務、職級、年齡、工齡等關鍵信息的準確性直接關系著職工的切身利益。因此，保證離退休人員檔案真實準確、完整嚴謹十分重要，科學規范的檔案管理既有利于人員實際管理，又有利于社會保障政策執行。

2 機關事業單位離退休人員檔案管理存在的主要問題

長期以來，機關事業單位職工離退休后的人事檔案、技術檔案等相關材料一般是由其原工作單位繼續保存和管理。目前多數單位仍采用的是傳統紙質檔案形式，真正執行電子化、信息化檔案管理的單位尚屬少數。

2.1 檔案材料缺失、信息存疑

目前臨近離退休年齡的職工均是60年代生人，由于歷史較為久遠，當年檔案管理不規范等原因，在實際工作中我們發現檔案中常常有關鍵信息存疑的情況，比如前后兩份材料中出生日期、參加工作時間相差幾個月甚至一年，導致離退休時間和工齡難以確定；有的學籍信息不全，報到證缺失，畢業時間前后矛盾，導致學齡和學歷難以確定；還有些部隊轉業、工人轉干等特殊身份人員銜接材料缺失也時有發生。這些歷史遺留問題都對檔案信息認定和管理工作造成了困難。

2.2 基層單位重視程度遠遠不夠

隨著檔案管理工作的不斷推進，檔案管理標準和管理規范也在更新和提高，這就對檔案管理人員的業務能力提出了更高要求。然而現實當中很多基層單位工作人員錯誤地認為離退休人員的檔案已沒有價值，對其檔案管理工作的重視程度遠遠不夠。有的基層單位甚至沒有專職的檔案管理員，知識更新緩慢、業務不熟悉、培訓不到位、實際操作不符合規范等情況仍比較突出。這樣的思想認識和管理模式顯然不能與時俱進，也無法達到科學管理的要求。

2.3 檔案管理技術普遍比較落后

一直以來，大多數單位的檔案管理還在延續傳統方式，即手工收集整理、人工檢索等低效管理方式，信息化、數字化程度普遍落后。紙質檔案在使用的便捷性、效率性方面存在明顯弊端，對后期信息查閱和核實都造成不便。雖然近年來組織部門已倡導檔案信息化建設，但由于受資金、技術等方面的制約，實際推行率仍然不高。即便有少數走在前列的單位，也只能做到將在職人員檔案盡量信息化，離退休人員檔案則常常無人問津，擱置處理。

3 對于機關事業單位離退休人員檔案管理優化的幾點建議

3.1 開發和推廣離退休人員檔案管理軟件

鑒于離退休人員檔案有其自身的特點，因此十分有必要開發一套有針對性的檔案管理軟件，使其在功能設計上不僅能夠完整收錄人員離退休之前的履歷情況，更能夠補充人員離退休之后的就職、居住、生活、健康等相關信息。利用專項軟件實現人員增減、信息變更、數據統計等方面的及時更新，只有軟件設計足夠科學和完善才能真正保證信息的真實性和時效性，減輕人事工作的壓力，利用大數據為制定相關決策制度快速提供依據。

3.2 進一步加強檔案管理人員培訓和考核

高素質、高水平檔案專業人才隊伍建設是檔案管理工作與時俱進的根本保證。一方面，各單位應加強檔案管理人員職業道德培訓，提高其全心全意為離退休老干部服務的意識；同時加強專業技能培訓，相關人員不僅應掌握檔案工作法律法規和管理條例，更要熟練操作管理軟件，靈活運用現代化管理技術。另一方面，各單位應進一步加強檔案管理人員的工作考核，使其工作表現切實關聯晉升、收入、評獎評優等方面，雙管齊下不斷提高檔案管理工作水平。

3.3 建立檔案管理工作創新機制

任何工作的完善都離不開創新，為不斷提高檔案管理工作的科學性，各單位應當在檔案管理工作創新機制方面多下功夫，鼓勵創新研究，制定創新激勵辦法，為有能力的管理人才搭建平臺，積極申報相關研究成果。所謂“重賞之下必有勇夫”，只有暢通創新通道才能不斷激發創新動力，開拓更高效實用的工作方法。