文書檔案管理的現有問題及對策

王忠澤

（重慶科技學院人事處，重慶 401331）

文書檔案管理工作是高等學校重要的基礎性工作，是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志。是學校文書檔案存在的重要基礎與資源發生地。因此，文書檔案管理水平將會直接對檔案資料的完整性產生影響。

1 文書檔案管理的意義

1）問題解決的憑證。高等學校文書檔案是指高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。包括在招生、教學、科研、基建、人事、黨務以及財務等多項管理工作當中出現的，屬于原始記錄這些行政管理活動、具體的規章制度的管理性文件，是上級有關部門以及機構日常管理的具體要求。因而，在平時的行政管理過程中，如果產生矛盾或者出現問題，文書檔案能夠當做問題解決的原始憑證，具有非常強的證明作用。2）領導決策的參考。文書檔案當中包含各級單位、團體以及機關方面先輩們的成功經驗、具體做法，其中包括教學、科研、基建、人事、黨務和財務等多方面信息，為后人們在有關領域展開活動時、做出決策時提供較大的參考價值。比如通過對學校管理進行制度編研，為領導決策制定出新的管理制度帶來參考。3）提供信息服務。學校組織各項活動產生的文件與資料即文書檔案，搜集與整理這部分文書檔案，了解活動內容，分析展開的意義，還能夠記錄政府部門與機構的業務，有效挖掘出這些業務的潛在價值，從而為其他活動展開提供有效的信息參考依據，其他機構或者是部門通過信息檢索能夠對這些資料進行查閱與調取，充分展示出文書檔案的價值。

2 文書檔案管理的現有問題

1）制度上檔案管理流程不暢。文書檔案具有非常強的專業性，復雜的內容，龐大的體系，要嚴格遵照健全的文書檔案管理體制機制。但長期以來，由于文書檔案思想上重視程度不夠，導致的文書檔案制度不健全，沒有建立健全從文書形成、辦理、收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統計和利用的生命周期的文書檔案管理體制機制，使得文書檔案管理的規范性不強，存在隨意性。辦公室文書是文書檔案管理的重點和核心，但在日常行政管理中，各個業務科室所產生的文書檔案也應納入管理范疇，如教務、財務、人事、等部門的行政管理類文書檔案應統一交由專門機構負責收集整理。文書檔案管理機構的分散性，容易導致文書檔案資料收集不完整、不規范和不及時。2）文書檔案信息化管理水平低。第一，各個部門所采用的信息化管理系統開發時間、開發商有較大的差別，導致各個部門所產生的信息記錄格式、數據、定義有較大的差別，不利于相互之間的溝通共享，影響了文書檔案的使用。第二，雖然近幾年一直加強信息化檔案管理系統的建設，開始推進全面電子化、無紙化管理。但是，部分仍然存在紙質資料等文書檔案，對于這類文書檔案，相關的工作人員必須要對其進行加工處理，錄入信息化系統。除此之外，我國多數的信息化檔案管理系統年限較長，歷年來的文書檔案種類多、規模大、價值不一，而且部分文書檔案的保密性較高，將其錄入信息化檔案管理系統，需要耗費大量的精力、人力以及資金，導致我國多數不能全面實現信息化檔案管理。3）人員素質不高。大部分的文書檔案管理工作人員都是從行政崗位上調整過來的，檔案專業理論知識不足，后期的檔案理論繼續教育也不能安排上。此外，文書檔案離不開其他行政管理崗位人員的支持和配合，除了檔案管理人員外，這一部分人員缺乏專業、系統的文書檔案業務知識培訓，素質不過硬勢必會造成文書檔案管理整體水平較低，無論是數字化還是信息化水平都難以滿足新時期日常文書檔案管理的現實需要。

3 文書檔案管理的對策

1）制度化管理。學校的快速發展對檔案工作提出了新的更高要求，“依歸建檔、依法治檔”是全面提升學校檔案工作水平的重要保障。規范管理，制度先行。文書檔案管理也應遵循嚴格的規章制度，提升文書檔案制度化管理水平。一方面，成立專門的檔案管理機構或領導小組。實行分管領導主抓，行政崗位主管、各部門通力協作配合，檔案人員具體落實的管理體制機制，明確不同崗位及人員的職責，強化文書檔案管理領導機制。另一方面，要構建全生命周期的文書檔案管理制度。從文書檔案資料的形成、收發、傳閱、歸檔、保管、借閱、銷毀、保密等管理制度，確保文書檔案管理全過程有章可循、有據可依。此外，要加強各項規章制度貫徹落實的監督和考核，將文書檔案管理納入機關綜合績效考核的重要組成部分，增強制度執行力。2）信息化建設。信息化背景下，文書檔案管理工作的展開要緊跟時代發展潮流，實現信息化建設目的，緊跟時代的發展步伐，將先進的信息技術手段納入文書檔案管理工作當中。一方面，要對文書檔案管理工作開展所需的基礎設施進行優化與完善，采購計算機、掃描儀等硬件設施，還要引進信息管理系統，進而為文書檔案的信息化管理提供基礎設施保障。同時，要在信息管理系統的要求下進行文書檔案的統一與規范，科學進行文書檔案資料的分類與存儲，將檔案信息內容錄入至信息管理系統當中，并在互聯網及計算機技術的支持下進行文書檔案的科學管理，實現信息數據的有效共享，進而利用信息技術手段進行文書檔案的處理，推動檔案管理工作的信息化發展。另一方面，在檔案管理過程中還要對信息管理系統進行優化與完善，并加強對檔案管理人員的技術培訓，使之具備應用信息技術的能力，可以熟練地操控各種現代化設備，進而讓文書檔案的模式得以規范，檔案資源格式得以有效統一，同時，還應對其具體的業務作業流程進行嚴格規范，進而全面提升政府機構的檔案管理能力。3）強化檔案管理團隊建設。檔案工作團隊當中管理員作為主力軍，做好檔案管理團隊的建設工作，需要不斷提高檔案管理工作人員的綜合水平，要加強對檔案管理員的培訓工作。首先，要對檔案管理人員的業務能力進行培訓，提高檔案人員文書檔案的管理水平。對檔案人員的標引、檢索、修裱等相關業務技術進行專業的培訓，提升管理員的基礎技能水平。還要對管理人員進行新技術的培訓。例如計算機技術，現在計算機技術在檔案管理中應用越來越多，單位要加強對管理員的計算機能力培訓，逐步實現文書檔案管理的自動化，提高工作效率。其次，要對文書管理員進行心理調節，文書檔案管理工作非常單調，枯燥，也得不到領導的重視，很多管理員心理上已經產生了厭煩的情緒。檔案管理者要積極調節管理員的情緒，通過一對一的心理輔導和談話，了解文書管理員的內心狀態，積極輔導，讓管理員保持良好的心態，能夠正確面對工作中的問題，并對工作充滿熱情。

綜上所述，新世紀將大數據時代的面紗揭開，在大數據時代的背景之下，檔案數據管理工作在技術革命的情況下，極大程度上提高了管理效率，進而增強了數據整合、挖掘的效率，并且還面臨著全新的挑戰。文章通過對文書檔案管理的問題進行分析，提出相應的解決對策，進而有效改善檔案管理工作，提高檔案管理效率，讓文書檔案管理工作緊跟時代發展潮流。