加強黨政機關人事檔案管理探析

季 翠

（中共濱州市濱城區委辦公室，山東 濱州 256600）

黨政機關指的是中國共產黨機關、國家行政機關，人事檔案作為其開展人事工作的重要組成部分發揮了至關重要的作用，為合理有效的人事檔案管理可以為黨政機關進行人才的識別、選拔、任用等提供重要依據。但是現階段黨政機關在人事檔案管理過程中暴露出一些問題和不足，諸如人事檔案不完整、管理技術和手段相對落后、檔案資源開發利用不到位等，沒能很好地適應人事制度改革的持續深化，加強人事檔案管理勢在必行。

1 黨政機關人事檔案管理的主要特征

在經濟政治體制持續變革、檔案事業不斷發展的時代，黨政機關基于人事管理需求形成了人事檔案，是當事人情況的原始記錄，兼具記載、呈現當事人行政經歷和出勤率、績效等數據信息的職能，集中管理當事人的資料。其管理特征主要體現為：

第一，相對穩定性。在實施公務員制度以后，黨政機關人事檔案由機關自行保管，設有檔案部門，當干部有調動或發生職位變動時才會發生人事檔案的轉遞、移交和接收等行為，這表明人事檔案保管是相對穩定的。第二，高度嚴格性。黨政機關人事檔案管理者不能篡改人事檔案材料，更不能作假，客觀記載當事人的學習經歷、工作情況、考評等，真實性是最顯著的特征，和普通的人事檔案管理比起來更為嚴格、規范，保證人事檔案的真實性、可靠性。第三，保密性。黨政機關的人事檔案和干部個人隱私息息相關，尤其是在干部考察環節形成的材料會直接、間接地反映重大歷史事件，他人不適宜知 曉[1]。因而黨政機關人事檔案既是干部的隱私，又是國家的秘密，一旦泄露必然帶來不可估量的損失，必須做好保密工作。

2 加強黨政機關人事檔案管理的有效舉措

2.1 規范檔案的審核與鑒別，完善人事檔案

為保證黨政機關人事檔案的完整性和真實性，應做好三方面工作：第一，把控人事檔案入口關。這是整理人事檔案的第一道關口，對人事檔案質量有直接影響，如果在日常收集環節發現人事檔案材料不規范或不齊全，應根據收集歸檔制度補充材料，在復制原件的同時完善相關手續。形成人事檔案的部門要及時將其移交給檔案部門進行歸檔和保管，檔案部門則要建立檔案聯系制度，主動收集材料，及時完善、充實人事檔案。第二，把控新接收檔案材料入口關。黨政機關的檔案工作者要堅持嚴格管理人事檔案，從新增人員的檔案入手，嚴格審核新接收的人事檔案材料，重點審核他人檔案材料是否歸入，有沒有假學歷、假證明等，人事檔案材料是否存在涂改情況，檔案材料之中的姓名、性別、出生日期、參加工作的時間以及入黨時間、工作經歷等基本信息是否存在前后不一致的現象。如果在審核時發現了問題，要及時加強溝通和處理，詳細羅列新接收人事檔案材料的遺留問題，保證其內容全面、真實，材料齊全、規范，確保后續順利開展人事檔案的歸檔、整理、開發、利用等工作，使人事檔案管理不斷趨于規范化。第三，把控人事檔案歸檔鑒別關。在人事檔案管理中要預防誤收材料，將人事檔案之中的非人事內容排除、不相關材料剔除，準確收集與當事人情況相符的材料。可以結合人事檔案材料中的基本信息判斷人員身份，預防誤收他人信息，同時避免人事檔案的重復收集，及時登記所收檔案，分類存放[2]。另外，要嚴格執行黨政機關人事檔案管理制度，預防發生收集人事檔案材料不登記、手續不完善等現象，核實檔案真偽，對不完整、不規范的人事檔案材料不能歸檔，沒有保存價值的材料也不能歸檔，降低人事檔案造假的可能性，確保黨政機關正常開展人事工作。

2.2 引入先進網絡信息技術，強化數字管理

鑒于當今網絡信息時代的改革和發展要求，黨政機關在人事檔案管理中應基于現有人事信息系統，加強對網絡信息技術的使用，完善在職和離退休人員的個人信息、學歷、職務等情況，保證數字信息準確無誤，并形成干部信息一覽表，方便查詢和使用，為相關人事政策的制定提供依據。在實際工作中要嚴格執行國家關于檔案數字化管理的標準、規范，完善建立檔案管理體系，規范人事檔案的信息化與數字化管理。數字化建設對黨政機關電子人事檔案的優越性也會產生影響，檔案工作者要積極利用各種先進的儀器、設備將以往紙質檔案掃描入庫，制定數字化編號，建立相應數據庫。換言之，要通過先進儀器的錄音、攝像或者掃描，形成多樣化的、完整的電子檔案，在有效管理現有電子檔案的同時完整保留傳統紙質檔案，實行雙軌制管理和利用。

特別是加強人事檔案的安全保密管理，因為人事檔案廣泛涉及黨政機關每一個人的信息，也關乎每一個人的利益，如果泄露會遭受巨大的損失[3]。因此，在人事檔案的信息化與數字化管理進程中要防護檔案信息安全，定期檢測黨政機關內部設備的安全性、縝密性，將網絡測試工作落到實處，避免發生人事檔案信息泄露問題。這就要求檔案工作者務必要熟練使用網絡信息技術，防止因操作失誤泄露人事檔案信息；嚴格遵守人事檔案安全制度和保密政策，杜絕因個人利益隨意泄露人事信息；建立并執行嚴密的人事檔案信息保密管理制度，加強安全保障，為人事檔案數字化管理構建安全、可靠、真實的網絡 環境。

2.3 促進人事檔案資源利用，發揮服務功能

管理人事檔案的終極目標在于利用，黨政機關的檔案工作者在完整收集人事檔案、推進人事檔案數字化管理的基礎上必須加強開發利用，使人事檔案資源為機關的運作乃至社會的發展服務。傳統人事檔案管理一般將組織評價視作衡量一個人工作實績、能力及品行的重要標準，更關注非民主化的鑒定、組織意見，忽視了人本性與服務性，導致人事檔案資源功能變異。黨政機關人事檔案管理往往強調保密性比服務性高、政治性比業務性高，人事檔案資源直接為人事工作提供服務，成為黨政機關開展人事工作的重要手段和工具。組織了解、掌握人事檔案，服務于人事和其他相關工作的開展，如果隨意擴大人事檔案資源的使用范圍，必然會產生一定的負面效應，不利于發揮人才的主觀能動性，也不利于維護社會的穩定、和諧，損害黨和國家的 事業。

因此，黨政機關的人事檔案管理要體現服務性，致力于追求公共利益。要注意改變黨政機關人事檔案主觀化、身份化、神秘化的傳統理念，明確其客觀、全面、真實地記錄著當事人的德、能、勤、績、廉等資料信息，為人事工作、組織工作提供及時、全面、科學的人事檔案信息服務。可以借助網絡信息技術建立人事檔案數字化開發利用中心，在安全和保密的前提下適當拓寬人事檔案利用途徑、服務途徑，提升綜合效益。

3 結語

人事檔案管理是在新時代發展背景下黨政機關管理不可或缺的一個環節，必須跟隨人事制度的改革而不斷改變、創新，盡可能規范人事檔案的審核與鑒別，保持人事檔案的完整性，同時借助先進技術手段推進人事檔案數字化管理，體現其服務價值，確保大大提升人事檔案管理綜合水平。在今后的管理與發展中，黨政機關的人事檔案管理改革將越來越深入，發揮更強大的服務功能。