無紙化辦公模式下醫院檔案管理研究

劉 慧

（山西省兒童醫院，山西 太原 030001）

就醫院而言，檔案是記載醫院歷史變遷、醫學資料、病史信息的重要資源，是保障醫院規范化管理的重要保障。在現代信息化背景下，無紙化辦公模式逐漸在醫院檔案管理中發揮出重要作用，能夠切實提高檔案調取與運用效率，促進醫院檔案便捷化發展，實現醫院檔案電子化信息管理是醫院發展的必然趨勢。

1 無紙化辦公模式在醫院檔案管理中的優勢分析

無紙化辦公模式是指在管理過程中減少紙張使用，借助通信網絡技術實現信息的儲存與傳遞，在醫院檔案管理中，通常分為兩類，一類為儲存醫院歷史變遷、重要醫學資料、醫院從業者信息的醫院檔案，另一類為記載客人病史記錄的病史檔案，從醫院發展的角度來看，醫院檔案與病史檔案均為重要信息資源，能夠為醫院醫療事業提供信息支持。

運用信息技術實現無紙化醫院檔案管理相較于傳統檔案而言具有較強優勢，主要體現在：

1）節約檔案存儲空間，在傳統紙質檔案管理中，醫院龐大的檔案室與病案室占據較大空間，對于醫院而言，檔案信息不可丟棄，但在長久發展中，醫院檔案的數量增加，為醫院存儲空間帶來較大壓力，而在無紙化辦公模式下，運用信息技術加以儲存能夠實現檔案電子化，有效解決醫院存儲空間不足問題。

2）便于重要信息長久儲存，傳統紙質檔案因其材質問題受多種因素制約，無法實現長久儲存，例如受天氣溫度與濕度影響，易導致字跡模糊、蟲蛀現象出現，而醫院檔案信息化管理后可最大程度保障檔案原有價值，降低檔案損失與丟失風險。

3）提高檔案調取、利用效率，在傳統紙質檔案管理中，因檔案資源的不利存儲與保密性質，調取手續較為繁雜，在信息化檔案建設中，可針對不同層次進行資格認證，實現不同保密級別的檔案信息調取，提高信息利用效率[1]。

2 醫院檔案管理中實現無紙化辦公模式的策略探討

為切實引導醫院檔案管理在無紙化辦公環境下的發展方向，本文從實現檔案范圍內共享、促進檔案管理獨立授權、完善信息化檔案管理制度、加強檔案管理人才建設四個角度進行策略探討。

2.1 實現檔案范圍內共享

在大數據時代，信息資源是促進醫療事業發展的重要依據，隨著社會逐漸進入知識經濟，醫院需意識到檔案信息的重要性，并提高檔案信息利用效率實現價值創造。對于醫院而言，檔案的存在除記錄醫院重大事件外，最重要的則是為促進醫療水平提升，保障醫療事業嚴謹性，尤其對于醫院病史檔案而言，其調取效率能夠切實影響醫療人員對于病情的診治與研究，實現醫院檔案范圍內共享是促進醫療水平發展的重要途徑之一，能夠在患者就診時結合歷史病案進行分析，提升病情診斷準確度與速度，在實現無紙化檔案辦公環境下，可將醫院內醫療人員納入允許調取檔案名單內，并結合醫院實際醫療等級對檔案調取等級進行劃分，以此保障醫院保密檔案信息管理的嚴謹性，同時需及時進行檔案更新，確保檔案可在特定環境下發揮作用。

2.2 促進檔案管理獨立授權

在現階段檔案管理中，醫院信息檔案均由檔案室與病案室進行統籌管理，但在實際管理過程中，因檔案管理人員醫學知識限制，易導致信息錯亂現象出現，致使醫院信息檔案建設有效性降低。為有效解決可能存在的人工失誤現象，可對醫院內各科室進行檔案管理獨立授權，使各科室具備建立獨立檔案的權力，并定期將科室獨立檔案進行匯總提交醫院總檔案室與病案室，同時需各科室自行進行分類，以此避免檔案管理人員將檔案進行類別混淆，除此之外，檔案管理實現獨立授權不僅可降低人為失誤，還可將檔案管理責任落實到各科室，實現有效的責任追蹤管理[2]。

2.3 完善信息化檔案管理制度

相較于傳統紙質檔案而言，信息化檔案較為新穎，醫院采取新式檔案管理方式后，為保障管理方法的有效性，需結合一系列制度進行輔助。首先需開展激勵獎懲制度，使醫院各科室意識到檔案信息管理的重要性，對于醫院檔案管理人員而言，需運用更為嚴謹的激勵獎懲制度，若檔案管理團隊工作規范無誤，可采用精神激勵與物質激勵并性的方式進行獎勵，提高檔案管理人員工作積極性，同時應對各類檔案運用現代信息化手段進行歸類統計并記錄，杜絕因檔案管理人員失誤而出現的檔案信息錯漏遺失現象；其次需完善檔案安全制度，對于信息化檔案而言，安全指數的提升表現在物理層面，而信息化檔案的技術安全需嚴加保障，進行檔案存儲建設時，應建立多重防控密鑰，避免醫院檔案被非法竊取；最后運用監督管理制度貫穿整個檔案管理過程，對于所有檔案進行定期調取記錄查詢，監督信息化檔案制度落實情況，若出現非醫院調取路徑需及時進行排查，進一步保障檔案安全，此外可設立醫院范圍內監督渠道，借助電子郵件等匿名形式進行監督，促進信息化檔案管理長遠發展。

2.4 加強檔案管理人才建設

在現代信息技術逐漸成熟的環境下，人們對于各類高素質人才極度重視，為確保無紙化檔案的有效落實，應保障人力資源的有效利用，但在現階段檔案管理中，檔案管理人員逐漸出現老齡化趨勢，不利于檔案人才建設，因此積極進行相關人才培養已迫在眉睫。首先需針對醫院現階段檔案管理人員進行信息化培訓，使其具備獨立完成電子檔案的存儲、記錄與定期檢查的能力，檔案信息化內部培訓可結合激勵制度，提高其重視程度，為提高檔案管理人員培訓興趣，可運用多元化培訓方式，實現醫院內部檔案管理人員綜合素質提升，同時對于檔案管理人員需進行定期考核，考核成績納入評估績效，以此規范管理人員行為，提高其檔案管理工作嚴謹性；其次應確保檔案管理人員招聘嚴格化，為檔案管理團隊注入新鮮血液，并通過外部招聘形成內部激勵，面向社會進行招聘時，應信息化具有時代特色，需盡量趨向年輕化，保障其具備較強學習能力；最后可加強各醫院之間的交流溝通，可使檔案管理人員到優秀醫院進行學習交流，通過學習優秀醫院的檔案管理模式發現自身不足，提高其對于檔案管理的重視，以此促進醫院檔案管理水平提升。

3 結語

綜上所述，在無紙化辦公模式下，實現信息化醫院檔案管理能夠家提高信息利用率與醫院從業者工作效率，在當下醫院發展過程中，實現無紙化檔案管理是未來發展的必經之路，能夠有效避免傳統紙質檔案的低效率保存，提高醫院重要信息的保存年限，實現醫院檔案管理的創新發展。