新形勢(shì)下如何加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的思考

王 瓊

（中國(guó)（海南）改革發(fā)展研究院，海南 海口 570312）

在當(dāng)今社會(huì)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，信息技術(shù)在各個(gè)學(xué)科和各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用。對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，在發(fā)展過(guò)程中，會(huì)朝著檔案信息的數(shù)字化和檔案信息的社會(huì)化方向發(fā)展，基于此，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不僅能夠?qū)r(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，而且在檔案事業(yè)發(fā)展中，也是必然的要求。

1 檔案管理現(xiàn)代化簡(jiǎn)述

1.1 檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)

檔案管理現(xiàn)代化具有網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化等特點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)化指的是，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，對(duì)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分應(yīng)用，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠做到與用戶及時(shí)溝通和聯(lián)系，使得各單位、單位內(nèi)各部門交流時(shí)能夠橫向交流，實(shí)現(xiàn)信息共享；數(shù)字化指的是，檔案管理現(xiàn)代化充分應(yīng)用各種先進(jìn)技術(shù)，用數(shù)字化保存、加工和處理檔案相關(guān)資料，將其檔案管理工作的高效性體現(xiàn)出來(lái)。

1.2 檔案管理現(xiàn)代化的必要性

1.2.1 時(shí)代發(fā)展的要求

在新時(shí)代的背景下，對(duì)于電子信息技術(shù)的發(fā)展要求來(lái)說(shuō)，需要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。隨著現(xiàn)代化電子信息技術(shù)迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普遍應(yīng)用在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域和部門中。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)就是自動(dòng)化辦公和無(wú)紙化辦公，這就需要對(duì)其管理方法和管理理念不斷改革，使其能夠?qū)π聲r(shí)代的發(fā)展更好地適應(yīng)，促使現(xiàn)代企業(yè)檔案管理朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

1.2.2 工作效率的要求

在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展中，對(duì)工作效率高度重視，辦公自動(dòng)化使得這個(gè)發(fā)展趨勢(shì)更好順應(yīng)，使得工作效率獲得提高，而且還能夠使辦公時(shí)間有所節(jié)省，從某種程度上來(lái)看，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展中，是主要的發(fā)展方向。如果仍采取以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，不利于辦公效果的提高，會(huì)出現(xiàn)管理資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，這對(duì)企業(yè)檔案管理的利用效率會(huì)產(chǎn)生直接的影響。從另一種角度上來(lái)看，企業(yè)內(nèi)部實(shí)施辦公自動(dòng)化，為檔案管理現(xiàn)代化和智能化也提出了新的要求，為資料查詢帶來(lái)了便利，使得檔案管理工作的效率獲得提高，節(jié)約了檔案管理資源。

1.2.3 檔案保護(hù)和利用的要求

新時(shí)期紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本指導(dǎo)方針“以存為主、存用并蓄”八個(gè)字，就是“以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，從而起到不動(dòng)原件，保護(hù)原件的作用”[1]。在檔案的保護(hù)和利用中，也對(duì)企業(yè)提出了具體要求，要求實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，對(duì)于有的檔案來(lái)說(shuō)，由于存放時(shí)間長(zhǎng)，再加上檔案防護(hù)措施的不足，極易使紙質(zhì)材料出現(xiàn)各種損壞現(xiàn)象。除此之外，對(duì)于檔案資料來(lái)說(shuō)，不能夠做到隨時(shí)查閱，或檔案查閱效率低下，不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，在同一時(shí)間段中，查閱準(zhǔn)確率不夠，不能與他人對(duì)檔案資料同時(shí)進(jìn)行掌握，致使檔案信息的利用率低下，這對(duì)各項(xiàng)工作的高效性都將產(chǎn)生直接的影響。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

2.1 加快對(duì)檔案管理觀念的更新

為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，對(duì)于檔案管理人員而言，需要改變以往傳統(tǒng)觀念，加快對(duì)檔案管理觀念的更新，對(duì)自身的創(chuàng)新意識(shí)不斷增強(qiáng)，具有一定的服務(wù)意識(shí)，將其收集和整理檔案資料工作落實(shí)到位，并做好，與此同時(shí)，在看問(wèn)題時(shí)，要以全面眼光，歸類好重大事項(xiàng)和重大活動(dòng)的檔案資料，使得對(duì)工作的需求更好地滿足[2]。

2.2 實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理方法和科學(xué)化管理技術(shù)

對(duì)于以往檔案管理工作的檔案管理方法和技術(shù)進(jìn)行分析，相對(duì)來(lái)說(shuō)比較落后，為此可以結(jié)合工作的群體，采取有效的方法，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，可對(duì)經(jīng)濟(jì)、管理和行政等方面知識(shí)充分利用，在正確的理論指導(dǎo)下，爭(zhēng)取管理方法充分利用，使得檔案管理工作效果獲得提高；另一方面，為了使檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化有所提高，開(kāi)展文件登記、歸檔和傳閱工作時(shí)可充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，由此以來(lái)，實(shí)現(xiàn)有效存儲(chǔ)檔案原文，在具體使用的過(guò)程中，快速查找檔案[3]。與此同時(shí)，在檔案管理過(guò)程中，可采取立體化管理方式來(lái)展開(kāi)管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和多項(xiàng)動(dòng)態(tài)形式開(kāi)展檔案管理，使得檔案工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

2.3 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合和信息集成，最重要的手段就是數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，這在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)中，此技術(shù)是核心。在檔案管理現(xiàn)代化中，基礎(chǔ)就是建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，這對(duì)信息系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用效果會(huì)產(chǎn)生直接的影響。基于此，我們需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，并對(duì)數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段給予充分利用，將其目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)，前提條件下，具有標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，可實(shí)現(xiàn)共享，使得軟件平臺(tái)有效鏈接檔案信息和各個(gè)管理要素。

對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)來(lái)說(shuō)，此建設(shè)過(guò)程中具有一定的漫長(zhǎng)性和復(fù)雜性，涉及的技術(shù)比較多，如在設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、選取結(jié)構(gòu)、選擇數(shù)據(jù)接口上就能體現(xiàn)出來(lái)。為此，對(duì)于檔案部門而言，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，必須要進(jìn)行多方論證，不僅對(duì)當(dāng)前的需要進(jìn)行充分考慮，還要充分考慮到日后的發(fā)展，盡可能對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的功能不斷完善[4]。對(duì)于每個(gè)檔口館來(lái)說(shuō)，需要相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行培養(yǎng)，主要針對(duì)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展的技術(shù)、對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)熟悉等，讓他們對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)建設(shè)工作主動(dòng)參與，由此一來(lái)，使得數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)得到完善。

2.4 加大現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)和引進(jìn)

從檔案管理工作的角度上來(lái)看，其主體就是檔案管理人員，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其自身素質(zhì)起著非常重要的作用，基于此，對(duì)管理人員素質(zhì)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化要給予高度重視。在廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備下，也促使檔案管理方法和技術(shù)得到改善，為了對(duì)各項(xiàng)更好地挑戰(zhàn)，對(duì)于檔案管理人員而言，充分利用自己業(yè)余時(shí)間，對(duì)相關(guān)知識(shí)多學(xué)習(xí)，積極與不同知識(shí)結(jié)構(gòu)的人員進(jìn)行交流，使得檔案管理工作狀態(tài)能夠達(dá)到良好的狀態(tài)。除此之外，還需要加大培訓(xùn)力度，來(lái)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，主要培訓(xùn)的內(nèi)容包括專業(yè)技能和現(xiàn)代企業(yè)管理理念，促使他們的專業(yè)技術(shù)水平不斷提高，打造一批專業(yè)型企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍[5]。對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，需要加大資金投入力度，引進(jìn)專業(yè)技術(shù)較為豐富綜合素質(zhì)高的檔案管理人才，使得企業(yè)的檔案管理工作對(duì)社會(huì)發(fā)展的要求更好地滿足。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在新形勢(shì)下，檔案現(xiàn)代化在社會(huì)發(fā)展中，會(huì)成為必然趨勢(shì)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，逐漸體現(xiàn)出檔案管理重要性，這就促使在當(dāng)前檔案管理中，采用先進(jìn)的手段和方式的重要性。進(jìn)而，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展變化，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，促使檔案管理發(fā)展對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)對(duì)檔案工作發(fā)展的需要更好地滿足。