成人教育學籍檔案管理的優化策略

魏 欣

（黑龍江省政法管理干部學院，黑龍江 哈爾濱 150000）

近年來成人教育加快了普及的速度，學校為了保證生源，往往會借助各地開放大學進行管理，再加之信息技術的發展，成人教育由原來的集中面授轉化為網上課堂，通過網上學習和考試，學生學習更具自由度，但同時也增加了學籍檔案管理的難度。特別是成人教育學生學習時間不固定，檔案收集、填寫、核對等工作都需要在面授期間進行，時間和人工成本會增加。再加之部分學校對于學籍檔案管理工作缺乏重視，具體的投入無法支撐數量不斷增加的學籍檔案管理工作的要求，這對學籍檔案管理質量和水平帶來了較大的影響，因此需要積極采取有效的措施來對成人教育學籍檔案管理工作進行優化，全面提高學籍檔案管理水平。

1 成人教育學籍檔案管理的特點分析

成人教育作為高層次教育，實行嚴進寬出的學習制度，學生入學后即取得學籍，日常是通過在線教育平臺進行自主學習，并在規定時間在教學點進行集中面授學習和答疑，學習期限十分靈活。學籍檔案管理工作貫穿于學生從入學到畢業的整個學習過程，其真實記載了成人教育學生的入學后的各項信息，能夠將學生在校期間的綜合表現更好的體現出來，無論是教育管理還是依法治校方面都具有重要的意義。在當前成人教育快速發展的新形勢下，對于成人教育學籍檔案要求其要具備全面性和齊全性。由于成人教育教學時間和地點不具有固定性，這也導致學籍檔案較為分散，給學籍檔案管理帶來了較大的難度。而且成人教育學生來自各行各業，在年齡和文化程度方面存在較大的差異性，高校在辦學形式上也會根據學生特點來采取多種形式，這也使成人教育學籍檔案管理工作更具多樣性，? 檔案種類和形式多樣，而且檔案內容更具繁雜性。

2 高校成人教育學籍管理工作的對策

2.1 強化檔案管理意識

學籍檔案對于學生具有非常重要的意義，其是學生綜合能力和素養的真實和客觀體現，同時也是學生參加工作時用人單位考察的重要依據。學籍檔案管理水平直接關系到檔案的完整度和用人單位對人才的認識。因此作為學籍檔案管理人員，需要強化自身的檔案管理意識，并對學籍檔案的重要性有一個深刻的認識，在工作中能夠認真、負責，全面提高學籍檔案管理工作的質量和水平，為成人教育工作的有序開展打下良好的基礎。

2.2 把好學籍檔案管理關

成人教育學籍檔案管理工作具有復雜性和繁瑣性的特點，為了能夠提高學籍檔案管理工作的水平，宜認真規范學籍檔案管理流程，嚴格管控學籍注冊和核對好具體的信息。目前在信息技術支持下，成人教育學籍注冊管理工作發生了較大的變化，一般是通過網絡進行，這就更要求成人教育在把好學籍檔案管理關。具體要針對學生信息認真進行核實，加大對學生網上電子檔案與紙質檔案材料不符的情況，根據實際情況及時進行改正。同時還要針對學籍檔案實施跟蹤管理。在學生完成具體的注冊后，面要針對學生專業變更、轉學和退學等情況進行跟蹤，一旦有變動要及時對學生學籍檔案進行更改，保證學籍檔案的時效性。

2.3 優化并統一成人教育檔案管理制度

成人教育學籍檔案管理工作的開展離不開一套系統的管理制度，作為檔案主管部門，則需要制定具體的管理標準，針對檔案管理基礎工作、技術水平和操作程序等進行統一化和系統化，明確具體的細節，并針對檔案管理各個程序制定詳細的制度，使檔案管理人員能夠有章可循，進一步促進檔案管理模式的優化。

2.4 建立檔案數字化管理系統

在針對成人教育學籍檔案進行管理工作中，由于信息技術的應用，則應建立起更為完善的檔案數字化管理系統，并運用大數據技術來構建學籍檔案數據庫，將檔案數字化管理系統與辦公自動化系統進行有效銜接，實現檔案信息的高效收集和整理。同時還要加快推進檔案數字化的轉化，并科學對檔案信息進行分類和整理。在檔案管理系統建立過程中，還需要考慮到交互界面的高效性和便捷性，即系統針對檔案屬性和字段能夠進行動態管理，并具有多種查詢機制，這樣不僅能夠提高查詢效率，而且還能夠為檔案后臺維護和更新提供更多的便利。

2.5 保證檔案資料的持續更新

在當前成人教育快速發展的新形勢下，學籍檔案數量呈現出快速增長的態勢，這就需要持續更新學籍檔案數據庫中的信息，并重視信息技術在學籍檔案管理工作中的應用，根據權限實施分級管理，即學校領導層、教學負責人和教師都需要根據自己的權限來進行檔案輸入，從而及時更新學籍檔案資料，再由檔案管理人員針對更改后的數據進行審查和批準，合格后錄入系統，進一步提高學籍檔案的可靠性和完整性。

2.6 加強對檔案的開發利用

在當前學籍檔案管理工作中，需要重視信息技術的應用，深入對學籍檔案中的潛藏價值進行控制，加快推進學籍檔案開發利用的步伐。具體應采用大數據技術針對學籍檔案進行分析，并注重分析結構要具體應用在成人教育工作中。另外，還應建立學籍檔案數據平臺，針對學籍檔案數據進行收集、記錄和分析，并通過將具體的分析結果提供給學校教學和管理工作作為參考，進一步促進成人教育整體水平的提升。

2.7 加強檔案管理人才隊伍建設

目前成人教育學籍檔案加快了網絡化和信息化建設的進程，這也對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。因此宜構建一支專業化的高素質檔案管理人才隊伍，定期針對檔案管理人員開展培訓，強化對網絡意識和信息素養，使其能夠更好的適應檔案信息化發展的需要。同時高校還應構建起一套完善的人才培養體系，并建立健全人才引進和激勵機制，全面提升檔案管理人員的整體素質，使其在實際工作中能夠充分的應用現代信息技術來提高成人教育學籍檔案管理工作的質量和水平，實現成人教育學籍檔案的有效利用。

3 結束語

在實際成人教育學籍檔案管理工作中，整個工作具有復雜性、嚴謹性和系統性。目前成人教育發展速度較快，學籍檔案數量呈現出不斷增長的態勢，這也對學籍檔案管理工作提出了更高的要求。因此在實際工作中，需要樹立良好的檔案管理理念，加快構建完善的檔案管理制度，實現對學籍檔案信息的動態化管理，重視現代化技術手段在檔案管理工作中的應用，全面提高成人教育學籍檔案管理的整體水平，從而為成人教育事業的更快更好發展打下堅實的基礎。