新媒體環境下數字檔案管理的創新發展

張 冰

（哈爾濱市第一專科醫院，黑龍江 哈爾濱 150056）

在當前新媒體環境下，數字檔案已成為檔案發展的主要趨勢，針對檔案采用數字化管理方式發展成為檔案管理的最新手段。數字化檔案管理即是運用現代信息技術，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案管理時間和空間的節約，全面提高檔案管理工作的效率和質量，為檔案信息的存儲和提取提供更多的便利。對于檔案管理工作而言，數字檔案管理較為重要的革新，但在實際工作中還存在許多不足之處，需要積極采取有效的措施加以完善，以此來推進數字檔案管理工作的有序開展。

1 新媒體環境下數字檔案管理的優勢分析

1）實現了檔案的無紙化管理。傳統檔案管理工作一直是針對紙質檔案實施管理，由于紙質檔案易損壞及丟失。在新媒體環境下，運用科學技術針對檔案信息進行管理，推進數字檔案管理的進程，在網絡存儲空間內存放檔案信息，可以有效的保證檔案信息的安全，而且能夠為檔案管理和查詢提供更多的便利。在實際數字檔案管理工作實施過程中，由于實現了檔案的無紙化管理，在提高檔案利用效率的基礎上，還能夠實現檔案信息共享和檔案管理成本的節約。

2）提高了檔案的查詢效率和準確性。新媒體下數字檔案管理的實現，檔案管理類型更具多樣性，圖像、視頻和聲音等檔案信息都能夠進行保存，并確保其真實性。而且在龐大的檔案信息資源過程中，可以實現檔案信息的快速檢索，無論是檔案管理人員還是檔案利用者，借助于檔案檢索系統都能夠快速檢索到自己所需要的檔案信息。特別是在數字檔案管理模式下，在保證檔案內容真實和準確的基礎上，還能夠進一步促進檔案管理水平的提升。

3）分類管理文本檔案和影像檔案。目前各類檔案已基本實現了數字化管理，在具體管理工作實施過程中，胞兄地對各類檔案信息進行分類匯總，特別是針對文本檔案和影像檔案進行分類，使檔案內容更具清晰性和明確性，從而為檔案信息的精確查詢提供更多的便利。

4）增強檔案信息的保密性。新媒體環境下進行數字檔案管理工作中，檔案信息能夠完整的在網絡空間內進行存儲。在需要使用具體的檔案內容時，只需要復制檔案內容即可，不需要反復的使用原件，可以有效的保證檔案原件的安全性。而且在保護檔案原件的基礎上，通過運用數字化技術來對檔案信息進行管理過程中，還能夠進一步強化對檔案信息的保密管理，促進檔案信息管理質量和水平的提升。

2 強化數字檔案管理的措施

1）構建更為完善的檔案管理服務模式。在當前檔案管理工作中，需要加強對新媒體發展的重視度，積極打造全新的檔案管理服務模式，充分的利用新媒體的優勢，加快促進檔案管理水平的提升。對于檔案管理工作而言，管理人員需要對新媒體的發展形勢有一個全面的認識，并明確新媒體在傳播方向的優勢，從而重視新媒體在檔案管理工作中的應用。對于數字檔案管理人員，也需要積極轉變自身的觀念，充分的發揮新媒體在檔案管理工作中的優勢，加快對檔案管理模式進行改進和優化，進一步推進檔案信息化建設進程，從而將數字檔案與實體檔案進行有效整合，更好的滿足檔案利用者的需求，全面促進檔案服務質量的提升。另外，新媒體環境下數字檔案管理工作具有長工作服和艱巨性，因此需要加大資金投入力度，從而促進數字檔案管理工作朝著更好的方向發展。

2）加強對數字檔案的宣傳。新媒體環境下，數字檔案業務模式和渠道的宣傳發生了較大的變化，在重視數字檔案信息宣傳工作開展過程中，檔案管理部門輔導模式全面發揮出新媒體的優勢，即在實際工作中要積極構建更為完善的檔案宣傳網站，將收集到的數字檔案信息匯集到網站中，這樣在具體進行檔案利用過程中，檔案利用人員能夠快速獲取到具體的信息，為查閱提供更多的便處性。數字檔案宣傳工作中，還需要重視微信和微博的應用，充分的發揮新媒介受眾廣及具有較強交互性的特點，增強互動性，從而提高數字檔案宣傳的效果，使民眾提高對數字檔案管理工作的重視這，進一步增強數字檔案在現實中的影響力。特別是在移動數字媒體渠道廣泛應用的新形勢下，檔案部門需要全面發揮出移動數字媒體進行檔案宣傳的優勢，積極對數字檔案信息查詢等服務進行優化和完善，提高數字檔案信息的高效利用。

3）提升數字檔案資源的使用率。在當前針對數字檔案資源進行管理工作中，需要深入挖掘檔案信息資源的價值。基于新媒體環境下，檔案部門需要利用新媒體技術來構建更為完善的檔案數據庫，實現對數字檔案信息的統一和集中管理，及時提供檔案信息給檔案利用者。具體可以利用微信、微博等平臺提供檔案信息查詢和咨詢等服務，進一步提升檔案信息資源使用率，滿足公眾對檔案信息的多元化需求，進一步促進數字檔案管理工作效率和質量的提升。

4）構建檔案管理新媒體平臺。各單位宜與自身的實際情況相結合，積極構建新媒體平臺，進一步提升新媒體平臺的權威性和針對性，為檔案信息的獲取提供更多的便利，促進檔案服務水平的提升。在具體構建檔案管理新媒體平臺過程中，還需要基于用戶使用需求和習慣，使檔案用戶通過該平臺能夠獲取到自己需要的信息，實現對檔案信息的合理運用。同時，檔案部門還可以建立與自身相符檔案管理網站，并推出客戶端，實現檔案信息的快捷傳遞。用戶通過客戶能夠進一步了解檔案的實際情況，并及時調取自己需要的檔案信息，實現對檔案信息的科學運用，加快推進數字檔案管理工作的開展成效。

5）加大培訓力度，做好檔案信息安全管理。新媒體的發展為檔案管理工作帶來了諸多的便利，但對檔案管理人員的專業技能也提出了更高的要求。因此作為檔案生理人員，需要重視新媒體技術培訓的學習，并對新媒體的便捷性有一個正確的認識，不斷更新自身的知識結構，使其在實際檔案管理工作中實現新媒體技術的充分應用。檔案管理部門需要定期開展多種形式的培訓和教育，為檔案管理者進行新媒體知識和技能和傳輸，全面提升檔案管理人員的新媒體技能。各單位還需要鼓勵檔案管理人員積極學習新媒體知識和技能，并開展定期考核，在企業內部形成良好的學習氛圍。另外，在新媒體環境下，檔案管理工作面臨著較大的安全威脅，因此需要單位從上到下都要提升自身的安全防護意識，并在計算機中重視防火墻和殺毒軟件的安裝，有效的防范風險。對于檔案信息，還要做好備份工作，在條件允許情況下可以通云備份，進一步保障檔案信息的安全。

3 結束語

新媒體時代癥，檔案管理工作發生了較大的變化。新媒體技術在數字檔案管理工作中的應用，通過借助于新媒體的優勢，針對數字檔案管理工作進行不斷優化，進一步提升數字檔案管理工作的效率和質量，更好的滿足檔案利用者的需求，積極提升檔案管理服務的全面性和系統性，實現數字檔案信息的高效利用。