衛生監督機構檔案管理工作的問題與對策

趙曉娟

（清徐縣衛生局衛生監督所，山西 太原 030400）

目前我國醫療機構正在制定相關的醫療監督檔案管理規范制度，通過其對醫療和保健機構進行綜合的業務管理和監督，可以提供有關內部業務服務及其他問題的法律依據并加以改進。當今社會，醫療系統具有極大的綜合競爭力，但也不可否認的是，目前看來當前我們國內仍面臨著醫療機構在實施衛生監督的檔案管理的工作中許許多多的問題，及需要得到解決。

1 醫療機構衛生監督檔案管理工作中所存在的問題分析

目前我們國家的醫療機構在衛生監督檔案的管理工作方面存在著的問題較多，在這歸納總結了一下4點。

首先，目前醫療機構的很多職員對文件管理的理解不夠，在醫療和保健服務方面，文件使用率相對較低。但是，我國所有水準的相關醫療和保健服務監督機構都通過了廣泛的發布和實施。”參考實法”建立了比較完整的三級數據庫管理網絡。盡管如此，部分醫療機構對文件管理脆弱的現狀并沒有改變。根本沒有認識到對文件管理工作的理解的重要性和必要性，文件管理還沒有系統化的管理方法，這種現象容易導致文件的丟失和文件損壞等主要問題。調查其根源的責任在于醫療機構的領導對文件管理缺乏關心。文件的重要性沒有被考慮到，而體現了最實用的操作標準，這顯然是長期積累的。醫療機構存在文件信息資源開發不足和文件使用效率低下等問題，今后將影響醫療機構實現高質量和標準化的文件目標。

第二，許多醫療機構沒有相應的專業醫療記錄管理團隊，即使有醫療機構的團隊也存在著不穩定，知識更新不足，這種現象是管理不足的原因。人力不充分的問題[1]。目前，從醫療機構發展方面來看，管理小組的質量會直接影響到保健監督管理系統的改革和醫療機構的整體管理，但實際上，大部分醫院缺乏相應的管理人員。特別是一些機構沒有專門的文件管理人員，隨意性的問題更大。此類人力安排將導致醫療保健機構對健康監督和檔案管理的嚴重缺乏。許多管理機構的技術運作都是以經驗為基礎的文件管理，這就導致了其工作環境的惡化。

第三點便是文件管理系統還不夠完善。有些文件收藏的并不完善，醫療和保健機構沒有統一的文件管理系統。說明管理系統的整體還不夠完善，導致文件受到了相應的損害。改革取得了成功，與之相應嚴格的評價過程在于人力配置整合到責任系統[2]。特別是在醫療與保健監督技術部門的管理中，文件信息分類的緩慢進程、不完善的管理系統、文件收集與檔案處理的不規范甚至是一些深層的編輯、研究與處理等問題仍然存在。資料的不完全性等。以上的一切都是醫療與保健機構文件管理系統的缺陷，直接影響醫療與衛生監管目標的深化進程。

最后，醫療衛生機構仍存在著檔案收集內容的管理范圍模糊且定不清的問題。當前我們國家大部分的醫療衛生機構都沒有形成屬于自己本身的一套科學規范統一的衛生監督檔案管理的制度標準。雖然目前社會的信息化程度越來越高，越來越多的智能人性化的科學技術融入了醫療衛生結構體系中，但是由于當前我們國家還未擁有一套相對完整的醫療衛生機構管理標準及其模式[3]，導致信息技術雖然融入但也不能夠為他們的檔案管理工作提供一套相對完整的統一規范模式，許多的醫療單位還仍根據自身對檔案的管理的理解來進行自主意識的管理，這也造成了他們在檔案的收集方面定位不清也存在著管理范圍的不明確的現象。

同時，許多醫療保健機構的健康監督機構在文件管理方面沒有投入大量的能源和資本，軟件和硬件設施嚴重不足，也沒能進入現代管理領域。其結果是，全國所有水平的醫療機構的業務水平都不均衡，管理系統的實現相對不均衡。

2 醫療機構衛生監督檔案管理目的與管理對策分析

1）管理的目的。隨著我們國家的社會經濟的高速發展，其經濟水平已經展現出一個相對較高的位置，人們對自己的合法權益更為重視維護意識也更為加深[4]。在這一背景下，醫療機構也就更得需要不斷提高自己的綜合競爭能力，衛生監督檔案的管理方面能夠得到有效的改善，基于科學研究來進而保證其管理工作的規范化，實效化和科學化，這也從根本上維護了廣大患者的合法權益，也因此為醫療機構本身樹立良好的行業和社會品牌形象。

2）管理優化對策。在保健監督文件管理方面，以要現醫療機關存在的4個問題為基礎，提出對4個事項的對應管理對策，提供對醫療及保健機關文件管理系統的健全性的有效參考資料。（1）強化檔案管理意識。要想從源頭開始，領導者首先應該帶頭強化對健康監督文件管理的認識，帶頭使之成為依照法律管理機關的重要部分。因此，所有水準的醫療和保健機構都應重視醫療和保健文件管理，根據實際情況調整文件管理和團隊領導能力，加強信息文件管理工作和有機領導程序，整合文件。為了實現組織自身的年度管理工作規劃等長遠規劃，要用此來制定工作標準和醫療人員的工作任務，同時要加強對醫療人員的日常生活訓練，鼓勵精神工作者參加各種各樣的研究工作，提高對日常工作和生活的文件管理意識。（2）強化檔案管理團隊建設。醫療機構和保健機構必須組成記錄保管管理團隊，擔憂的事項如下。第一，為了加強管理層的基本構成，要有相應的政治意識，強烈的責任感和獻身精神，員工都在參與檔案管理[5]。第二，定期組織培訓，根據工作結果提供相應的整治問題，考慮到培訓和培訓的人員，提供豐富的機構進行進一步的培訓，調動工作的熱情。第三，根據工作結果提出相應的整治問題，照顧從事教育和工作的人員，為學習升學提供豐富的機構，調動人力的熱情。（3）完善檔案內容收集，依法建檔。采集各醫療機構必須完成填寫健康監測和記錄檔案的內容，依照法律和條例、若勞動過程中并未得到改善，要總結經驗做法和方案，公布的檔案中收集內容應該有待提高。依法建立檔案有三種處罰，一是依法建立行政數據檔案，檔案中明確包括與衛生監督有關的標準、法規和技術管理標準。第二，需要建立集團監督記錄、審計報告、聽證記錄、案件記錄、處罰決定等行政處罰數據檔案。第三是收集工作日志，如單詞搜索概念、報告、統計摘要等，這些都是您在日常文件管理中需要收集和維護的重要元素。

3 總結

從目前的觀點來看，醫療與保健機構在醫療與保健監督與文件管理過程中應設定科學標準[6]，改善自身實質內容及相關標準化管理，同時提高醫療與保健機構的文件管理水平。通過下一步措施，全面提高醫療保健服務水平和醫療質量，進一步提高患者自身的關注度。