人力資源戰略伙伴定位下人事檔案管理模式創新研究

(安徽大學管理學院 安徽 合肥 230000)

一、引言

彼得德魯克認為人是企業唯一一項真正的資源，當今時代的競爭是人才的競爭，人才是一個企業競爭力的重要組成部分，是一個企業一切創造力的源泉。

人是企業組成的最基礎元素，人才是企業長遠發展的重要條件，人力資源管理是企業重要工作之一，而獲取優秀人才并發揮其最大價值則是人力資源管理部門最核心工作之一。從 HR到 HRBP的發展，人力資源管理實現了人事統籌管理到人事專業化的跨越，人力資源管理已經深入到企業的業務單元，完善業務單元的人力資源管理工作的同時培養和發展各級干部的人事管理能力，從而實現企業整體人力資源的有效利用。人力資源管理不僅要做好人力資源部門與業務部門之間的橋梁，更要成為整個企業發展的紐帶，聯系企業的橫向建設，貫穿企業的縱向發展，成為企業的戰略伙伴，為企業的戰略規劃提供支持。人力資源管理是圍繞“人”展開的一系列管理活動，人事檔案是一個人人生軌跡的重要依據，是人才信息的重要承載，人事檔案能夠清晰真實地反應一個人的學習生涯、工作經歷、獎懲情況等，也能反應一個人的德行素養，為人力資源管理提供信息支持，對人力資源管理有著重要的意義，對企業戰略有著重要的意義。在人力資源戰略伙伴定位下，如何對人事檔案進行開發、利用、存儲，使之成為人力資源的戰略伙伴，使人力資源成為企業發展的戰略伙伴，是一個值得思考的問題。

二、企業人事檔案是人力資源管理的戰略伙伴

(一)助力企業人力資源規劃。在對企業現有人力資源狀況分析時，企業要清楚當前人力資源的數量、質量以及本企業在外部環境下的優勢劣勢，根據企業目標對未來人力資源需求進行預測，找到本企業人力資源現實與理想之間的差異，并將當下勞動力市場的現狀與企業人力資源現狀相結合，對企業未來人力資源進行預測，制定企業人力資源規劃方案。完備的人事檔案管理體系可以體現一個企業的人才數量和質量，還可以在一定程度上發現員工潛能，加強企業內部人員流動的合理性、科學性，對企業內部人事調動有著重要意義。企業人事檔案可以對企業員工進行人才分類，對人才儲備進行分類管理，掌握當下企業人力資源優勢劣勢，把握企業人力資源現狀，根據企業目標更加科學有效的制定人力資源規劃。

(二)提高招聘質量。當下企業人力資源的外部招聘環節，大多通過簡歷的篩選后，采用結構化面試的方法進行。簡歷體現了一個人的身份、工作技能經驗以及受教育情況等信息，面試展現一個人的性情、精神面貌、反應能力等情況，招聘人員利用在簡歷篩選、面試等環節中獲得的信息，選擇符合企業要求、適應企業發展的人才，但這樣的招聘方式存在著缺陷。首先，簡歷是信息美化后的產物。簡歷是應聘者本人對自己主觀性的介紹，可以體現應聘者的工作技能和工作經驗，但簡歷內容多數都是積極的，不能全面體現應聘者的素質，且有可能存在一定程度的夸張和虛假，并無從查證。其次，面試存在技巧性。隨著教育培訓行業的發展，市場上出現了大批培訓機構，針對各種考試、面試提供教學服務，出現了應試模板化的現象。大量應試“萬能公式”、“萬能話語”為應聘者進行偽裝，面試官很難再從面試中得到太多真實的信息，使得面試失去了原有的意義，面試官難以通過面試這一環節了解應聘者的性格特點、職能傾向等信息。最后，簡歷和面試都存在一定的短期性。簡歷和面試所展現出來的都是一段時間甚至只是當時情況下的狀態，不能體現應聘者長期以來的情況。這種招聘方式存在的缺陷使得在人力資源招聘與甄選的過程中存在偏差，難以保證招聘質量。企業人事檔案體現一個人經歷、學歷、品德、獎懲等情況，是一個人客觀面貌真實的長期的反映，可以彌補招聘環節中存在的缺陷，從而提高招聘的質量，進而為企業選擇優秀的、適配的人力資源。

(三)提高培訓針對性。對于企業而言，培訓可以提高員工素質，加強員工工作能力，降低成本，提高工作績效，使得企業人力資源得到充分的利用。對于員工來說，培訓可以提高自我的能力素養，更大程度的實現其自身的價值，提高對企業的認同感、歸屬感和責任感，提高工作滿意度。有效的培訓可以帶來效益，但無效的培訓增加了企業的成本，浪費了人力資源。不同方式、不同類型的培訓可以產生不同的效果，企業在對員工進行培訓之前，應進行培訓需求分析，分析企業發展戰略，確定企業的目標，并通過崗位分析，明確崗位性質以及崗位所需人力資源的性質，進而對員工進行勝任力分析，了解員工的優缺點，從而對員工進行針對性的培訓。了解員工的勝任力情況，不僅可以通過工作績效、工作表現，也可以從人事檔案中獲得信息。企業人事檔案是對員工所有人事活動真實性長期性的記錄，體現出員工的受教育程度、成長經歷等情況，不僅可以體現員工單方面的工作素質，更能全方面的體現員工的素養和品行，有助于因材施教，從而提高培訓的針對性，降低企業的培訓成本，切實提高員工的素質，實現培訓的意義。

(四)選擇激勵方法的依據。馬斯洛需求層次理論指出人的需求是分層次的，人類需求從低到高呈階梯狀分布且逐級出現。每個人所處層次不同，需求不同，表揚、晉升、獎金等激勵方式對企業不同員工有著不同的效果。在人力資源管理過程中，要想實施有效激勵，優化激勵的效果，就要掌握企業員工的不同需求，從而“對癥下藥”。企業人事檔案不僅記錄了個人生平經歷、受教育程度、工作經驗的信息，也記錄了個人家庭信息、社會關系等情況，能夠更加全面的了解企業員工的需求，根據員工不同的需求，選擇不同的激勵方式，強化激勵效果，充分調動員工的積極性，提高工作績效。

三、人事檔案在人力資源管理中利用不充分

(一)利用意識淡薄。企業對人事檔案投入低，利用意識缺乏。企業領導者檔案意識薄弱，沒有認識到人事檔案對企業人力資源管理的作用，沒有意識到人事檔案對企業發展的意義。領導者對檔案的不重視必然導致企業對人事檔案的低投入，也導致在人力資源管理中對人事檔案的忽視，從而缺乏專業的人事檔案管理團隊，缺少專業的人事檔案管理設備和人才，導致人事檔案利用不充分。有些企業對人事檔案長期處于忽視狀態，沒有設立人事檔案管理部門，人事檔案管理的工作由人力資源部門兼管，管理意識薄弱、專業技能不夠導致人事檔案利用不足。有些企業對人事檔案進行了簡單的管理，但僅僅停留在信息核查階段，沒有對人事檔案進行開發利用。一些企業建立了人事檔案管理部門，但人事檔案管理方式落后，設備陳舊，導致工作效率低下，阻礙了對人事檔案的利用。

(二)利用角度狹窄。“重儲存，輕利用”。許多企業對人事檔案的管理僅僅停留在收集檔案、存儲檔案的階段，并沒有對人事檔案進行開發利用。企業將員工檔案收集進行簡單規制，并沒有對人事檔案進行利用，沒有發揮人事檔案的作用，導致人事檔案利用不足，也忽視了人事檔案對企業人力資源管理的意義，成為企業對人事檔案不重視的原因。“重審核，輕挖掘”。企業在對人事檔案管理時，重在對人事檔案內容是否符合政策規定進行審核，重在對人事檔案內容全面性進行審查，沒有對人事檔案中體現的信息資源進行利用，或是在人事檔案利用中，重在對人事檔案內容中違章違紀等負面信息進行審查，沒有對人事檔案信息資源深入挖掘，忽視了對人事檔案中體現員工能力、德行等積極信息的利用，沒有發揮人事檔案的積極作用，造成了人力資源管理中對人事檔案利用的不足。

(三)人事檔案自身存在不足。人事檔案內容上存在不足。人事檔案記錄個人生平經歷、人事調動、工作經歷、受教育情況等信息，但由于在人事檔案管理中檔案意識薄弱、專業技術不強或檔案調動等原因造成人事檔案內容殘缺，后期沒有及時補充完善，人事檔案內容陳舊、信息不全從而影響了對人事檔案的利用。偽造文憑、篡改檔案等現象導致人事檔案內容失真也影響了對人事檔案的利用。人事檔案信息化程度低，阻礙了人事檔案的利用。人事檔案的工作依舊處于手工、半手動操作階段，工作效率低下，大多企業人事檔案管理工作沒有建立電子人事檔案管理系統，信息由紙張承載，不僅在收集、查找、翻閱等工作上耗時耗力，且存儲上也有較高的要求，不恰當的存儲容易造成紙張損壞，影響人事檔案內容的全面性。信息化程度不高加大了人事檔案利用的成本，難以整合提取到的有效信息，使得企業在對人事檔案利用不足，難以發揮人事檔案在人力資源管理中的作用。

四、構建人力資源戰略伙伴視角下人事檔案管理新模式

(一)建立專業人事檔案管理體系。企業應加大對人事檔案管理的重視程度，要認識到人事檔案在企業人力資源管理中戰略伙伴的地位，認識到人事檔案對企業人力資源管理的作用和意義，增加對人事檔案人力、財力等各方面的投入。企業應引進人事檔案專業人才，對企業中從事人事檔案管理的工作人員進行專業的培訓和指導，提高人事檔案工作者的水平和能力，構建人事檔案管理專業隊伍，實現人事檔案管理的科學化。企業應引進先進的人事檔案管理設備，為人事檔案的利用奠定基礎，從而提高人事檔案的利用率，實現人事檔案利用的有效化。企業應遵循人事檔案管理的相關法律法規，制定符合企業發展的人事檔案管理制度，做到人事檔案管理有章可循、有理有據實現人事檔案管理的規范化、合理化。建立專業的人事檔案管理體系，提高人事檔案在人力資源管理中的利用率，充分發揮人事檔案的作用。

(二)充分挖掘人事檔案信息資源。人事檔案是個人信息的承載，人事檔案里所記載的信息資源是人事檔案對于人力資源管理的意義所在。首先，企業要擴展人事檔案的利用角度，從信息的核查、審閱擴展到信息的挖掘、利用再到企業人事的管理，多個角度利用人事檔案，充分發揮人事檔案在人力資源管理中的作用。然后，企業要轉變人事檔案的利用方式，從消極利用向積極利用轉變，在利用人事檔案查閱企業員工人生經歷、工作經驗的同時，從中發現企業員工的能力和潛力，不再是僅僅利用人事檔案審查企業員工違紀處分等行為，而是對企業員工的素質、德行、優勢、潛能等進行挖掘，了解員工的工作資質，發揮人事檔案的積極作用，從而實現人力資源的有效利用，為企業人力資源規劃提供人才支持。

(三)完善人事檔案內容。隨著企業人力資源管理的發展，陳舊的人事檔案內容不能滿足企業人力資源管理的需要。首先，及時補充人事檔案的內容。人事檔案工作者要及時的記錄企業員工的人事調動、工作表現等情況，確保人事檔案內容的更新，實現人事檔案的有效利用。然后，增加有效信息，提高人事檔案的利用價值。筆者符瑩瑩提出“人才只有能力是不夠的，對于某些掌握著企業核心技術或商業秘密的崗位，信用狀況是決定職位人選的重要因素。”企業人事檔案更多的是對員工工作情況的主觀評價和客觀情況的記錄，缺少對個人信用的記錄。要在人事檔案中增加員工工作績效情況，反應員工的出勤、工作考核等，工作績效不僅可以反應員工的素質能力，也是獎懲的重要依據。可以在人事檔案中增加員工的家庭信息，了解員工的生活情況，對有特殊需要的員工進行幫助，滿足企業員工的需求，提高員工的歸屬感認同感，從而促進企業發展。完善人事檔案內容的同時，可以對人事檔案內容進行分類管理，從而提高人事檔案的使用效率，更好的發揮人事檔案的作用。

(四)人事檔案信息化。傳統的人事檔案以紙張為載體，采用手動管理的方式，可隨著企業規模的不斷擴大，員工數量的增加，手動管理人事檔案已經難以滿足企業的需要。科技的發展，互聯網時代的到來，為人事檔案信息化提供了可能。推動人事檔案信息化，使用計算機管理，建立電子檔案，可以有效的對人事檔案進行儲存、檢索、研究，大大提高人事檔案的利用率和使用效率，不僅提高了人事檔案的工作效率也降低了成本，改變了傳統人事檔案存儲困難、工序繁瑣、效率低下的弊端。人事檔案信息化依托于先進的設備、相應的網絡技術，依賴于人事檔案管理系統，為企業人力資源管理提供支持。但是，人事檔案管理系統的開發與完善仍需要不斷的研究、探索。人事檔案的本質是信息，網絡信息的安全問題也值得深入研究與考量。

五、總結

人才是一個企業的核心競爭力量，企業要充分了解現有的人力資源狀況，做出科學的人力資源規劃，做到人盡其才，充分發揮人才的作用，才能使企業獲得源源不斷的動力和能量。企業人事檔案是企業人力資源管理的戰略伙伴，可以為企業人力資源管理提供信息支持，促進企業人力資源管理的發展，提升企業的核心競爭力。一方面由于現階段企業對人事檔案不夠重視、利用角度狹窄，沒有將人事檔案放在人力資源管理戰略伙伴的定位上，缺乏專業的人事檔案管理人才，對人事檔案的開放遠遠不夠，沒有發揮人事檔案的作用。另一方面因為人事檔案自身存在內容質量不高、管理方式落后等問題，使得人事檔案在企業中長期處于邊緣地帶，利用率低下，難以發揮作用。但是，人事檔案作為人才信息的載體，是人力資源管理的戰略伙伴，在企業中仍然有著不可替代的作用，構建人事檔案管理新模式，對于企業人力資源管理的發展有著重要的意義。企業必須認清人事檔案是人力資源管理戰略伙伴的地位，加大對人事檔案的投入，構建科學的人事檔案管理體系，充分挖掘人事檔案信息資源，完善人事檔案的內容，促進人事檔案信息化，從而發揮人事檔案在企業人力資源管理中的作用。

由于筆者對人事檔案工作研究的不足，對人事檔案管理模式理解不夠具體深刻，今后將繼續深入研究學習，對企業人事檔案進行更深層次的探索。