探索財務機器人(RPA)在財務共享中心的應用

(中交疏浚(集團)股份有限公司 北京 100000)

引言

財務機器人適用于模擬以人類的方式去做重復簡單的操作，處理數量旁雜且容易出錯的業務，可以全年無休的不間斷的加工數據，從而進一步優化財務流，提升業務處理質量和效率，極大降低財務合規風險，可將更多的資源分配在更多的增值業務上，促進財務轉型。

一、什么是RPA

RPA被認為是在20世紀40年代發明的，當時福特汽車公司的機械化生產線越來越多的使用自動化設備。簡言之，是指將機器和計算機應用于商品和服務生產的技術。這有助于在很少或沒有人幫助的情況下完成工作。

隨著計算機的出現，許多軟件系統被開發用來完成以前需要在紙上完成的管理工作，其中一些是會計記賬、庫存管理和應收款管理等業務。

還有一種在工作流中將這些系統和人員聯系在一起的軟件，稱為業務流程管理(BPM)工具。其用于記錄系統、參與系統、洞察系統和創新系統等領域。

直到近年的發展，有了更明確的定義，其本質是一個軟件，其具有如下特征：在不同系統間鏈接雙方的第三方軟件，可被管理人員通過可視化的方式監督控制，不需要復雜的開發就可以實現其功能，部署周期相對傳統程序來說更短，善于處理反復發生的工作場景，能模擬人類的一系列的行為。

二、財務機器人適用業務的特點

根據財務共享中心需求梳理，評估相關業務流程。以目標需求為導向，需對企業進行財務流程穿行測試，找到其業務特性，選擇適合實施財務機器人的業務流程?？煽紤]以下幾個方面以供參考：(1)規模和數量的需求。財務機器人可代替人工，進行7X24小時不間斷的處理數據，對此人工需求較大的業務可借助財務機器人進行工作。且人會因疲勞或者其他身體不適的情況而使操作同一件工作時間不同，RPA不會有這樣的變化，因為其軟件機器人的屬性決定了其不會疲勞，能按照一定的處理速度安靜的自動執行預設指令。(2)工作重復性。財務流程中反復需要人工處理的工作，人工滲入的程度越多，人為造成出錯的可能性就越大，運用財務機器人的場景就越多。(3)財務數字化程度。財務機器人目前還無法主動去判斷業務邏輯，需要依據業務條件編程化處理，所以其應用場景必須建立在數據已標準化、規范化且高度重復的基礎之上。因此，具備數據基礎的流程適合實施財務機器人。(4)系統異構程度。財務機器人可分別登錄不同的各種系統自動執行既定程序，不必對現有系統進行升級和開發，既可實現所需業務數據的交換。因此，當流程中出現異構系統時且交換數據困難時，可考慮運用財務機器人充當其橋梁。(5)不需人為判斷的內控風險，如按照職級對應的差旅標準判斷等(6)有助提高單位生產效率，舉例來說，人工將EXCEL工作表上十個單元格里的信息，復制粘貼后輸入到財務系統。將各項操作細分如下后，復制EXCEL單元格信息的時間，粘貼到財務系統的時間，復制黏貼十個單元格后，還需人工審視是否正確并點擊相應保存按鈕的時間。如遇到大量數據需要緊急處理時，可能需要多人花上數小時或者數天的時間才可以處理完，且正確率與否仍待定。這個可以理解為傳統的標準工作時間。如使用RPA，復制EXCEL單元格信息到財務系統，同熟練人工會完全一致，且按照程序執行定義好的操作，會準確自動的錄入，不需最后的審視，可以大幅縮短工作時間。

三、財務機器人在財務共享中心中的應用場景

明確了財務機器人的適配性，目前可在財務共享中心中應用較多的場景如下:

智能對賬：銀企往來對賬，將企業銀行存款日記賬和對賬單進行核對并自動生成銀行余額調節表的業務，出納通過U盾登陸網銀，按日期下載好銀行流水并按一定格式上傳到共享中心指定的文件夾，RPA通過讀取指定文件夾內的格式化文件，按照企業對賬日期進行對賬。內部往來對賬，集團公司內部各單位之間，如資金中心、財務公司、各子分公司、直屬項目部等之間的資金往來、代墊薪酬社保、其他往來等內部往來科目的核對。依據企業的具體需求，可選擇相應會計科目的明細發生額對賬或余額對賬，根據選擇的需求不同，機器人核對完成后發送相應的對賬結果報告。該功能可實現往來賬目間的實時對賬。不再通過三聯單、人工互發郵件，打電話等傳統的方式進行對賬。

付款流程自動化：付款業務作為日常工作中最重要的流程也是可能出現問題最大的一個環節。傳統工作出納除需點擊不同模塊功能區通過資金中心支付，部分無法支付的，需用到不同的U盾，登陸不同的網銀去支付，既費時費力，也有可能出錯。財務機器人的加入，不僅可以智能化的點擊程序內部的支付指令，也可以登陸網銀進行操作。其付款效率可以明顯提高。

單據歸檔智能化：目前單據、憑證和銀行回單匹配的方式是用戶在報賬系統提交單據后打印單據封面，隨后平鋪粘貼發票，并在影像終端通過掃描儀將電子影像掃描入系統，經逐級審核后至待稽核付款，隨后出納手工整理銀行回單，會計工作人員手工打印憑證后，三份文件一一進行人員對應手工歸檔，及其耗費人力和時間。可依據成本和效益原則選擇兩種方式通過RPA處理：一、RPA登陸銀行系統下載銀行水單，按一定格式上傳到共享中心指定的文件夾，RPA通過讀取指定文件夾內的格式化文件，將其匹配至影像系統作為報賬單據影像的補充并關聯到相關憑證，待工作人員打印憑證時一并打出，大幅度減少匹配時間。另如條件允許的話，也可以添置實物憑證智能終端，集報賬單票據掃描、裝訂、回收、銀行回單不掃描等功能最大限度實現自動化，這其中當然少不了RPA的重要支撐。

智能制證：在財務共享中心的模式下，各業務流程被細分，完全流水線式運作，此種情況下，至待稽核時，各業務的關鍵基礎數據均以審核并確定，流轉到財務制證環節時，完全可以交由財務機器人自動生成憑證。

財務機器人在以上財務共享中心的場景探索與運用，只是簡單的起到一個拋磚引玉的引導，在可見的未來，隨著RPA的進一步發展，如訂單和發票核對自動化、增值稅發票開具自動化、納稅申報自動化、合并報表自動化等會一一實現，甚至業務的全流程均可以廣泛應用。這些由財務機器人帶來的顯著效益如業務處理的高效低成本，極大降低出錯率，跨異構系統的聯動并自動執行并完成相關工作，增強整個財務流程的可控性，有助于企業對財務流的創新再造。

四、對現有財務組織架構和人員的影響

財務機器人在財務共享中心中的大規模應用，勢必會帶來革命性的推動和改變。

財務機器人的特性打破了地域限制，非接觸式的操作模式，無論是遠程操控，還是集中部署，只要其區域符合基本工作環境要求均可部署。

財務機器人全年無休的處理數據，極大的提高了財務工作的效率，不再受到傳統財務在月末、季末、年中、年末工作量高峰期的影響。

跨異構系統的特性，大幅降低人工傳統處理數據時依靠紙質憑證報表報告等，對數據的檢索、傳輸、比對等工作效率提升顯著。

對財務工作人員的組織變化：基礎數據采集和處理的財務人員進一步減少，復合型財務人員的需求增大，既懂信息技術又懂財務工作的員工。將公司經營和戰略同財務數據分析、數學建模、統計學等有效結合在一起并綜合運用的人才。

財務機器人的出現，對于現有的財務工作和人員既是挑戰也是機遇，我們更應主動提升，擁抱變革，完成適應新時代的轉型，重塑自我。

五、結論

財務機器人(RPA)技術，在最近幾年中迅猛發展，企業對其洞見理解不斷增強，需求也顯著提高。當前，財務共享中心的數字化轉型發展，正是在財務機器人在其運用后，有了顯著的變化和提高。

財務的未來是怎樣的？轉型能否成功？我相信財務一定會轉變成“智能數字化”的財務，這個智能不僅是文中提到的智能化工作所帶來的改變，也是我們財務人員觀念的變革。除了要掌握財務理論知識和實操技術，還要擅長信息化技術、熟悉業務、了解公司的戰略。從傳統會計到管理會計到戰略會計到智能會計的偉大轉變。