試分析人才交流中心文書檔案管理存在的問題和策略

王海云

摘? 要：現階段我國社會進入發展的關鍵時期，各行各業都散發著蓬勃生機，于是，對于人才的需求也就隨之上漲。對于個人來說，更多的就業機會和發展渠道的增加，必然要伴隨著人事變動，以及個人檔案的變動。文書檔案管理工作是人才交流中心日常工作的重要組成部分，其管理水平將直接決定文書檔案資源的利用質量和效率。本文就人才交流中心文書檔案管理存在的問題及解決策略進行全面探討和研究，希望推動其文書檔案管理水平的全面提升。

關鍵詞：人才交流中心? 文書檔案管理? 問題? 策略

中圖分類號：G275.2? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）09（a）-0146-03

Abstract： At this stage， our society has entered a critical period of development， all walks of life are sending out vigorous vitality， so the demand for talents is also rising. For individuals， the increase of more employment opportunities and development channels is bound to be accompanied by changes in personnel and personal files. Document and file management is an important part of the daily work of the talent exchange center. Its management level will directly determine the quality and efficiency of the use of document and file resources. This paper discusses and studies the problems and solutions of the management of document and archives in the talent exchange center， hoping to promote the management level of document and archives in an all-round way.

Key Words： Talent Exchange Center; Document and file management; Problems; Strategies

隨著我國市場經濟體制的不斷完善，人才的價值與作用開始愈加凸顯，由此也使得人才交流中心影響不斷加強。近年來，我國人才交流中心服務工作步入新的歷史階段，但仍存在一些不足之處，一定程度上制約了其社會價值與作用的實現。文書檔案管理是現階段人才交流中心亟待解決和提升的重要方面，相關從業人員要加強管理問題研究，從而制定科學合理的解決策略，由此推動人才交流中心文書檔案管理水平的提升。

1? 人才交流中心文書檔案管理存在的問題

1.1 管理理念有待轉變

眾所周知，人才交流中心的重要工作就是幫助各行各業的人才與各企業單位搭橋，使人才能找到合適的崗位，在崗位上充分發揮自己的價值。隨著社會節奏的加快，空間和時間的影響變得越來越小，人才流動的速度也隨之增加，這使得文書檔案管理逐漸變成人才交流中心的一項重要服務內容，其管理質量對于人才交流中心作用的發揮有著重要影響。然而當前許多人才交流中心對于檔案管理欠缺正確理解和認知，在其管理上不夠重視，只是將文書檔案管理歸于簡單的分類、整理和保存，如此便難以充分利用檔案資料的價值。此外，文書檔案管理理念傳統落后，跟不上信息化時代的發展變遷，也是制約人才交流中心現代化發展的重要因素，急需在管理理念上有所轉變和革新。

1.2 管理制度方法不足

從數量和種類上來看，人才交流中心的檔案數量多、種類雜，在流動過程中本就容易出現管理方面的問題，檔案的丟失和遺漏現象也是時有發生。從管理角度來看，改進現有制度，運用系統規范的管理制度和方法有助于提高管理質量與水平。但就現階段人才交流中心的文書檔案管理工作而言，其管理制度和方法仍存在許多問題與不足，不僅管理標準和要求十分模糊，難以對工作人員起到有效的監督和規范，同時還存在許多不必要的繁瑣環節，致使文書檔案管理工作流于形式，工作人員更是敷衍了事。由此可見，管理制度及方法的缺失與不足限制了文書檔案管理工作的正常有序開展。

1.3 人員素質有待提升

受多方面因素的影響，人才交流中心對文書檔案管理欠缺足夠重視，由此也導致相關工作人員在綜合素質上有所不足。一方面，部分人才交流中心為降低運營成本，在文書檔案管理崗位上安排非專業人員，其專業知識和工作能力都相對不足，由此導致檔案管理無法科學合理進行。其次，部分管理人員欠缺足夠的職業道德和責任意識，對檔案管理工作敷衍了事，由此也導致檔案管理工作漏洞百出，甚至出現檔案資料丟失等問題。最后，對于在崗工作人員的培訓也不及時、不到位，導致工作人員無法及時跟進和改善服務方式，先進的管理方法無法得到順利實行。

1.4 安全防護有待強化

隨著信息技術的不斷發展與進步，文書檔案信息化轉變成為重要發展趨勢之一。現階段，人才交流中心的文書檔案均已由紙質向電子檔案轉變，并構建了電子檔案數據庫，為文書檔案管理工作開展提供了良好平臺。但是由于網絡的開放性特征，許多人才交流中心并未對電子文書檔案資料進行保護，而相關信息的泄露則帶來嚴重的影響和損失。因此，強化電子文書檔案的安全防護是管理工作亟待解決的問題之一。

2? 提高文書檔案管理質量的有效策略

鑒于現階段人才交流中心在文書檔案管理上所出現的問題，這里根據問題產生的原因，從制度、人員、信息安全等角度提出可解決問題的策略方法。

2.1 加快管理理念的轉變與革新

為提高人才交流中心服務能力，必須對傳統工作理念進行轉變和革新，如此才能更加科學合理的開展各項工作。文書檔案管理作為人才交流中心的重要工作內容，需要管理層正確認知文書檔案的價值與作用，立足人才交流中心長遠發展，對其管理工作給予高度重視。一方面，人才交流中心要加強宣傳教育工作，由此營造一個高度重視文書檔案管理的工作氛圍。另一方面，人才交流中心還要加大人力資金的投入，為文書檔案管理水平的提升奠定堅實的軟硬件基礎。除此之外，人才交流中心要重新審視自己的工作定位，改變以往“管理者”的觀念，把自己定位成“服務者”，并且要針對國家社會、企事業單位以及個人的不同需求，提供相應的服務。在服務過程中探索出一條適合人才交流中心的服務模式，促進“管理”向“服務”的觀念轉化。

2.2 構建科學完善管理制度體系

保證檔案管理工作的順利進行，首先要做的就是完善人才交流中心的檔案管理制度。陳舊落后的管理制度已經不能及時高效地解決現階段人才流動過程中出現的問題。因此，提升人才交流中心文書檔案管理水平成了迫在眉睫的工作。要想實現人才交流中心文書檔案管理水平的提升，構建科學完善的管理制度體系十分必要。首先，人才交流中心要明確管理制度和方法的重要地位，只有重視制度，才能確保相關制度規定能夠嚴格遵守與執行。其次，積極借鑒當前先進的管理理念對現行管理制度和方法進行完善與細化，以此構建科學合理的文書檔案管理體系，為相關工作有序開展提供堅實保障。最后，加強文書檔案管理工作的監管，強化檔案管理責任制，將工作任務和責任分配到個人，以此提高相關工作人員責任意識和工作積極性，促進人才交流中心文書檔案管理工作邁上新臺階。

2.3 注重管理人員的培養與提升

在建立健全文書檔案管理制度體系的同時，我們也要充分重視相關工作人員專業素養的提升，由此進一步提高文書檔案管理工作的水平和質量。首先，人才交流中心要對文書檔案管理崗位給予高度重視，在選拔工作人員的時候要選擇相關專業的人員，這樣才能在后續工作中安排專業對口人員開展相關工作，提高文書檔案管理的規范性。其次，還要重視文書檔案管理工作人員專業技能提升，可定期開展專業知識學習和培訓活動，不斷掌握先進的管理技術和方法。最后，還要加強工作人員職業道德建設和培養，以及持續跟進后期的再培訓工作，使其能夠端正工作態度，細致規范地開展相關管理工作。

2.4 做好文書檔案資料安全防護

在文書檔案管理信息化轉變的今天，我們還要做好電子檔案資料的安全防護工作，避免其出現丟失和修改。首先，人才交流中心要建立一套嚴密的文書檔案保密機制，根據檔案信息的重要性進行保密等級劃分，并以此設置訪問權限，有效提高電子檔案信息的安全性。其次，加強電子檔案數據庫的防火墻設置，如定期更改密鑰、設置安全防護系統等，不斷提高電子檔案信息庫的互聯網抗入侵能力。相信隨著安全防護能力的強化，必將實現文書檔案管理質量的全面提升。

3? 結語

綜上所述，文書檔案管理工作存在的問題與不足制約了人才交流中心服務價值的實現，為此需要對管理工作中的問題進行完善和改進。相信隨著相關研究工作的不斷開展與深入，文書檔案管理工作必將實現科學規范化轉變，進而推動人才交流中心的長遠穩定發展。

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