多地辦公管理模式分析及完善

李晶晶

摘? 要：科技的高速發展推動了企業多地辦公模式的形成。多地辦公模式對企業的擴大化和可持續化發展有著重要意義，目前的應用越來越廣泛，對其管理的質量和效率直接影響到企業發展。而傳統的管理模式所暴露的問題日益凸顯，存在種種不足，亟需完善。在這一背景下，本文分析了目前多地辦公管理模式面對的普遍性問題，并提出有效完善該管理模式的措施，以促進企業效能的提升。

關鍵詞：多地辦公? 企業? 分場所? 管理模式

中圖分類號：S663? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2020）09（a）-0181-03

Abstract：The rapid development of science and technology promotes the formation of multi office mode in enterprises. The multi office mode is of great significance to the expansion and sustainable development of enterprises. At present， its application is more and more extensive. The quality and efficiency of its management directly affect the development of enterprises. However， the problems exposed by the traditional management model are increasingly prominent， there are various deficiencies， which need to be improved. In this context， this paper analyzes the common problems faced by the current multi office management mode， and puts forward effective measures to improve the management mode， in order to promote the efficiency of enterprises.

Key Words： Multi office;Enterprise; Branch office; Management mode

在全球化的大背景下，隨著科技水平的迅猛提升，越來越多的大型企業和機構在業務領域不斷拓展時選擇建立了以全國乃至全世界為范圍的辦公地點，這就形成多地辦公模式。在這一模式下，企業和機構在實際工作中如何實現高效、穩定的管理，從而節省不必要的成本浪費，在多個地點均能有效運轉，就成為了首要而迫切的問題。本文將就這一模式所帶來的普遍性問題與解決方案進行深入探討，以期能帶來一定的幫助。

1? 多地辦公管理模式面對的普遍性問題

1.1 組織結構松散，員工歸屬感弱

大型公司的組織龐大，業務范圍廣闊，下屬的多場所地域分布非常廣泛，物理地點相隔遙遠，組織內部信息分散，各分場所人員組成復雜多樣。總部管理人員或從時間成本、工作計劃考慮或出于自身工作惰性原因無法定期到各分場所巡查，造成總部與分場所的聯系薄弱，員工由于長時期不和總部的管理人員接觸，直接獲得總部的信息機會變少，無法形成與總部的緊密感，反而容易形成以自身場所為一個團體的歸屬感。同時總部也不能實時地掌握各分場所的管理實情。

1.2 溝通成本增加，總部政令無法正確執行

多地辦公的公司在處理日常業務時多會采取電話和郵件手段進行溝通協調，時間成本大，且在此過程中不可避免地會造成信息的損失和扭曲，導致接收人的錯誤判斷，使總部的政令無法順暢執行，起不到合理的資源調配，造成資源和時間的雙重浪費。以全集團為整合范圍的大型工作任務也會由于某一分場所任務出錯導致無法閉環，造成進度的拖延。

1.3 辦公環境、培訓資源等指標不平均，分場所員工發展受限

分場所的辦公環境和人力資源配置往往不如總部，在員工發展通道上，員工受到職業技能培訓的機會也不如總部員工數量和樣式多，上升空間和職業發展路線不夠明晰，員工自我定位和目標不準確，造成工作主觀能動性不足，從長遠看，對個人和企業都是損害。

1.4 量化考核標準不平衡，缺乏有效激勵

總部下達的目標或任務完成后，量化考核的標準不夠明確，總部與分場所的標準不統一，對各個分場所的考核方案缺乏差異性和彈性考慮，都會成為分場所員工的不穩定因素。在完成目標后，總部沒有進行及時而明確的正向激勵，使員工缺乏動力，不利于企業的可持續發展。

2? 完善多地辦公管理模式相應的措施分析

2.1 總部負責人定期聯絡

為加強和分場所的聯系，總部應定期或不定期的派出總部高層管理人員到各分場所巡視，與分場所管理負責人進行溝通，了解管理中遇到的實際困難，以及在分場所執行考核的具體情況。管理者盡量創造機會和基層的員工進行面對面交流，保證所掌握資料的準確性以及對具體情況的整體把控。除可獲得現場資料外，還為分場所員工提供了一個向上溝通的渠道，增強同總部之間的聯系。同時總部還要建立定期溝通和匯報制度，要求各分場所定期匯報工作進展情況、重大事件和遇到的問題，從而保證總部掌握資料的時效性，并且能對分場所現階段的管理問題以及下階段的進展計劃進行實際指導，及時發現問題、解決問題，從整體上提高管理效率。

2.2 進行目標管理

目標管理是以目標的設置和分解、目標的實施以及完成情況的檢查、獎懲為手段，通過員工的自我管理來實現企業經營的一種管理方法。目標管理法不僅強調完成目標，實現工作成果，還重視人的作用，強調員工自主參與目標的制定、實施、控制、檢查和評價，使組織和個人能夠取得最佳業績。在對分場所制定工作目標時，可以引入目標管理方法，將目標盡可能多地分解成可進行量化衡量的標準，并實時追蹤進展，聽取分場所匯報，定期形成檢查結論，管理者根據目標的完成情況對下級進行考核、評價和獎懲，達到有效的監控成果。

2.3 制定統一標準

當員工注意到總部和分場所的管理制度和績效考核標準不統一的時候，就很容易出現干勁不足，消極怠工情緒。為避免此類情況，需要在制定標準時召開各分場所管理者參加的座談會，掌握各分場所第一手資料，避免標準的不合理和不統一，在細節處可因地制宜，有所調整。在結合分場所具體情況的基礎上進行考核時，應當注重考核不能只是對最后結果的考核，而是考核全過程。考核員工時，注意發現工作過程中遇到的問題，并及時匯總上報，通過對員工業績的評價，對員工在工作過程中行為進行一定的約束和限制。在制定考核標準時應根據掌握的分場所情況，盡量以崗定酬，同一個崗位的考核標準保持一致，不同崗位的考核根據所承擔的責任大小，對總體目標的貢獻大小來確定。每位員工都應熟悉和了解自己崗位的考核標準，明晰的標準能增強員工的工作動力，從而提升整體員工的自身價值，實現總部對分場所的有力控制。整個績效管理流程應當具備公開透明、穩定規范，可操作性強等特點。

2.4 引進監督管理人員

為確保目標管理方法的執行到位，就必須設立監督管理崗位，在每一個分目標節點，監督管理人員都需按照量化指標檢查，如在任務進行時存在拖延或偏離目標，監督管理人員應立即反饋到總部相應部門進行糾錯。從總部引進專職監督管理人員，既可保持和總部之間的聯系，確保政令傳達執行時沒有偏差，也可更好地推動和監管分場所日常業務的開展。在開展工作時，監督管理人員要保持和分場所管理者的良好合作關系，才能形成企業內部的良性循環。

2.5 給予及時反饋

當分場所達到一個目標節點時，通過有效的監督考核手段確認節點任務完成后，總部應及時采取公開表揚和物質獎勵等方法進行及時反饋，鼓勵員工向更高層次發展，對做出突出貢獻的員工，公司要給予一定的獎勵。既提高了企業員工的凝聚力，使員工得到明確的正向激勵，激發員工潛能，同時也就提高了企業的核心競爭力。人是經濟性動物。因而，在人才流動過程中，經濟因素必將占有很大比重。收入的多少，不僅僅可以體現為物化的東西，更重要的是對個人價值某種程度上的肯定，從而實現員工自我滿足感。但是，純粹的高收入，也許能暫時吸引人才，卻未必能長久留住人才，關鍵還得看收入分配流程中的公正性、合理性和激勵性。有兩家企業，A企業不分職位、工種、月薪統一定為3000元，而B企業則按員工個人能力及所做貢獻大小，將收入劃分為若干檔次，雖然最高者月薪不到2500元，但從實現自我價值的角度考慮，B企業比A企業更具有競爭優勢，也更能獲得有才干者的青睞。所以用量化的經濟指標來衡量員工不同的能力和價值，在企業內部建立能力貢獻優先機制。建立健全各類激勵機制，形成員工在事業上的成就感和自豪感、收入的平衡感與工作環境的順暢感。

2.6 降低溝通成本

到21世紀初，大型公司的子公司遍布全球，很多重大項目只能靠人員出差和電話傳真來完成互聯，這其中不可避免產生各種信息傳遞的失誤，距離上產生的溝通成本成為了很大的問題。在第四次科技浪潮的席卷下，各樣新式的辦公輔助系統和軟件層出不窮。總部可通過對相關人員的培訓和對通訊設備的升級，借助先進的科技手段，將異地拉近距離，實現高效溝通，減少錯誤率，降低溝通成本。通過釘釘、騰訊等軟件實現多頻次的云會議，加強面對面接觸交流，可有效避免由于郵件編寫發送出錯造成的無效和錯誤溝通。

2.7 加強企業文化建設

企業文化是企業發展的凝聚劑和催化劑，對員工具有導向、凝聚和激勵作用。優秀的企業文化可以增進企業員工的團結和友愛;減少教育和培訓經費;降低管理成本和運營風險;并最終使企業獲取巨額利潤。加強企業文化建設的重要目的之一，就是增強職工凝聚力，那么，如何增強員工凝聚力呢？首先創造和諧的企業文化氛圍，使員工成為企業的主人，企業里員工的依托，要員工樹立企業靠我謀發展，我靠企業求生存的理念。總部應定期設計組織參與感強的活動，在分場所推動開展多種團隊建設，加強情感交流，增強員工凝聚力和向心力。進行多樣化宣傳，從日常工作和生活的點滴中滲透企業文化，使員工為從屬于這個集體而感到自豪。組織分場所員工參加總部培訓和實習，營造學習專業文化知識和技術的人文環境，鼓勵他們不斷接收新的知識，給他們創造更多的機會，讓他們接受新事物和新的操作技能，不斷提高他們的技能水平，并且在學費和時間上給予保證，使員工感到生活在這個集體中的溫暖。企業如果能給員工提供充分的發展空間，使員工的個人能力和素質隨著企業的發展而成長，這個企業與員工的相互認同感越高，凝聚力就越強。

3? 結語

全球化的今日，隨著多地辦公成為大趨勢，舊有的管理模式和管理方法必將發生深刻的變化。面對日益高速發展的競爭環境，如何實現有效率高質量的管理，需要每一位管理者反復思考和不斷創新。調整在管理上的策略和方法，探索如何更好地進行高效管理，利用新興的科學技術手段縮短與員工之間的距離，制定合理的目標激發員工潛能，通過團隊建設和企業文化宣傳來增強員工責任心與歸屬感，才能實現多地辦公管理模式的不斷優化和完善，從而達到提高企業效能，增強企業競爭力的目標。

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