Excel行數據批量輸出為Word樣式文檔

連春來

摘要： Excel行數據批量輸出為Word樣式文檔步驟;VBA宏代碼的簡單應用

關鍵詞：創建表;創建宏代碼 ;自動復制表;程序創建引用

中圖分類號： TP311? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）36-0192-02

1 提出問題

Excel表是行列結構的，優點是方便篩選、排序、計算、分析、統計功能，但列數據比較多時，就不夠直觀，打印、查看都不方便，如表1（只截取部分表）：

Excel表還可以有更直觀的呈現方式，每行數據輸出為Word樣式文檔，如表2（只截取部分表）：

上述行列表、直觀表各有優點，如何在行列表中操作數據，后輸出為直觀表？比如某表有400行的調查數據，全部輸出為400張Word樣式文檔，如何來提高工作效率？

2 分析問題

批量輸出的可行性分析：

1）兩種表之間可通過單元格引用，形成一一對應關系;

2）輸出表通過復制，能生成多表，可借助VBA宏代碼實現快速自動復制;

3）輸出表的每一單元格的引用，可以通過VBA宏代碼的循環替換生成一一對應行列表單元格。

4）通過對輸出表進行選擇性粘貼，解除單元格的引用，生成不帶公式的表。

3 實例應用

3.1 第一步，R1C1引用樣式設置（Excel2003為例）

在Excel主界面，默認使用“A1”格式為單元格引用，現轉換為“R1C1”引用樣式，目的是為單元格行列數字替換做準備。設置步驟：Excel菜單工具→選項→常規，在“設置”中單擊“R1C1引用樣式（C）”前面方框，最后單擊確定，單元格數字引用樣式完成設置，如“R2C5”， “R10C15”。

設置前，列表示為A，B，C，D，E，F…，列是用字母表示，如表3。

設置后，列表示為1，2，3，4，5，6…，列是用數字表示，如表4。

3.2 第二步，創建設計表和數據表

1）創建設計表，表名為“設計表”，樣式如表5。

2）創建數據表，表名“sheet5”，添加如表6內容（為盡可能多顯示，數值用數字代替）。

3.3 第三步，k值替換

用“ #Sheet5！R？yC？z&"" ”替換設計表3.2.1中的k值，其“R”為行，“？y”表示行數， C為列，“？z”表示列數（如Sheet5！R1C2，表示引用的是表“Sheet5”的1行2列的數據），&""表示連接空格（目的是數據顯示為字符格式），替換后如表7：

3.4 第四步，創建VBA宏代碼模塊--用于復制表

創建VBA宏代碼模塊，用于復制表（模塊名稱為“表添加（）”），VBA宏代碼如圖1。

動態參數說明：A1：R36? 為復制區域（不同的表，區域會不同，是動態的）;

運行此模塊后，復制成5張一樣的表。

3.5 第五步，創建VBA宏代碼模塊--用于單元格行列引用參數替換

創建用于單元格行列引用參數替換的VBA宏代碼模塊（名稱為“表行列增加（）”），如圖2。

動態參數說明：

運行此模塊后，設計表第一張表替換后如表8， 第二張表替換后如表9。

設計表第一張表的單元格，對應sheet5表第二行的相應單元格;

設計表第二張表的單元格，對應sheet5表第三行的相應單元格;

設計表第三張表的單元格，對應sheet5表第四行的相應單元格;

依次類推，形成設計表的各單張表與sheet5表的行有一一對應關系。

3.6 第六步，設計表生成引用公式（如“#sheet5！R2c2&""”生成引用“=Sheet5！R2C2”）

由Excel菜單“編輯” →“查找替換”， 把“#”替換為“=”，生成引用公式，如設計表“R3C4”單元格的值引用了表“Sheet5”的“R2C2” 單元格的值，表2對應表1。

至此，Excel行列結構數據表“sheet5”批量輸出為Word樣式文檔“設計表”，轉換完成。

4 注意事項及相關問題

1）單元格不能轉換生成公式時，單元格設置成常規格式;

2）設計表要脫離公式引用，可全選表格，在當前表右擊，選擇性粘貼;

3）直觀表轉行列表，簡單多了，反引用二行，向下拉就成了。

【通聯編輯：李雅琪】