關于企業實施合同精益化管理的思考

賀香利（廣西新電力投資集團有限責任公司）

現代化市場經濟環境下，經濟合同作為企業對外開展經濟活動的第一載體，合同風險成為企業各項風險的源頭，合同管理成為防范化解企業重大風險的第一道屏障，也是企業依法經營、依法治企的重要體現。因此，做好經濟合同簽訂前的各項審核、合同履約過程中的實時監督以及合同糾紛的及時處理，有效保證經濟合同依法簽定、依法履行、依法維權，是所有企業都必須重視的研究課題。

■ 制度打造合同全過程管理閉環圈

通常，合同管理涉及的主要流程有：合同簽訂的審查、合同履行中的監督、合同糾紛的處理等，通過修訂合同管理制度，一是明確建立合同全過程管理，確定合同的簽訂、履行以合同承辦部門為流轉中心，實行合同承辦部門負責與合同審查部門把關相結合的原則；二是借助信息化手段將合同的起草、審查、審批等流程通過統一的合同管理信息系統進行信息化管理；三是對合同全過程中涉及的各相關部門職責進行劃分，并設置相關考核指標對各部門履職情況進行考核。

（一）合同全過程管理流程劃分

合同全過程管理涵蓋合同承辦人資質管理、采購文件法律審核、合同標準文本管理、合同審查及簽署管理、合同糾紛管理、合同變更、終止及解除管理、合同統計分析、合同管理評價等內容，按照合同的生命周期可分為合同簽訂前、簽訂、履行及履行后四個階段。

合同簽訂前：主要是合同承辦部門完成招標文件、非招標采購文件合同條款的合法性審查；調查核實合同其他各方的相關資信情況和履約能力，主要包括：營業執照及其有效性、商業信譽及近期經營業績情況、承擔該合同業務必須具備的其它資質條件等；審查對方承辦人員的資格，主要是法定代表人身份證明書以及授權委托書等；通過招投標等法律法規允許的方式確定合同對方當事人。

合同簽訂：主要是承辦部門起草合同并與對方商定合同條款內容，發起合同審查流程，相關部門根據審查職責、權限進行審查、審批，簽署合同。

合同履約：合同承辦部門負責履約監督，督促合同對方當事人全面、及時履行合同，法律部門組織開展履約檢查，及時提出法律意見；變更或解除合同，須履行法定或約定的程序；發生合同糾紛時，合同承辦部門應盡快收集相關證據，及時聯合法律部門進行處理。

合同履約后管理：主要是指合同承辦部門及時將相關的資料提交檔案部門歸檔，法律部門進行合同統計分析報告，總結合同管理中存在的問題，提出解決措施或建議；并組織制定完善履約評價標準，合同履行部門在合同履行完畢后對履約情況進行評價。

（二）合同管理各部門責任

1.法律部門

作為合同的歸口管理部門，負責制定合同管理制度和相關標準，審查合同條款、牽頭辦理合同糾紛的仲裁、訴訟等法律事務工作，參與合同糾紛的協調、處理等。

2.合同承辦部門

根據工作和業務需要，負責合同立項、談判、起草、簽訂、履行。具體負責內容有：簽約前對合同其他各方資信調查，并審查對方是否一般納稅人；合同立項、談判、起草、會簽、履行、歸檔全過程負責；提供合同的訂立依據；審查合同的經濟性、可行性、項目合法性及價款的合理性；審查合同實質性條款是否與招標文件一致；是否存在倒簽；合同糾紛處理；建立合同檔案及臺賬，填報合同履行情況；收集保管合同相關資料；參與合同標準文本的修編等等。

3.合同審查部門

按照各部門工作重點對合同相關內容進行審查。各部門審查重點為：

財務部門：合同相關條款是否符合國家財經、稅務法規以及公司財務規定；資金來源是否納入預算；支付條款是否合規合理，金額大小寫是否準確規范一致；擔保事項是否符合國家及公司有關規定等內容。

招投標管理部門：合同簽訂依據是否合規；合同簽約對象及采購范圍等是否與招標或非招標采購結果一致；審查合同履行期限是否合理，是否存在倒簽合同的情形等內容。

法律部門：合同條款是否完備、合法，合同風險是否可控等內容。

建設部門、科技部門等可根據專業重點對相關合同進行審查。

（三）合同分類分級管理

合同分類：按照合同標的類型，將合同分為工程合同、服務合同、買賣合同等大類，并進一步細分為若干小類。

合同分級：按照合同類別及合同金額大小將合同分為重大合同與非重大合同，重大合同必須由法定代表人進行審批簽署，非重大合同根據金額授權分管領導或者部門負責人進行審批簽署。

■ 信息化手段助力合同流程、合同文本標準化

（一）建設合同審批系統，提高合同審批效率

與公司辦公系統集成開發合同審批系統，按照合同基本信息，合同分類與金額等自動識別、分配審批流程，實現合同審批流程化、自動化，從而減少、杜絕合同線下審批，降低合同審批過程中的倒簽、手簽等風險。

（二）建立合同標準文本庫，防范合同法律風險

對于公司主營業務所涉及的各類合同，將必備、通用條款進行固定，僅保留部分需雙方約定的內容留空，形成合同標準文本，并不斷完善更新，滾動修編，建立起文本庫。合同經辦人在起草合同時只需選擇適用的合同標準文本類別，將雙方約定的內容進行填空即可，加強合同標準文本使用，可從根源上降低因合同條款不合法、內容不完備而帶來的法律風險。

■ 提升合同經辦人員素質，同時利用好外部各種力量

（1）提升合同經辦人員素質。通過加強合同承辦人、審查人的培訓指導，嚴格落實合同承辦主體責任；對簽訂及履行過程中反復出現同類問題的合同承辦人及承辦部門進行培訓、通報及考核，倒逼合同審查水平提升。

（2）充分利用好公司法律顧問等各種力量，尤其是使用對方提供的合同版本，必須經過公司外部法律顧問、律師等專業人員對合同內容進行指導把關，多渠道提升合同管理水平。

■ 以關鍵指標考核為抓手，倒逼合同管理水平提升

（一）以關鍵指標為抓手，量化合同管理成效

通過合同簽訂及時率、合同標準文本使用率以及合同倒簽率等關鍵指標入手，切實改變公司合同簽訂不及時，隨意性強的狀況；強化推廣使用合同標準文本，彌補合同簽訂管理短板。

（二）強化監督考核，倒逼管理提升

不定期開展合同專項檢查，并結合審計、巡視巡察發現問題，下發整改意見，以問題為導向，倒逼合同管理水平提升。加強履約問題抽查，下發履約風險提示，落實合同承辦部門履約責任，規范履約行為。加強合同變更管理，重點防控合同變更法律風險。

經過一段時間的運行，公司合同管理的成果顯著，合同全部實現線上流轉審批，合同審批效率提高，倒簽數量大大減少，由于合同標準文本的推廣使用，因合同條款不完備而引發的合同糾紛數量顯著減少。總體來說，公司合同精益化管理的措施是有效的，對其他企業合同管理有著一定的指導意義，但是在實際執行過程中也要注意各自的實際情況，不能完全照搬，主要應考慮以下因素的影響：一是制度貫徹程度。體系完備只是成功的前提，關鍵還在于人員對于制度的理解、吸收程度。二是合同標準文本的使用受制于企業在經濟市場中地位和議價能力，如業主單位推廣使用標準文本容易，施工單位則較為困難；大多數企業對銀行貸款合同、移動通信合同、電力營銷合同等無修改及議價權限。