機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔存在的問題及解決方法

張立（山西省長治市上黨區(qū)人力資源和社會(huì)保障局）

隨著社會(huì)建設(shè)的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為國家公共權(quán)力的執(zhí)行者和公共事務(wù)的管理者，工作文件資料檔案是采用公職人員，行使公共管理權(quán)的便利條件。檔案的保存可以記錄個(gè)人狀況、工作等重要信息，為人才選拔提供參考。但是，由于現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位資料保存工作的效果各方面都存在不足，所以必須進(jìn)一步完善。

■ 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔的重要作用

文件材料的保存具有時(shí)間跨度大、數(shù)據(jù)信息龐大、技術(shù)要求高的特點(diǎn)，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的重要內(nèi)容。現(xiàn)代化發(fā)展為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展提供了新的發(fā)展途徑，推動(dòng)了檔案的整理工作，為檔案保存技術(shù)的創(chuàng)新創(chuàng)造了條件。

（一）為單位發(fā)展提供借鑒

單位文件材料的保存不是一朝一夕的，隨著單位的發(fā)展，需要長期堅(jiān)持。因此，整合后的文件材料有助于為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展提供決策。首先，文件材料記錄所有的個(gè)人信息和企業(yè)狀態(tài)，可以推進(jìn)單位改革的創(chuàng)新。第二，作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的產(chǎn)物，可以以部分人員的簽名、公告等為證書，以便于機(jī)構(gòu)的考察。例如，事業(yè)單位立足于實(shí)際業(yè)務(wù)的發(fā)展，尋找每天的文件進(jìn)行信息資源的整合，尋求單位內(nèi)部業(yè)務(wù)發(fā)展的規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)，為其借鑒制定了有效的方法。整合后的文件材料可以提供參考資料，以確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的穩(wěn)定性，提高單位服務(wù)的效率。第三，由于單位工作內(nèi)容復(fù)雜，對相應(yīng)的文件進(jìn)行系統(tǒng)歸檔，才能對單位狀態(tài)等進(jìn)行一個(gè)清晰、明確的反映。

（二）文件材料歸檔有助于推動(dòng)單位內(nèi)控管理

首先，融合了其他先進(jìn)技術(shù)，推動(dòng)了文件材料的文件方法的創(chuàng)新，建立了協(xié)調(diào)的內(nèi)部管理環(huán)境，提高了內(nèi)部管理效率。第二，為內(nèi)部管理控制創(chuàng)造條件，為改革工作方法創(chuàng)新奠定了基礎(chǔ)，確保了內(nèi)部管理控制的有效性，與文件信息相結(jié)合，保證了內(nèi)部管理控制的有效性。第三，資料作為宣傳教育的核心內(nèi)容，推動(dòng)各項(xiàng)目深化，有利于提高宣傳效果。

■ 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔優(yōu)勢

信息技術(shù)是今后機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件的材料歸檔的主要運(yùn)用技術(shù)，信息技術(shù)的應(yīng)用對單位文件材料的檔案有很大的影響。現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，保存信息的方式也發(fā)生變化，有從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理形式逐漸信息化的傾向。在查閱文檔信息時(shí)，不需要像以往的紙質(zhì)管理那樣進(jìn)行查找，只需要直接在計(jì)算機(jī)上檢索，需要的時(shí)間更短。隨著信息技術(shù)的優(yōu)化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，文件材料的保存信息化條件的發(fā)展很快。與此相對，單位給予高度的重視，深化單位內(nèi)部文件材料的保存信息，從而提高文件材料歸檔效果。

■ 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔工作難點(diǎn)

（一）文件材料歸檔理念不到位

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步和改革的深化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在保存檔案材料后，單位內(nèi)部文件材料的保存缺乏統(tǒng)一規(guī)范，合作伙伴管理者不重視文件材料。同時(shí)，由于對單位內(nèi)部文件材料保存的重視不夠，將其作為單位年度的管理任務(wù)，因此對文件工作的研究不足，不能有效地對文檔材料進(jìn)行歸檔。

（二）管理人員綜合素養(yǎng)有待提高

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和信息化技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料文獻(xiàn)的方法在現(xiàn)代文獻(xiàn)材料的文獻(xiàn)要求上存在滯后現(xiàn)象，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。因此，各設(shè)備在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中展開，可以提高硬件技術(shù)，保存信息化文檔的材料，但由于管理者的專業(yè)水平較低，在進(jìn)行文件材料歸檔時(shí)無法集中注意力在文檔上，在管理員工作水平較低的情況下，也影響文件材料的保存質(zhì)量，無法發(fā)揮信息化文件材料歸檔的作用。在收錄各種文書信息時(shí)容易分類錯(cuò)誤，而導(dǎo)致文件材料歸檔花費(fèi)較長的時(shí)間。

（三）文件材料歸檔管理職責(zé)不明確

在文件材料的保存管理中，由于大部分文件材料的調(diào)試和階段性責(zé)任不明確，得不到明確的規(guī)格權(quán)限。部門文件保管業(yè)務(wù)的責(zé)任、文件資料沒有被正確收集，在資料保存錯(cuò)誤的情況下，各部門開始相互爭論，回避責(zé)任。

（四）文件材料收集力度不強(qiáng)

文獻(xiàn)材料收集能力較弱是目前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位存在的一個(gè)問題。機(jī)關(guān)事業(yè)單位成員沒有認(rèn)識(shí)到文件材料歸檔的意義。對于文件收集沒有好的習(xí)慣和建設(shè)性的計(jì)劃，只是按照單位本身的規(guī)定收集文件資料。因此，在數(shù)據(jù)收集的實(shí)際過程中，文獻(xiàn)材料的采集能力不高，收集的文件材料的缺損也非常嚴(yán)重。另外，許多收集的工作人員也不能提高文件材料的品質(zhì)管理。一些成員并沒有檢查文檔材料就保存了文檔材料內(nèi)容。這樣，這樣很難發(fā)現(xiàn)文件材料自身的信息錯(cuò)誤。

（五）文件材料的宏觀管理不利

現(xiàn)在，機(jī)關(guān)事業(yè)單位資料的種類非常多，管理工作人員數(shù)量有限。這些文件材料管理工作人員在日常生活中忙于收集、保存、文件資料的整理和整理。反復(fù)繁忙的工作，讓業(yè)務(wù)單位的資料管理者感到乏味、枯燥。由于工作量多、自身能力的缺陷，管理工作人員往往不具備宏觀管理能力。因此，需要對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文檔文件進(jìn)行相應(yīng)的宏觀管理能力訓(xùn)練。

■ 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文件材料歸檔難點(diǎn)解決方法

（一）完善管理體制，加大管理力度

完善管理體制，加大管理力度是文件材料歸檔有效開展的基礎(chǔ)。首先，增加文獻(xiàn)材料機(jī)構(gòu)的重視，完善管理體制，采用細(xì)分管理，調(diào)動(dòng)管理者工作的自主性。其次，全面實(shí)行管理制度，在工作過程中引入文件的保存。為了保證檔案保存的順利開展，部門內(nèi)部必須加強(qiáng)監(jiān)督管理和管理工作。

（二）重視管理服務(wù)質(zhì)量提升

為了提高文件材料歸檔效果，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須重視文件材料歸檔的質(zhì)量。首先，創(chuàng)新的管理意識(shí)以服務(wù)為目標(biāo)，提高文件材料的文件服務(wù)效果，全面發(fā)揮文件材料文件價(jià)值的影響。第二，重視文件的研究開發(fā)和利用率。重視工作文件的保存一致性，確保配置文件的完整性。第三，在文獻(xiàn)資源的研發(fā)過程中，注意文件的充分使用，為終端單位的內(nèi)部管理提供方便的條件。因此，在現(xiàn)代化的背景下，必須強(qiáng)調(diào)重視理念的創(chuàng)新，提高文件的利用率，并強(qiáng)調(diào)保存文獻(xiàn)材料的重要作用。

（三）明確文件材料歸檔管理的職責(zé)

首先，在認(rèn)識(shí)到文件歸檔管理的重要性后，就非常需要明確部門和人員的職責(zé)。對于文件的編號(hào)方式，需要用于保存保管場所的所有明確的規(guī)范。其次，文件材料管理工作人員的文件資料保存保管責(zé)任也需要明確的規(guī)范。哪些人負(fù)責(zé)材料的收集和內(nèi)容審查，哪個(gè)人掌管保存地的鑰匙，都需要明確的說明。只有規(guī)范各科室和人的文件資料的保管業(yè)務(wù)，才會(huì)產(chǎn)生相互負(fù)責(zé)的現(xiàn)象。

（四）加強(qiáng)文件材料的收集力度

如何解決文件材料收集能力不強(qiáng)的問題，首先需要培養(yǎng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位員工收集材料的習(xí)慣。在收集材料的過程中，為了擴(kuò)大將來的利益范圍，有必要強(qiáng)化材料的捕集力。機(jī)關(guān)事業(yè)單位員工不能以達(dá)成任務(wù)的形式收集資料。盡量的將材料收集齊全，另外，也可以對收集的材料進(jìn)行檢查，降低材料內(nèi)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率，提高文件材料的收集質(zhì)量。

（五）加強(qiáng)文件材料的宏觀管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文件專業(yè)管理員工的作用相對較重，但是其不具備較強(qiáng)的管理能力，需要找合適的方法進(jìn)行優(yōu)化。首先，文件資料的保存可以在整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的動(dòng)員下分擔(dān)一部分專業(yè)管理者的職責(zé)。第二，對于大容量材料的保存問題，應(yīng)當(dāng)立即指導(dǎo)節(jié)約文檔材料的文件機(jī)制。通過教育，可以強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文件材料的宏觀管理能力。

■ 結(jié)語

綜上所述，機(jī)構(gòu)事業(yè)單位的改革逐漸深化，文件材料的保存是單位的構(gòu)成要素，機(jī)關(guān)事業(yè)單位重視文件材料的保存問題，不斷改善和優(yōu)化，這樣才能實(shí)現(xiàn)單位文件材料歸檔的有效性，提高管理質(zhì)量和服務(wù)效果。