本科院校實驗室檔案管理淺談

何麗麗,陳滋雙,趙藝雯,姚武冰

(臺州學院 ，浙江 椒江 318000)

實驗室的工作檔案是實驗室各個方面中都不可或缺的原始文件，它記載了實驗室建立和進步的歷程，保存和管理好各類實驗檔案會對以后的實驗教學和科學研究工作提供很大的幫助[1]。

1 實驗室檔案管理的重要性

第一，隨著實驗室各項工作的開展與建設，實驗室的每年產生的檔案數量眾多，檔案不僅記錄了許多重要的數據，還記載了珍貴的第一手資料，這些資料對實驗室以后的教學工作、科學研究和數據整理分析都提供了真實的參考依據。如果不加以分類管理，那么查詢檔案時會花費很多不必要的時間和精力，事倍功半。

第二，原始檔案資料的被整理總結概括，可以讓本科院校及時地發(fā)現一些漏洞和不足的存在并及時進行改正，促進整個實驗室的發(fā)展，從而完善整個管理系統(tǒng)[2]。檔案管理在整個管理體系運行中發(fā)揮著參與、教育、指引等作用。

第三，實驗室檔案是在實驗室管理建立、實驗教學及科學研究項目過程中產生的貴重資料，是本科院校進行概括、交流的重要文件。只有取其精華去其糟粕，從先前記錄的檔案中汲取經驗，才能更好的促進實驗室的檔案管理工作，使教學管理水平得到提升，讓建檔的優(yōu)勢更好地被發(fā)揮[3]。

2 實驗室檔案管理的內容

2.1 實驗室發(fā)展規(guī)劃管理及各項規(guī)章制度

包括自實驗室建立以來，實驗室的創(chuàng)立、整改建設記錄、實驗室安全管理評比及獲獎證書、年度總結書、實驗工作安排方案、實驗人員日記以及歷年來各級別的相關文件及各種規(guī)章管理制度和責任制等[4]。

2.2 實驗人員管理

包括實驗系主任、實驗教學老師、實驗指導人員、外聘人員、管理工作人員等。人員檔案可分為實驗室工作人員變更檔案、技術檔案及健康檔案三大類,技術檔案主要包括人員基本信息、學歷證明、資質證書、培訓證書等,健康檔案為實驗人員體檢報告[5]。

2.3 科研項目管理

包括各級各向的科學研究、創(chuàng)新發(fā)明等項目的全部相關資料，以及發(fā)表過的論文、獲得過的專利、專著的成果鑒定書和其他獲獎情況等。

2.4 實驗室儀器設備管理

包括儀器技術資料、儀器配件、使用說明書、儀器設備使用記錄、維修維護記錄、儀器借用、設備采購合同、驗收記錄、期間核查、低耐用品賬目等資料信息管理檔案。

2.5 實驗室經費管理

包括科研經費、差旅費、會議費、儀器試劑采買費、知識產權事務費、接待費、咨詢費和學生勞務費等。除此之外還包含客座研究人員的相關補助、學術交流與國際合作的有關費用、績效獎勵等[6]。

3 實驗室檔案管理辦法

(1) 實驗室工作檔案保存期限一般可分為短期和長期兩類,每個實驗室都要配有文件柜來保存一些文件。

(2) 學生的預習報告、實驗報告、成績記錄、老師制定的年度實驗教學計劃、實驗課表等均屬于短期保存資料，一般來說最少保存3～4年，其中學生的預習報告和實驗報告應在學生寫畢業(yè)論文的學年返還學生本人。

(3)實驗室的工作人員需要牢固樹立關于檔案管理的意識，鼓勵實驗室人員堅持并積極做好檔案原始材料的搜集和整頓，且按時上交給相關人員和部門。

(4) 每一個實驗室要分別根據檔案的內容進行細致分類并做好編號整理，一式多份，并交由實驗室、圖書館和管理科等相關部門留存。重點檔案一定要按照學校制定的規(guī)定送至圖書館或管理部門存檔，如果需要對檔案進行查閱，必須辦理相關手續(xù)。

(5) 在新實驗室成立之前要先進行預建檔，待新實驗室成立之后再做好建檔工作。當實驗室體系的制度或規(guī)定整改時，或者實驗室有人員的變動時，檔案管理人員要及時記錄變動情況并辦理檔案移交的有關手續(xù)，避免檔案不連續(xù)導致發(fā)生其他問題。

(6)凡需借閱實驗室檔案的到相關部門辦理借閱手續(xù)。借閱階段須妥當保存，不得毀壞或丟失，不得私自復印做其他用途，閱后若不及時歸還則拉入黑名單。

(7) 即使保存與儀器設備有關的資料，即保留至其無法使用時為止。

4 檔案管理現存問題

4.1 管理人員缺乏檔案管理方面的知識，檔案意識比較薄弱

由于多數院校對實驗室檔案管理人員配備問題缺乏足夠的重視，導致擁有檔案相關專業(yè)知識的人員十分匱乏，即使有一定數量的管理人員對實驗室的檔案進行管理，但這些人員缺少檔案管理各方面的知識，以致出現了收集的檔案不完整和不能正確對檔案進行分類管理的問題，這便升高了檔案的管理難度。其次，在實驗室發(fā)展過程中，多數人員會把工作重點放在試劑采買、科研項目、教學工作等方面，是以檔案的管理工作易被忽視。實驗室檔案管理人員檔案意識的薄弱，必然會使檔案管理的效果下降[7]。

4.2 實驗室檔案管理缺乏相關的規(guī)章制度

不少高校的實驗室檔案的規(guī)章制度流于形式，管理雜亂無章，分類方法沒有科學性、統(tǒng)一性，且在檔案價值的開發(fā)利用上存在著重保藏輕使用的現象。況且，在實驗室認可對實驗室檔案進行約束的情況下，也未能制訂出合理完善的檔案管理方法，因而也就無法對實驗室檔案管理工作進行理論上的指正和引導。正因為檔案管理制度的不合理，所以使得檔案的規(guī)范性和準確性無法被保障[8]。

4.3 檔案管理的方法落后

就目前而言，實驗室檔案的服務類型一般分為收集、整理和檢索等，而沿用傳統(tǒng)的手寫模式的方式很容易導致記錄的東西消失不見，目前儲存的檔案較少運用現代化手段管理，這導致收藏的檔案的有效使用率較低。即使檔案室存有眾多的紙質版信息資源，但是檔案室的工作人員沒有進一步對檔案整理合并、開發(fā)利用，沒有引入云端數據庫，這就使得檔案信息資源無法形成一個以資源存儲為核心，檔案信息建設為基礎的統(tǒng)一體系。

4.4 現代化程度低，資金投入不夠

大多數學校實驗室檔案管理現代化程度較低，檔案工作場所不夠，硬件設施缺損，檔案保管設備不齊全，這已經影響了保管與使用。此外，檔案保存需要防火、防水、防蟲、防塵及定期打掃清理，這些均需要一定的資金支持，這樣才能夠確保實驗室保管的檔案質量[9]。

5 改進檔案管理問題

5.1 歸檔工作制度化

本科院校實驗室檔案管理人員一定要徹底執(zhí)行有關檔案管理工作的法律法規(guī)，在管理過程中造成檔案文件損壞、丟失、泄露等失職和不負責行為的，根據國家制訂的《檔案法》及學校校規(guī)制訂的相關規(guī)定，對當事人給予相應的處分。

參考和借鑒其它院校的檔案管理制度，制定契合或修繕本校檔案管理的相關制度。要明確專人負責各個實驗室檔案的搜集、整頓、組卷上架工作，要組織有關人員學習檔案管理的必備知識和技能，統(tǒng)一認識，落實檔案管理制度，推動實驗室檔案工作的順利開展[9]。

5.2 提高實驗室檔案工作的必要環(huán)境和設備

高校的實驗室應有設有專門的檔案室，并配有對應的硬件設施，實驗室的設施基礎決定實驗室的上層管理。高校要加大力度整合實驗室檔案資源，對實驗檔案進行統(tǒng)籌調配，調整實驗室檔案室布局，注重檔案室的規(guī)劃布局、環(huán)境營造和有效管理。同時高校需要并根據地方政策有關的評估指標體系，結合各實驗室的實際情況，采取詳細的針對措施從而提高實驗室檔案工作的必要環(huán)境和設備。

5.3 提高檔案意識

部分工作人員對檔案管理工作的理解不夠透徹，沒有真正理解到檔案管理工作的重要內涵，對檔案管理工作的認知僅僅停留在表層，沒有提高到實驗室檔案發(fā)展的戰(zhàn)略高度上。他們在檔案管理工作上沒有積極參與性，沒有為實驗室檔案管理提供積極的效能。因此有關部門要加大檔案管理的宣傳力度，加強實驗室檔案人員收集檔案的意識，對他們進行具體的檔案管理知識培訓，通過學習相關文件，讓他們更清楚地認識到檔案管理工作，人人有責。

5.4 實行檔案工作管理現代化

隨著社會的發(fā)展和進步，電子文件已經占據絕對的優(yōu)勢，檔案管理工作從傳統(tǒng)的檔案管理方式向科學管理化、智能化方式的轉變已成一種必然趨勢。利用計算機網絡技術管理檔案有很多優(yōu)點，它可以確保檔案的完好性，提高檔案的質量，是多數檔案達到標準的要求，例如存儲實驗室檔案卷目錄、建立數據結構和文件目錄表、規(guī)范命名，這些都可以提高工作效率，保證實驗室檔案文件的精確性。可見將檔案管理由紙質版轉化為電子版，這種緊跟時代的檔案管理方式適合應用于實驗室，但具體的現代化管理還有待于我們進一步的探索和規(guī)范。

6 結束語

檔案管理是本科院校實驗室建設和管理運行的重要保證，其工作復雜繁多，具有基礎性、科學性和連續(xù)性的特點。檔案在實驗教學工作、科學研究方面起到了對比改進的作用，管理檔案程度的優(yōu)劣直接影響到實驗室工作的正常開展，因此，本科院校要更加重視實驗室檔案管理。然而，現階段實驗室在檔案管理方面仍存在著一些需要解決的問題，院校需要相應的采取一些措施，這樣才能很好的提升本科院校實驗室檔案管理的水平。