優化辦公室管理工作的具體路徑

劉經華

摘要：辦公室人員作為企業開展行政管理工作的直接載體，其在企業各項事務工作的運行中發揮著至關重要的作用。也正因如此，進一步優化與完善企業辦公室管理工作則儼然已經成為推動企業的健康穩定發展的核心所在。為此本文筆者即結合個人實踐工作經驗與相關參考文獻，就當前企業辦公室業務管理存在的問題進行分析，并提出優化與完善路徑，以期為全方位的提高企業辦公室管理工作質量與工作效率奠定良好的基礎。

關鍵詞：辦公室管理;問題;優化路徑

前言：

正是因為辦公室在企業的運營過程中，承擔著承上啟下，內外聯絡的重要作用，所以，做好辦公室管理工作儼然已經成為推動企業長久發展的重要基礎所在。尤其是面對日益激烈的市場競爭環境，企業要想占據更多的市場份額，就必須要對自身的內部管理工作進行優化與完善，勢必要從做好以信息傳遞、交流媒介構建為主體的辦公室管理工作入手。基于此種背景以下筆者即結合個人實踐工作經驗與相關參考文獻，對辦公室管理工作的優化與完善提出幾點個人建議，以供廣大同行參考借鑒。

1.辦公室業務管理存在的問題

第一，辦公室管理人員的思想相對滯后。面對市場經濟的飛速發展，企業競爭壓力的不斷加劇，為了更好的滿足新時期時代發展需求，企業在進行辦公室管理工作時就必須要做到與時俱進。然而在實際的辦公室管理工作過程中，不少企業的辦公室管理人員，其思想相對滯后，并未樹立起創新意識、改革意識，依就采取傳統的管理模式。基于此種背景下，企業的辦公室管理工作勢必無法得到有效的轉型，在一定程度上也就降低了辦公室管理工作質量與工作效率。

第二，辦公室管理機制不夠健全。在很大程度上企業的健康穩定發展會受到自身管理機制的影響，這是因為完善的管理機制能夠規范與約束企業的管理行為，端正辦公室管理人員的工作態度，從而營造出一個更為和諧的工作氛圍，確保辦公室管理工作的高效、高質進行。然而現如今不少企業缺乏一個健全的辦公室管理機制，以至于在實際工作中不能及時地落實管理工作，且辦公人員沒有意識到認真工作的重要性，執行任務往往趨于表面化。同時，由于完善管理機制的缺乏，也導致辦公室內部人員的職能沒有得到明確的分工，無法保證工作的規范性與合理性，進一步增加了辦公室管理工作的難度，久而久之，企業工作氛圍得不到有效的創造，必將會減慢企業文化的建設進程，影響企業的運行效率。

2.優化辦公室管理工作的具體路徑

第一，對辦公室管理思想進行不斷的更新。為了推進企業的長久發展，緊跟時代的發展潮流，企業必須要不斷的更新自身的辦公室管理思想，并將辦公室管理工作納入到企業戰略發展規劃范疇內，真正提高辦公室管理工作的地位，從而確保各項工作的有效貫徹與落實。同時，企業管理者還要給予辦公室管理人員足夠的支持與激勵，進一步調動辦公室管理人員的工作積極性，使其能夠自覺主動的投入到辦公室工作中，將創新辦公室管理方式、管理機制當成是自身的責任去督促自己，從而推進辦公室管理工作的順利進行。

第二，對辦公室管理機制加以完善。完善的辦公室管理機制能夠有效的約束員工行為，明確員工工作職責，更好的將辦公室管理工作落實到實處。所以，優化并且完善辦公室管理機制尤為重要。而完善的管理機制一定是規范的、合理的，因此在辦公室管理機制的構建上，必須要緊密結合企業辦公室管理工作的實際情況，對辦公室管理人員的自身工作性質與范圍加以明確，如，要求辦公室中會務人員提前準備工作內容，發揮其自身的輔助職能，幫助領導擬定好會議主題，對生產環節進行預算。同時，還要結合企業的實際運營需求，確定會務工作的具體內容，整合責任機制，從而全面保證辦公室管理工作質量。

第三，對辦公室管理模式加以優化。對于企業而言，辦公室作為重要的行政管理部門，其在調整、服務企業各項工作上有著至關重要的意義。所以做好辦公室管理工作儼然已經成為推進企業長久發展的根本前提條件。為此，越來越多的人投入到辦公室管理工作的研究與探索中，旨在優化辦公室管理工作，提升辦公室工作質量與工作效率。而在這個過程中，除了要更新辦公室管理理念，完善辦公室管理機制以外，還要結合企業的實際發展需求，對辦公室管理模式進行調整優化。為此，企業就必須要不斷的強化辦公室管理的工作職能，發揮對企業領導干部的決策作用，將日常工作協調和企業活動協調等落實到位，促進企業文秘和會務工作等順利進行，進而確保良好的工作效率。同時，在優化辦公室管理工作路徑的過程中，還應關注辦公室內信息的傳遞與反饋效率，進行幫助領導者準確傳達決策消息，便于企業內部各項工作的順利進行。需要注意的是因辦公室的工作需求量較大，若在平時的管理工作中無法保證信息傳遞的規范性，容易給企業造成一定的麻煩，或者出現信息傳遞重復與信息傳遞疏漏的情況，降低企業辦公室管理工作效率，所以強化企業內部的上級與下級交流，時刻了解企業員工之間交流的效率十分必要，需要給予高度的關注與重視。

結束語：

本文筆者對辦公室管理工作的具體優化路徑展開粗淺的探討與分析，旨在通過筆者的粗淺闡述能夠讓更多的人清楚的認識到辦公室管理工作的重要性，從而給予辦公室管理工作足夠的重視。為此，不斷的更新辦公室管理思想，優化辦公室管理制度與管理模式，探索出更為科學合理的發展路徑，從而通過辦公室管理工作質量、工作效率的穩步提高，推動企業的健康穩定發展。

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