試論信息技術在事業單位檔案管理中的應用

高煥峰

摘要：隨著我國步入信息化社會，我國的網絡技術也得到了發展，進入世界前列，被人們運用于生活、工作、生產等方方面面。信息技術不僅能夠對個人的生活造成影響，對企業也有巨大優勢。事業單位是我國機構組成當中最重要也是最基礎的部分，對我國民眾來說具有重要地位。為了滿足群眾的需求，事業單位就必須要提高效率。本文就信息技術在事業單位檔案管理中的應用進行了分析。

關鍵詞：信息技術;事業單位;檔案管理;應用

隨著國家網絡信息技術的發展，信息技術得到廣泛的應用，事業單位在檔案管理中，應科學應用信息技術，改善工作方式，簡化管理流程，在創新相關管理模式的情況下，對其進行協調與控制，建立多元化的管理機制。

一、事業單位檔案管理中信息技術應用的優勢

1、提高安全性。

傳統檔案管理需要著重注意檔案室的環境情況以及對檔案的保護，檔案室環境應該保持低溫干燥，并且要注意防蟲措施，以免檔案被蟲蛀，或是檔案因潮濕而霉變，或是因高溫而自燃，對檔案安全性造成威脅。有時候事業單位搬遷，在這個過程中也很容易將檔案丟失，導致泄密。但是將信息技術運用到檔案管理中就可以很好地解決這個問題，因為信息技術將紙質檔案轉為電子檔案，還可以進行云儲存或者云備份，安全性得到了極大提高。只要有一臺有網的計算機，就可以通過登錄賬號將所有的檔案進行下載，不需要擔心檔案丟失問題，也不用擔心檔案因種種自然原因而被損壞的問題，檔案的安全性得到了極大的保障。

2、提高效率，節省時間。

信息技術促進傳統檔案向電子檔案轉變，工作人員只需學習一些信息管理技術便可以獨立進行操控，將紙質檔案轉成電子檔案。而將紙質檔案轉換成電子檔案能方便檔案的管理，因為可以設置程序將電子檔案自動分類別歸納、記錄;也可以在搜索欄輸入要找的文檔名稱，計算機會在全部檔案中搜索并且自動調出符合結果的文檔;還可以實現網上共享，這樣就不用花費時間跑到別的事業單位拿檔案，只需要在有網的環境下，利用計算機共享技術，將文檔傳送。這大大提高了事業單位的辦事效率，節省了大量時間，滿足群眾的需求。同時，也就節省了大量金錢。

二、信息技術在事業單位檔案管理中的應用

隨著信息化技術的不斷進步，在檔案管理工作中的應用越來越廣泛，并且在實踐中已經證明了信息技術的有效應用可以促進事業單位檔案管理工作的順利落實。目前，信息技術在檔案管理中的應用主要包括以下幾個方面。

1.管理系統方面。通過信息技術的合理應用，可以有效地將檔案管理系統劃分為多個模塊，包括整理與分類模塊、用戶管理模塊、網頁查詢模塊以及搜集模塊等，通過對管理系統的細分，使得管理系統更加清晰明確。

2.內容管理方面。事業單位在生產運營過程中產生了大量的重要文件，檔案管理內容也相對較多，通過信息技術的應用，可以對其進行文件的統計、匯總、存儲、共享等多項功能，從而使得對檔案的管理操作更加簡單方便。

3.檔案資料的存儲與保護方面。通過信息技術可以實現對檔案資料的永久保存，利用互聯網技術及云技術等將檔案資料上傳到固定的云端之中，并對其加以密碼保護，從而實現對檔案資料的科學管理。

三、提高信息技術在事業單位檔案管理中應用的有效措施

1、建設相關信息技術平臺

在事業單位檔案管理期間，需要建設信息技術平臺，建立專門的網站系統，根據事業單位的實際發展情況，為其提供專業的網絡服務，在靈活使用資料的情況下，更好開展信息網站的建設工作，將先進技術作為基礎，進行全面的創新，保證信息技術的應用效果，建立多元化的管理機制。在建設平臺期間，事業單位應指導技術人員對其進行合理的分析，通過先進信息技術的支持，創建現代化平臺系統，滿足信息技術的應用需求，為其后續發展奠定基礎。

2、提升管理人員專業素質水平

信息技術在事業單位檔案管理領域中應用的時候，會對管理人員操作能力提出比較高的要求，需要管理人員操作系統完成檔案管理工作，為了可以對信息技術在檔案管理領域當中的實際應用效果做出保證，需要定期組織一定數量管理人員參與到專業素質培訓當中，切實提升管理人員的系統操作能力，從而也就能夠讓檔案管理人員的日常操作向著標準化的方向轉變，對檔案管理工作的效率及質量做出一定保證，也可以讓管理隊伍的專業性得到大幅度提升，專業管理團隊實際運行的過程中，可以在發現問題之后及時使用適應性比較強的措施解決問題，將問題造成的負面影響控制在一定范圍內，促使檔案的安全性及完整性得到保證。

3、提升信息技術的應用水平

事業單位在應用信息技術開展檔案管理工作的過程中，要制定完善的控制模式，提升信息技術應用水平，保證信息化建設工作效果，全面提升辦公信息化成效。首先，需要根據實際發展需求，對資金基礎進行分析，理清技術的應用思路，制訂針對性的建設方案，保證系統的時效性與可靠性。其次，如果檔案管理部門的資金較為充足、數據量很大，就可以利用購買服務器的方式對檔案進行處理，自主建設相關檔案數據庫，以便于開展信息數據的控制工作，以此提升其穩定性，完善結構性能，發揮數據加工與提取工作優勢。如果事業單位缺乏信息技術平臺的建設資金，就可以租賃云端服務器，對檔案進行信息化管理，篩選最佳的云商，然后制定完善的管理模式。一旦云商出現問題，將會發生檔案泄露現象，因此，需要選擇一些資質水平較高的云商，以便于提升檔案管理工作效果。另外，在建設相關系統期間，還要制定多元化的管理機制，拓寬事業單位檔案管理方面的融資渠道，建立現代化的工作機制，滿足實際發展需求。

四、結語

總之，在信息化的時代下，我們應該深刻認識在事業單位檔案管理中推進信息化建設的重大意義，準確把握事業單位檔案管理工作新的時代要求，增強思想上和行動上的自覺性和主動性，從而有效提升事業單位檔案管理的效率。

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