數字化時代醫院辦公室檔案管理模式的構建研究

劉鵬

摘要：醫院辦公室檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，對醫院現代化管理理念的應用具有重要的促進作用。本文主要分析數字化時代醫院辦公室檔案管理工作的現狀問題，在此基礎上，重點探究數字化時代醫院辦公室檔案管理的先進方法，以期為醫院內部管理工作提供借鑒與參考。

關鍵詞：數字化時代;醫院辦公室;檔案管理

引言：

數字化時代，醫院檔案管理的信息化程度更高，對檔案管理人員提出了新的要求，管理人員需要利用先進的管理方式，提高檔案的現代化管理水平，以此提高管理效率。同時，在日常的管理工作中，相關人員應認識到檔案醫院辦公室檔案管理工作現狀，并尋求合理方式，促進現代化管理理念的有效落實。

一、數字化時代醫院辦公室檔案管理現狀分析

（一）檔案管理人員綜合素質

醫院辦公室的檔案管理工作相對枯燥，部分管理人員的綜合素質不夠，對日常的管理工作缺乏足夠的耐心，由此導致工作疏忽，出現管理失責的問題。數字化時代對醫院的檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理人員需要具備先進的管理技術，熟練應用現代化的管理軟件，然而，由于檔案管理人員的綜合素質能力不夠，部分人員在檔案信息化管理中，未能發揮實質性作用。

（二）醫院辦公室檔案管理模式

檔案管理中，大部分醫院的管理模式比較單一，在檔案的查詢與調用方面過多依賴人工，由此導致管理效率的下降。同時，在具體的管理工作中，由于管理模式的單一，使得檔案的錄入與保存的時效性較差，不利于醫院內部的規范化管理[1]。此外，醫院檔案管理部門并不產生直接的經濟效益，醫院管理人員對其管理模式的改善工作，未能給予足夠的重視。

（三）醫院檔案管理制度體系

數字化時代，醫院的檔案管理工作和以往具有較大不同，先進的管理形式和技術層出不窮，相關人員的職責和權利也發生了明顯變化。然而，部分醫院對辦公室檔案管理工作的制度保障體系未做出改進，使得現有的制度與數字化時代的發展要求存在較大差異，影響醫院辦公室檔案管理工作的優化發展。同時，檔案管理工作制度體系的不健全，會阻礙檔案實際管理水平的提升。

二、數字化時代醫院辦公室檔案管理模式構建思路

（一）提高檔案管理人員素質

鑒于目前醫院辦公司檔案管理人員素質較低的問題，醫院相關部門應提高重視，利用高效合理的培訓手段加強人員管理與培訓，提高檔案管理人員的工作能力。檔案管理人員是醫院辦公室方案管理的主體，對檔案真實準確錄入負有主要責任，因此，實踐培訓中，醫院管理部分應重點加強檔案管理人員的責任意識，對其精細化管理能力和責任心進行培育，以此提高醫院檔案的管理水平。檔案的收集、分類、錄入和儲存是醫院辦公室檔案管理的重要步驟，因此，實踐工作中，管理人員應對檔案進行有序化管理，強化檔案的安全管理和全面管理意識。

數字化時代，對醫院檔案管理人員提出了新的要求，檔案管理人員不僅要具備良好的道德素質，還需具備專業技術能力，對先進的辦公設備和管理技術應加強學習與應用，通過現代化的管理理念和技術方法，加強醫院辦公室檔案管理的強度，為醫院內部管理方式的信息化發展做出貢獻。管理人員的綜合素質以及專業技術能力，對醫院檔案管理的數學化模式的實現產生深遠影響，管理人員應不斷提高自身能力，以滿足新時期醫院管理工作要求。

（二）創新辦公室檔案管理模式

對醫院檔案管理模式的創新，是提高檔案管理工作效率的關鍵，也是提高醫院檔案數字化水平的重要步驟，因此，實踐工作中，醫院辦公室檔案管理人員應利用先進的技術手段，對現有的工作模式進行改進，以此促進先進檔案管理技術的實際應用。數字化技術的應用，可將醫院各部門的檔案進行集中管理與調用，以此為相關的查詢工作提供便利。辦公室檔案管理人員可利用現代化的管理技術和先進的管理理念，將辦公室有關的檔案信息，例如，人事資料、重要文件、醫院重大事件等檔案信息進行分類歸檔，以此提高檔案管理效率。

為促進醫院內部規范化管理，有效改善辦公室檔案管理模式，檔案管理人員應利用數字化技術，提高檔案分類與查詢速度，并且對相關的管理細節做出明確要求，注重改善以往工作中的不合理成分，促使醫院檔案管理工作的內部完善與調整。實踐工作中，應建立網絡應急工作模式，對信息化檔案管理中，遇到的技術問題，進行及時治理。如網絡黑客攻擊、應用軟件故障等，以此保證數字化技術應用的連續性與可靠性。此外，針對目前大部分醫院檔案管理模式單一的問題，相關部門應提高重視，善于利用數字化管理技術，改善現有的工作模式，以先進的管理技術逐漸取代人工管理，進而提高醫院辦公室檔案管理水平。

（三）健全醫院檔案管理制度

醫院辦公室檔案管理人員應充分認識到醫院檔案管理工作在數字化時代的重要性，并對現有的檔案管理制度體系進行完善，由此強化醫院內部管理水平。針對數字化時代，醫院檔案管理工作出現的新內容與創新形式，應給予足夠重視，進而全面提升醫院檔案管理的時效性，為管理工作的規范化、健全化發展提供有利條件。同時，實踐中，注重健全醫院辦公室檔案管理制度也可為管理人員的決策提供有效依據，提升檔案管理工作的科學性與合理性。

以往的檔案管理制度體系，在具體的管理工作中，取得的效果甚微，對醫院辦公室檔案的查詢、錄入、儲存和管理等環節缺乏系統且全面的規定。數字化時代，鑒于先進管理技術的應用范圍更廣，相關人員應注重健全數字化檔案管理制度體系，對數字化技術的應用、維護以及升級管理做出制度化的要求，以此提高醫院檔案管理工作的規范化。同時，建立健全現代化醫院辦公室檔案管理制度，也是加強醫院內部管理、落實精益管理理念的重要方式，相關人員應在日常的工作中，不斷發掘制度管理的優勢，以完善的制度體系和先進的技術手段，保證醫院辦公室檔案的信息化、數字化發展[2]。

結論：

綜上所述，數字化時代，醫院檔案管理人員應提高自身的綜合素質能力、應用先進的檔案管理工作模式，以此提高醫院辦公室檔案管理工作水平，為醫院內部管理的信息化發展做出貢獻，同時管理工作中，相關部門應注重完善醫院辦公室檔案管理制度，以此促進醫院檔案管理工作的科學性、有效性。

參考文獻：

[1]仲聳.數字化時代醫院辦公室檔案管理模式的構建研究[J].辦公室業務，2019（13）：58+61.

[2]張澄橙.數字化時代下醫院辦公室檔案管理模式的構建[J].信息記錄材料，2016，17（04）：82-83.