數字化檔案在檔案管理工作中的作用

李滿

摘?要：當前世界已經進入到了信息化時代，科學技術水平也在不斷提高，各行各業都在迅速發展。在信息化時代當中，企業的檔案信息越來越多，給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。因此企業應該將數字化應用在檔案管理工作中，這樣才能夠有效提高檔案管理工作的效率和質量。本文將對數字化檔案在檔案管理工作中的作用進行簡要的分析和探討。

關鍵詞：數字化;檔案管理工作

信息化時代下，企業應該將現代化信息手段應用在日常的經營管理活動當中，比如說可以在檔案管理工作中應用數字化技術，這樣才能夠促進企業更快更好的發展。傳統的檔案管理方式需要消耗很多人力，但是將數字化檔案應用在檔案管理工作中就可以實現檔案管理的信息化、智能化，提高檔案管理工作的效率和質量。

1 檔案管理的概念

檔案管理主要是對檔案進行收集、整合、保存、鑒定以及利用，檔案管理工作屬于管理性、服務性的工作，是社會管理系統當中的重要組成部分;數字化檔案指的是不改變原有檔案的所有內容，只是改變檔案的存在形式，能夠有效提升檔案信息的利用率[1]。檔案本身就是由各種信息匯集而成的，因此將原有檔案轉變為數字化檔案時應該先了解檔案當中的具體信息，并對信息進行科學合理的處理，這樣就能夠使檔案信息和社會信息融合在一起，實現檔案管理的信息化。因此，企業應該將數字化技術引進到檔案管理工作當中，充分發揮數字化檔案的作用。

2 數字化檔案在檔案管理工作中的作用

2.1 有利于使檔案管理工作更加規范和標準

將數字化檔案應用在檔案管理工作當中，有利于使檔案管理工作向規范化和標準化方向發展。想要實現數字化檔案管理模式，首先就要將原本紙質檔案的內容存儲到電腦當中，所有的檔案信息都錄入到電腦當中之后就能夠構建數字化檔案，對檔案實行電子管理。所以，檔案管理部門應該不斷提高科學技術水平，按照計劃將紙質檔案錄入到電腦里，構建電子檔案數據庫，這樣就能夠為檔案使用者提供便利。其次，檔案管理人員應該定時對檔案信息進行更新，還要及時查看檔案信息是否保存完整，這樣能夠確保檔案信息的完整性和準確性。此外，檔案管理部門還應該針對數字化檔案建立相應的制度條例，并制定完善的管理標準，這樣能夠使檔案管理工作更加規范和標準[2]。

2.2 有利于提高檔案管理的效率和質量

當今，計算機越來越普及，讓我們的生活變得更加簡單快捷，比如說我們想要查什么資料的話就可以直接在電腦上查，不用再去翻閱各種書籍，提高了我們的辦事效率和質量。同理，將數字化檔案應用在檔案管理工作當中也能夠提高檔案管理工作的效率和質量。實行數字化管理也就是通過計算機對檔案進行管理，能夠有效提高信息的處理效率。利用計算機能夠存儲大量的數字化檔案，可以節省很多空間，也不用再通過人工對檔案進行分類，減少了人工管理出現的錯誤，因此應用數字化檔案能夠提高檔案管理工作的效率和質量。

2.3 有利于降低成本

除了可以使檔案管理工作更加規范和標準、提高檔案管理工作的效率和質量之外，數字化檔案還能夠節省資源、降低成本。數字化檔案都是存儲在計算機硬盤當中的，所以不需要占用紙質資源，這不僅節省了紙質資源，也減少了空間的占用[3]。比如說，我們可以發現原來都是利用紙張來記錄和保存檔案信息的，同樣的字數可能會占用大量的紙張，但是利用數字化檔案的話就只需要一塊小小的硬盤，所以這大大減少了對紙質資源的浪費。此外，如果保存紙質檔案的話，后續的維護工作是非常麻煩的。比如說紙質檔案如果受潮或者是被蟲子咬到的話就可能會導致信息的丟失，這就需要檔案管理人員經常對紙質檔案進行維護，不然會造成一定的損失。但是數字化檔案就不存在這種問題，對數字化檔案進行維護只需要保存好硬盤并定期進行網絡升級就可以了，這就可以減少人力的消耗，大大降低了運營成本。

3 實現數字化檔案的措施

將紙質檔案變成數字化檔案有非常重要的意義，但也不是一件簡單的事情，因此應該采取一些措施實現數字化檔案。

3.1 掃描檔案

將紙質檔案轉化為數字化檔案首先就要將紙質檔案當中的信息通過掃描錄入到電腦當中，所以想要實現數字化檔案就要掃描檔案。但是這是一項非常艱巨且任務量很大的工作，所以可以選擇外包公司進行檔案的掃描。檔案通常都是具有保密性質的，因此需要選擇一些技術先進且信譽良好的外包公司，保證檔案的安全性[4]。將檔案掃描委托給外包公司可以有效減少企業的工作量，提高檔案掃描的效率和質量。

3.2 構建檔案質量管理小組

檔案的安全性以及保密性是至關重要的，因此應該構建檔案質量管理小組，明確主要責任人，并對每個成員的責任進行劃分，然后對檔案管理工作進行抽查，如果有違反規定的行為應該予以一定的懲罰。每一階段的檔案管理工作完成之后都應該及時進行審查，不要到年終的時候審查一次，這樣工作量會非常大，而且很容易出現錯誤。在審查的過程中一定要確保檔案都是合格的，然后再將檔案存儲起來，這樣才有利于提高數字化檔案的管理質量。

3.3 提升檔案信息的利用率

在完成檔案數字化建設之后，應該構建一個數字化檔案數據庫，將數字化檔案數據庫進行共享，讓企業有需要的員工都能夠通過數字化檔案數據庫查詢所需資料和信息。此外，也不要對檔案查詢進行時間以及地點的限制，要做到讓員工隨時隨地都能查詢檔案信息，這樣可以有效提升檔案信息的利用率，讓數字化檔案充分發揮作用，還能夠提高員工的工作效率，促進企業的發展。

4 結語

總之，數字化檔案在檔案管理工作中發揮著重要作用，不僅能夠提高管理水平和效率，還能夠提高檔案信息的利用率，使檔案管理工作向智能化、信息化、標準化以及規范化方向發展。因此我國企業應該不斷提高技術水平，將數字化技術引進到檔案管理工作當中，推動企業實現可持續發展。

參考文獻：

[1]佚名.數字化檔案在檔案管理工作中的作用及展望[J].現代國企研究，2018，146（20）：113.

[2]劉傳峰.淺談檔案管理中檔案的數字化處理技術[J].青春歲月，2017（3）：515.

[3]周玉敏.數字化檔案在檔案管理工作中作用及展望[J].社會科學：文摘版，2016.

[4]李潔華.檔案管理數字化的重要意義及工作重點[J].青年與社會：下，2014（5）：266.