談新時期如何體現(xiàn)實物檔案管理的價值

黃富才

摘 要：隨著信息技術的發(fā)展和組織對精神價值的不斷重視，實物檔案的管理模式也需要從傳統(tǒng)的單一化管理，走向價值的挖掘性管理，使得實物檔案對于組織而言具有較為顯著的貢獻價值。長期以來實物檔案的價值主要用于保存和展覽，其所蘊含的精神和文化價值較少地被宣傳和挖掘。基于此，本文對實物檔案管理的價值進行了分析，主要分析了實物檔案的特點、實物檔案管理存在的問題、實物檔案所蘊含的價值、以及針對實物檔案管理方面存在的問題提出了相應的解決方案，得出了相應的結論。以期這些結論能夠給組織的實物檔案管理工作提供一定的指導性建議。

關鍵詞：實物檔案;管理;保護;文化;價值

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2019）10 — 0174 — 03

1.前言

實物檔案是組織發(fā)展過程中的重要組成部分，每個組織有其自身的特點，其所館藏的實物檔案是對組織發(fā)展過程的一種記錄，它能夠代表組織發(fā)展過程中所取得的成績、組織的價值觀、組織所倡導的組織文化等，這些價值對于組織的發(fā)展而言具有重要的意義。由于實物檔案材質各異，形狀、大小、規(guī)格各不相同，實物檔案被反復提取利用的概率較高，這對實物檔案的存儲與管理提出了較高的要求，使得實物檔案管理難度偏大。同時，實物檔案的價值需要被不斷挖掘，以體現(xiàn)實物檔案對組織發(fā)展的相關貢獻，這便進一步增加了實物檔案的管理難度。對此本文針對提升實物檔案的管理價值進行了研究，所研究的結論對組織提升實物檔案的價值具有一定的理論和現(xiàn)實價值。

2.實物檔案的特點概述

實物檔案對組織的歷史具有十分重要的紀念價值。通常情況下，一個組織的獎杯、獎旗、證書、領導題詞、舊公章、相關照片字畫等都屬于實物檔案。這些實物檔案記錄了一個組織在歷史發(fā)展過程中所出現(xiàn)的經驗和智慧結晶、所沉淀下來的價值觀、以及發(fā)展過程中的階段性成果等。同時，實物檔案除了以上這些實物外，部分組織還存在與該組織行業(yè)特點有顯著關系的物品，被組織館藏為實物檔案。例如，鐵路部門的實物檔案包括具有組織特定意義的紀念車票、具有時代特征的制服、鐵路路徽、銘牌標志、調車信號燈、鋼軌、四代牽引力動力機車等，而部分電子企業(yè)的實物檔案包括他們生產的第一代產品樣本、具有時代特征的電子產品等。這些實物檔案形態(tài)各異、材質不同、大小不一，對這些實物檔案的館藏需要根據(jù)各個實物檔案的特性和館藏條件進行針對性的保存〔1〕。

3.實物檔案管理存在的問題

3.1實物檔案收集歸檔不規(guī)范

組織的實物檔案在收集歸檔之前往往分散在各個部門中，目前這些檔案的收集、登記、保管、歸檔等過程的無序管理問題較為突出。例如，部分錦旗懸掛在相關部門的墻壁上;部分獎杯或證書放在相關部門的展覽柜上;部分獎杯或證書歸入檔案管理部門后，仍然堆積在檔案柜里，未對這些實物檔案按照相關標準進行分類管理;部分具有館藏價值的儀器設備、工具、模型等也未按照標準和要求存在在相關地方，也未按照要求進行保護。這些實物檔案的收集和歸檔過程較不規(guī)范，使得這些實物檔案易出現(xiàn)丟失、毀壞等問題。組織中對實物檔案的收集和歸檔需進行規(guī)范化管理，是組織當前需要解決的問題之一〔2〕。

3.2實物檔案的利用率較低

由于實物檔案的收集歸檔缺乏制度保障，使得實物檔案的利用率偏低，其自身的價值難以充分體現(xiàn)出來。實物檔案在收集及保管方面存在諸多不規(guī)范化問題，部分實物檔案被存入檔案后，長期閑置在檔案柜中，這些實物檔案的價值和意義也難以被相關使用人挖掘。例如，組織在某些活動中所獲得的獎杯、具有紀念意義的錦旗、一些紀念冊或磨具等，這些具有館藏價值的實物檔案進入檔案室后，大多實物檔案的價值主要在于陳列與展覽，更多實物檔案的價值未被充分體現(xiàn)，從而也無法讓實物檔案的管理水平獲得更多硬件或軟件資源的支持，也無法讓相關部門重視實物檔案的管理，這不利于實物檔案的管理水平與時俱進地獲得提升〔3〕。

3.3實物檔案保存難度較大

實物檔案作為記錄組織各項社會活動和工作歷史的重要載體，其真實地反映了組織在其發(fā)展歷史中所獲得的成績和沉淀的價值觀。因此，完好地保存實物檔案對于組織而言具有十分重大的意義。實物檔案不同于紙質化或電子化檔案，其是由各種不同的材質構成，形式復雜多樣，形狀、規(guī)格、大小各異，例如部分實物檔案由水晶、玻璃、金屬、塑料、石膏、陶瓷、紙質、布料等組成〔4〕，部分實物檔案由石頭、木頭、動植物標本等組成，同時不同金屬、不同木料等的活性不同，其所需要儲存的濕度、溫度、光線不同。另外部分實物檔案的形狀較大需要較大的保存空間，而部分實物檔案易損壞，備份難度也較大。這對組織保管實物檔案提出了較高的要求，使得實物檔案在實際的管理工作中存在諸多問題，對實物檔案的保護措施仍需要進一步完善。

3.4實物檔案管理人員專業(yè)素質不足

長期以來，實物檔案的管理主要以儲存在相關檔案室為主，工作相對簡單，因此組織的實物檔案的管理工作主要由組織的其他崗位的人兼職，或者由非專業(yè)人士擔任，檔案工作者自身對實物檔案的專業(yè)知識不足，管理意識也較為薄弱。隨著實物檔案的價值不斷被挖掘和提升，實物檔案的管理工作也需要更為專業(yè)的人士擔任。當前，實物檔案管理工作存在工作環(huán)節(jié)重復性問題，實物檔案的管理載體眾多，且其分類也日趨細化，個性化和針對性管理工作均需要大量的重復勞動，這種大量的重復性勞動需要更為專業(yè)的復合型人才才能勝任。同時，為了不斷提高實物檔案的管理效率，實物檔案管理工作需要不斷滿足業(yè)務需求、模塊化設計、網絡技術等要求，這也需要實物檔案管理人員的專業(yè)素質不斷提升，以適應新時代實物檔案的管理要求。

4.實物檔案的價值分析

4.1組織價值觀的沉淀

隨著組織的不斷發(fā)展，組織也具有自身的發(fā)展特點，這些特點會由具有代表性的實物記錄下來，實物檔案是一個組織發(fā)展的物質成果和精神活動狀態(tài)，對組織的價值觀沉淀具有重要的作用。組織在發(fā)展的過程中，因為各種需要，可能會參加各種活動，在活動中獲得某種獎項，這些獎項對于組織而言具有重要的認可價值，是對組織該階段發(fā)展成績的肯定，對組織而言具有重要的收藏價值。隨著組織的進一步發(fā)展，組織所獲得的獎項、錦旗、證書、牌匾等實物檔案數(shù)量越來越多，這些實物檔案均代表著組織被公眾認可的價值，其也代表了組織的一種價值方向，這種價值方向隨著時間的沉淀會形成一種較為顯著的精神和價值觀，例如組織長期做公益事業(yè)所獲得的證書、獎杯等，或組織長期參加具有創(chuàng)新意義的活動等，這些獎項能夠代表組織具有慈善、公益、創(chuàng)新等價值觀，它在長期的沉淀中會給組織形成一種穩(wěn)定的、清晰的價值觀。