論街道辦事處檔案管理信息化建設

吝玲

摘要：加快我國街道社區檔案管理信息化建設，是街道檔案工作的當務之急。以“互聯網+檔案”的新思維來實施街道檔案的信息化建設，可以大大提高檔案管理的質量和效率，街道辦事處要圍繞“檔案信息資源、信息傳遞網絡、信息軟件技術、信息硬件設備和信息化法規標準”等五大基本要素投入人力物力和財力，與辦公自動化系統同步建設，建立網絡服務平臺，向公民和社會提供信息服務。

關鍵詞：街道辦事處;檔案管理;信息化建設;服務平臺;同步建設

近年來，我國各個地方城市街道辦事處在黨和政府各項大政方針和戰略部署的指導下，努力跟上新時代政治經濟和科技發展的前進步伐，加大了街道基礎建設力度，在各方面有了長足的進步，但在檔案管理信息化建設方面還存在很大差距，檔案的共享、交流與合作方面明顯滯后于全國檔案管理水平。因此，加快我國街道社區檔案管理信息化建設，是街道檔案工作的當務之急。

一、什么是檔案管理信息化

互聯網時代的到來，使檔案管理信息化從幻想變成了現實。檔案管理信息化，就是基于互聯網的“大數據”特征，建立起一個專門為檔案管理服務的信息化系統，將數字技術應用于檔案的收集、編制、存儲、查找、檢索、傳輸、開發利用的各個環節，改變傳統紙質、影像、實物檔案管理手段，實現檔案信息資源數字化，存儲集成化，傳遞網絡化，開發利用智能化。檔案管理信息化具備“檔案信息資源、信息傳遞網絡、信息軟件技術、信息硬件設備和信息化法規標準”等五大基本要素。通過檔案管理的信息化建設，各個單位可以把自己掌握的信息與全國同類單位和省市地方乃至國家檔案館的互通交流和共享。

檔案管理信息化的優勢：一是速度快。它以電子計算機為工具，在檔案資料的收集整理、目錄編制和查詢檢索過程中，檔案信息在電腦上經數字化處理，可以迅速地整序、分類、排列和全文自動檢索。二是宜儲存。互聯網的“云計算”特征使得檔案資料實現了加密集成化的永久保存。極大地提升了檔案信息的高密度存儲量。三是抗破壞。在檔案信息管理系統中，可以借助墻技術、攻擊檢測技術和數據恢復技術等強大的軟件對檔案實施加密和權限管控，從技術上保證檔案信息的電子檔案安全和保密。防控和阻止黑客的入侵、病毒的泛濫等網絡事故的發生。

二、街道檔案管理信息化建設的意義

我國進入新時代中國特色社會主義建設時期，社會經濟高質量發展，科學技術高速度進步，互聯網空前普及，信息技術高度發達，“互聯網+”已經成為創新發展各項建設事業的強大驅動力量。“互聯網+檔案”使檔案行業在管理手段、開發利用等方面取得了前所未有的新成就，國家各級專業檔案館室均已實現了存檔查閱和開發利用的信息化和標準化，極大地提升了我國新時代檔案事業的現代化水平。跟上國家檔案管理發展的步伐，實現與全國檔案信息的同步溝通，以“互聯網+檔案”的新思維來實施街道檔案的信息化建設，可以使多年沉寂的街道檔案事業插上一雙互聯網的翅膀，大大提高檔案管理的質量和效率，對于推進街道居民事業的建設與發展具有十分重要的現實和長遠意義。

三、街道辦事處檔案信息化建設的實施

街道辦事處實施檔案信息化建設的具體作法，就是圍繞“檔案信息資源、信息傳遞網絡、信息軟件技術、信息硬件設備和信息化法規標準”等五大基本要素投入人力物力和財力。

1、制定檔案信息化建設規劃。檔案信息化建設是一個涉及到方方面面的系統工程，應該以服從辦事處的整體發展戰略、協調管理部門關系、服務街道社區居民事業為出發點，深入調查研究，嚴格科學論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規劃及近期計劃。

2、與辦公系統同步建設。檔案信息化建設應當與本單位公文管理、辦公自動化系統和信息中心同步建設，形成相互支持的內部網絡。實現檔案室與辦事處領導及各管理部門以及社區居民委員會和服務平臺的網絡連接，各項數據從調查制表和文字材料起草到領導閱示簽發，到職能部分和有關社區承辦，以及歸檔、建檔，都是在計算機上處理和網上流轉，與無紙化辦公無縫銜接。

3、檔案信息資源數字化。信息資源的數字化是檔案信息化建設的重要的前提，把存檔的物質載體加工轉化成數字化的信息，建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫。具體做法，一是在日常工作中形成的文字版公文以及電子版、形象資料通過數字化處理轉化成數字檔案存檔。二是對于原藏各種介質載體的檔案，選取重點且符合條件的檔案進行數字化處理。三是對于上級或兄弟單位傳遞的各種介質的公文及文字材料，在使用解密后轉化成為數字檔案。

4、建立檔案網站服務平臺。辦事處承擔著為社會服務的職能，在政策允許的前提下，要建立檔案信息網站服務平臺，積極利用所藏檔案信息為社會提供信息服務。可與民生網、咨政網等網站并網，以信息互補的方式向公民和社會提供信息服務。

5、檔案信息化的規范化和標準化。規范化、標準化是保證檔案信息網絡數據正常運行的基本條件，檔案管理信息化網絡的建設，必須執行國家標準，遵循地區信息網絡管理規范。在技術規范上，對數據庫結構和格式等作出統一的規定，對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范。以此實現檔案信息在全國及地區網絡傳輸解碼中做到統一格式，數據共享，避免因軟、硬件、文檔格式的不同，造成的數據無法轉換解碼或者不能讀取的網絡障礙。

參考文獻：

[1]史向云.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].內蒙古師范大學學報（哲學社會科學版），2015 （5）：166-168.

[2]陳濤.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].赤子（上中旬），2015 （7）：144.