加強人事檔案管理促進醫院人力資源可持續發展

李兆凱

摘要：在人才興國、人才興業的發展氛圍內，醫院的人才儲備以及人事檔案管理也得到了加強，其中人事檔案管理是醫院人力資源管理改革創新和人事調動的重要組成部分，人事檔案管理是一項整體結合、聯系密集的工作，也是促進醫院人力資源可持續發展的重要途經。

關鍵詞：人事檔案管理;人力資源;可持續發展

醫院人事檔案管理工作不僅對在編、外編、退休人員的管理有重要作用，還對醫院管理層做人事決策有重要的信息支持作用。一份科學人事檔案中要真實可靠地展現醫院職工的個人簡歷、學習工作經歷、學術科研水平、在校和工作中的獎懲情況、工資發放狀況以及個人家庭情況等重要信息，這些信息除了展現個人努力和水平還與個人工資待遇、職稱晉升、組織關系有著緊密聯系。醫院人事檔案管理的人力信息是人力資源合理配置的重要組成部分，也是醫院管理層人員安排的重要信息依據。因此，加強人事檔案管理是醫院的一項重要工作，我們要重視人事檔案工作，及時掌握人事檔案管理狀況，及時有效進行檔案信息分析整理，改革創新人力資源管理制度和人事檔案管理制度。

一、轉變人事檔案管理工作理念，加強醫院人事檔案基礎設施建設

醫院現在的人事檔案管理工作缺乏一定的重視，存在人事檔案缺失、人事信息不及時、檔案管理人員素質低等問題，如何解決這些問題是醫院的重點工作，醫院第一個工作要做的是轉變人事檔案管理工作理念，提高對人事檔案管理工作的相關重視，重視人事檔案管理的宣傳，從以往的輕視到重視檔案管理工作，要充分利用醫院各種可用資源，在宣傳欄、院報、醫院網站等處進行人事檔案管理相關知識和工作的宣傳，從而轉變全院人員對人事檔案管理工作的新理解，醫院管理層也應該加大對人事檔案管理的重視和行為力度，不斷提高醫院人事檔案管理的工作質量。其次加強醫院人事檔案基礎設施建設，保證人事檔案管理工作的順利開展。第一，創建獨立檔案室，配備人事檔案設備，現在人事檔案分紙質檔案和電子檔案兩部分，紙質檔案具有易腐、易潮、易燃燒的特點，所以人事檔案室要配備專業檔案設備，確保人事檔案的存放和保管。第二，在檔案室設立專門的人事工作間，并且配備電腦、掃描儀、打印機、復印機等硬件設施。第三，建立高素質、高能力、經驗豐富的人事檔案管理員隊伍，可以組成由院長為首、紀委為督導、人事科科長為指導的人事檔案管理隊伍，用行動提高醫院管理層對人事檔案管理的關注，并且加大對人事檔案的管理力度，不斷全面提升人事檔案管理人員的專業素質和專業技能，人事檔案工作人員不是醫生那種備受關注的人員而是一個幕后建設隊伍，正因為如此人事檔案管理工作才變成沒有技術含量的機械勞動，這對檔案工作人員的心理素質提出了更高的要求，人事檔案工作人員要樹立正確的世界觀、價值觀、人生觀，堅定思想方向，平衡積極心態，積極投身檔案管理工作中。

二、科學分析檔案信息，建立醫院人才儲備庫

人事檔案能為人力資源工作提供有價值的人員信息，還能為人才選拔、人才晉升提供重要的參考信息，人事檔案管理部門及時了解并記錄人事檔案信息，然后利用掌握的人事檔案信息，建立醫院的人才儲備庫，為管理層選拔、使用和培養人才提供信息和數據服務，建立和完善人力資源管理制度和人事檔案管理制度，促進選拔人才、任用人才、儲備人才、培養人才、管理人才的管理。人事檔案為醫院人才資源的儲備提供了重要信息，一份完整可靠的人事檔案，可以為一個醫務人員提供較為全面的個人信息，為今后的發展提供重要的人力資源信息與材料依據。另一方面人事檔案管理人員科學分析人事檔案，實現醫院人力資源規劃，人力資源規劃是一個對醫院人員流動進行動態預測和決策的過程，是現代醫院人力資源科學配置的基礎性工作和前提條件，人事檔案管理部門應當就醫院工作人員檔案進行科學合理的信息分析，整理有效信息進行個人資源配置，進而做出相應的人力資源規劃，這樣的人力資源規劃在人力資源管理中具有重要的發展和協調作用。人事檔案部門除了檔案的管理還有分析醫院人力資源前景需求和醫院定期招聘計劃和崗位考核計劃，合理配置人力資源，科學儲備人力資源。這樣的人事檔案管理工作的開展能有效促進人力資源的資源整合調整，促進醫院有效人力資源的可持續發展。

三、制定員工培訓發展計劃，推進人力資源儲備

現在醫院的人事管理工作大部分由醫院內部文職類工作人員進行，這樣就導致了檔案管理人員專業檔案管理知識欠缺，專業檔案管理能力不足，因此人事部門要制定人事檔案管理人員培訓發展計劃。檔案管理人員的知識素質、工作經驗和工作技能是檔案工作的重要組成部分，人力資源部門對人事檔案信息進行分類總結分析，發現人才發展獨有的特點和工作規律和能力，以員工為發展主體，采取多元化的人才培訓計劃，通過對員工個人的研究以及能力分析，能為制定多元化的人才培訓發展計劃提供材料和數據依據。有利于高效識別人才、培養人才。同時對人才進行檔案管理職能分工培養，針對每個人才的特點分配合適的職能培訓，有目的、有針對性地制定培訓發展計劃，利用多樣化的教育培訓方式激發人才學習積極性和主動性，不僅要組織人才進行全面的政治思想教育學習、專業工作人員再教育、專業工作人員實踐操作演練及工作相關制度和規定的規范化學習還要進行人才綜合素質教育的培訓，推動人力資源儲備，促進人事檔案工作的順利開展。

四、引進高科技信息系統，建立人事檔案信息管理系統

經濟的快速發展使醫院的發展規模逐漸擴大，競爭壓力逐漸加大，現代化的經營管理模式的創新和變革，使得越來越多的醫院工作者認識到醫院人事檔案管理工作的不可忽視性和改革緊迫性，醫院重視人事檔案管理首先醫院管理層立足于醫院的實際情況，分析醫院人事檔案工作的優劣勢，利用現代信息技術構建合理科學的檔案信息管理系統，人事檔案信息管理系統的建立和推進不僅能夠整合醫院人事檔案信息資源，實現電子信息化，還能幫助人事檔案管理人員更高效地開展工作，提高工作效率，為人事檔案管理工作提供很好的助力作用，在信息系統實踐過程中，應該進行相關人員技術培訓和指導，使相關的工作人員能夠有效使用信息化系統，提高計算機操作和應用能力，快速高效地實現人事檔案信息自主查詢及時變更，實現電子化檔案信息儲備和反饋，不僅能夠降低成本支出還能節省檔案管理人員信息查詢、整理、分析時間，從而實現醫院人事檔案信息的及時性、便利性、準確性與完善性，實現醫院的人力資源可持續發展。

綜上所述，醫院在醫療行業競爭中要想取得長遠的發展就應當加強人事檔案管理工作，從基礎人才選拔、專業人才培訓、調動和晉升人才等工作出發，逐步改革創新人力資源管理制度，采取科學高效的人事管理模式，推進人事檔案管理，創新人事檔案管理方式，實現信息化、高效化、人性化的現代醫院檔案管理模式，促進醫院人力資源的可持續發展。

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（作者單位：濮陽市第三人民醫院）