現(xiàn)代檔案管理工作中的方法創(chuàng)新與對策

吳蘆鳳

摘? 要：我國的檔案管理工作面臨著一些不良問題，尤其在信息化、智能化技術高速發(fā)展的社會環(huán)境下值得提出來進行分析和探討。本文從對檔案管理工作的重視程度不高、規(guī)范意識不強，專業(yè)化、信息化程度不高等方面的問題進行相關論述。從檔案管理工作理念的創(chuàng)新、技術手段的現(xiàn)代化、管理制度的完善、人員的專業(yè)化培養(yǎng)等方面提出現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的策略。

關鍵詞：現(xiàn)代檔案管理;問題;工作方法;創(chuàng)新

引言：

檔案管理是我國企事業(yè)單位行政管理機構中必不可少的組成部分。隨著社會現(xiàn)代化、信息化、技術化的發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理工作呈現(xiàn)出新的發(fā)展趨勢，其無紙化管理、精細化管理、高效化管理的方向對各行業(yè)領域的工作都發(fā)揮著重要的作用。本文主要以現(xiàn)代化、信息化的視角對當前檔案管理工作中現(xiàn)存的問題進行分析，對加強檔案管理工作的改革與創(chuàng)新提出一些相關的工作建議和對策。

一、現(xiàn)代檔案管理工作需要剖析面臨的現(xiàn)狀問題

（一）對檔案管理工作的重視程度不高

檔案管理工作一般來說都屬于企事業(yè)等單位行政后勤部門的管理范疇，從單位組織架構來看有的設置在機要辦公室內(nèi)，有的設置在專門的檔案管理辦公室內(nèi)，有的設置在綜合辦公室內(nèi)。

不論檔案管理工作歸屬哪個部門都難以避免此項工作根本得不到重視的現(xiàn)實。從事檔案管理工作的人員常常也被誤認為是沒有工作能力，無處被安放甚至是可有可無的員工。畢竟檔案管理工作與企業(yè)或單位經(jīng)濟價值的產(chǎn)生不直接掛鉤，所以領導一般來說對該項工作的關注力極少[1]。

（二）檔案管理工作的規(guī)范意識不強

目前的檔案管理工作在制度管理、規(guī)范管理方面做得還遠遠不夠，有的企事業(yè)單位中不但沒有建立檔案管理相關制度，而且沒有設立專門的存放檔案的處所，導致人事、財務、業(yè)務等各類檔案魚龍混雜、堆放無序，遇到需要查閱檔案資料時經(jīng)常像無頭蒼蠅到處亂撞，無不嚴重影響工作質量和效率。

另外，由于缺乏規(guī)范的管理意識和制度，導致在這種無序狀態(tài)下的檔案很容易出現(xiàn)丟失、缺頁少碼的現(xiàn)象，對企事業(yè)單位的完整性、體系性建設和發(fā)展帶來非常嚴重的不良影響。

（三）檔案管理工作的專業(yè)性、信息化程度不高

現(xiàn)代社會信息化發(fā)展迅速，檔案管理工作也逐漸向無紙化、信息化、智能化的方向發(fā)展。然而現(xiàn)在仍有不少企事業(yè)單位在檔案管理工作中依然采用傳統(tǒng)的手寫、記錄式的管理模式，管理設施、設備落后、陳舊，有的紙質檔案因年代久遠保存不當已經(jīng)出現(xiàn)潰爛、字跡模糊等現(xiàn)象。

有的企事業(yè)單位的檔案管理辦公室連計算機都沒有配置，更談不上信息化管理平臺系統(tǒng)的建立和完善，與當前信息化社會的發(fā)展背道而馳。

二、現(xiàn)代檔案管理工作改革創(chuàng)新的對策探討

（一）檔案管理工作理念的創(chuàng)新

過去檔案管理被認為是比較簡單的、次要的工作內(nèi)容，與企事業(yè)單位的經(jīng)濟效益無關，能發(fā)揮的有效作用也很微不足道。實際上檔案管理部門掌握著一個單位的歷史、文化沿革，記錄著一個單位某個特定時期的重要信息，是一個單位重要的資料、信息儲存地，更是寶貴的資源財富聚集地。

因此，檔案管理工作的理念需要不斷創(chuàng)新，工作思路需要不斷得到轉變，要讓從事檔案管理的工作人員擺正工作心態(tài)，認真、謹慎的對待檔案管理工作，而不是得過且過，把檔案管理工作當作混日子的崗位。

（二）檔案管理工作的技術手段現(xiàn)代化

隨著信息化社會的發(fā)展，檔案管理工作也要加強信息技術管理手段的更新，適應時代的發(fā)展需求。在日常的檔案管理工作中管理人員要對所有檔案按照類別、名稱、時間等進行分類化整理、存放，利用計算機軟件程序進行電子文檔記錄、電子掃描、刻錄光盤等備份存檔。

為加強檔案管理工作發(fā)揮其有效價值管理人員還需要搭建檔案公共管理平臺，把能夠公開的信息檔案資料上傳到公共平臺上，供各個部門的工作人員隨時查閱、利用，讓各個部門獲得資源共享。加強各個部門之間的協(xié)調、互助、配合、溝通，提高各個部門的工作效率。

（三）檔案管理工作制度的更新與完善

針對日常檔案管理工作有序推進需要建立并完善檔案管理工作制度，要有科學、長遠的檔案管理規(guī)劃，且每年年初應與業(yè)務工作一樣對檔案管理工作定制出合理、適當?shù)臋n案管理目標。

在檔案的查閱、借閱、歸還等方面要有具體的、行之有效的管理措施，在檔案的信息化管理、信息數(shù)據(jù)更新方面要有明確的更新時速規(guī)定。要將檔案管理工作內(nèi)容納入部門績效考核評價內(nèi)容的范疇，與員工的績效考核工資進行掛鉤，保障檔案管理各項工作的執(zhí)行力度[2]。

（四）檔案管理人員專業(yè)化、技能化的培養(yǎng)

過去有部分檔案管理工作一般安排的是工作能力差、年紀大、勝任不了業(yè)務工作的“弱勢群體”承擔，殊不知這樣的安排削弱了工作人員的工作積極性，在檔案管理崗位上混日子更耽誤了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

現(xiàn)代檔案管理需要招聘檔案相關專業(yè)的人才勝任檔案管理崗位。在這個崗位上的管理人員要加強計算機信息技術的學習，有效的利用和開發(fā)檔案的功能和價值，發(fā)揮其查閱性、權威性、舉證性等價值作用[3]。各個企事業(yè)單位還要注重檔案管理人員的培養(yǎng)，加強專業(yè)化、技能化方面的培訓和學習，儲備檔案管理后備人才。

三、結束語

綜上所述，隨著工作現(xiàn)代化管理進程給各個領域的檔案管理工作帶來發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。檔案管理人員要正確面對工作中的改革與創(chuàng)新，用積極、正面、進取的心態(tài)投入到日常管理工作中，要客觀、謹慎、全面的看待檔案管理工作中存在的各種問題，利用現(xiàn)代信息技術努力解決發(fā)展中的矛盾與難題，不斷提高我國檔案管理工作的效率和質量。

參考文獻

[1]? 蓋睿.現(xiàn)代檔案管理工作中的方法創(chuàng)新與對策[J].商品與質量，2017（16）.

[2]? 宋斌玉，崔敏，馬中青.淺談檔案管理工作中存在的問題與對策[J].現(xiàn)代國企研究，2016，No.82（04）：164.

[3]? 孫薇.現(xiàn)代檔案管理工作中的方法創(chuàng)新與對策[J].科技展望，2017，27（14）.