談如何做好醫(yī)院檔案管理工作

周彥東

醫(yī)院是醫(yī)療服務機構，與百姓的生活息息相關，醫(yī)院在運行管理中，形成了各種門類的檔案，比如，人事檔案、文書檔案、音像檔案、科技檔案等，是醫(yī)院的寶貴財富。隨著醫(yī)院管理的科學化、規(guī)范化、信息化步伐的加快，檔案管理必須緊跟醫(yī)院管理的步伐及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，管好用好檔案，這關系到人民群眾的健康和醫(yī)學科學的發(fā)展。

一、檔案管理現(xiàn)狀

近年來，衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)得到蓬勃發(fā)展，特別是新醫(yī)改方案的實施，醫(yī)院管理的重點是不斷提高醫(yī)療技術水平，改善醫(yī)療環(huán)境條件，為病人提供優(yōu)質的服務。

1、對檔案的重視程度不夠。在醫(yī)院管理工作作中領導往往把精力用到醫(yī)院建設與發(fā)展、先進尖端設備購置、醫(yī)護隊伍建設和服務質量的提高等方面，沒有把檔案管理提高到是記錄醫(yī)院歷史的載體、是醫(yī)院文化的重要載體的高度去認識。由于對檔案工作的認識缺乏高度，在人員配備方面也是重醫(yī)療隊伍建設、輕檔案管理人員的配備，即便配備了人員，也是不能勝任一線的老弱病殘的醫(yī)護人員，他們缺少檔案管理知識，不懂檔案管理學，靠單位人員的言傳身教管理檔案，使檔案管理處于低水平。

2、檔案管理現(xiàn)代化建設步伐緩慢。經濟效益的不斷提升，醫(yī)院得到了又好又快發(fā)展，建筑面積、設施設備、醫(yī)護人員素質層次都得到了很大提高，可以說醫(yī)院的管理基本實現(xiàn)了現(xiàn)代化。可是檔案管檔案管理仍然處在建院初期的水平，檔案資料以紙質為主，檔案資料的計算機信息化管理處于起步階段，檔案管理與醫(yī)院的發(fā)展不相協(xié)調。

3、檔案管理一體化格局有待完善。管理機構不健全，管理職能不明確。醫(yī)院辦公室只負責黨、政、工、團、婦等方面的文書檔案、科技檔案、部分實物檔案、音像檔案等，基建工程檔案、財務會計檔案、醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務部門管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局，尚未形成集中統(tǒng)一的檔案資料管理體系

4、信息化建設有待于進一步提升。信息社會的飛速發(fā)展，醫(yī)院對疾病的檢驗、檢查已經實現(xiàn)了數(shù)字化和電子信息化。但是，醫(yī)院檔案管理沒有跟上時代發(fā)展步伐，缺少計算機信息化管理人員，計算機及網(wǎng)絡技術管理的檔案資料少，檢索手段落后，基本還停留在手工收集、檢索階段，沒有實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的信息化管理模式，信息量小，不利于檔案的開發(fā)利用。

二、對策與建議

醫(yī)院的檔案管理工作要順應時代發(fā)展的潮流，要適應醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化和社會醫(yī)療保險制度不斷健全的要求，加強和規(guī)范醫(yī)院的檔案管理，促進醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務。

1、協(xié)同管理和共同發(fā)展。鑒于目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實，成立醫(yī)院信息管理部門勢在必行。信息管理部門統(tǒng)一管理醫(yī)院的檔案和信息資料，對全院醫(yī)療科室 門診、財務、行政各部門的載體檔案實行集中統(tǒng)一管理，并對醫(yī)院各職能部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導、檢查，對全院各職能部門統(tǒng)一進行信息的收集、整理、保管、加工、統(tǒng)計和提供信息使用服務，促進醫(yī)院檔案信息管理整體水平的提高

2、抓好專業(yè)人員培訓。克服檔案工作無關緊要的思想，注重抓好檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強、具有檔案管理專業(yè)知識的員工加人檔案管理工作中。同時，加強對現(xiàn)有檔案人員的培訓使他們熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，掌握檔案管理原則和方法，提高工作效率和管理質量。鼓勵他們繼續(xù)學習不斷創(chuàng)新，緊跟新時代步伐并適度超前，為醫(yī)院發(fā)展提供強大的資源支持。

3、建立和完善規(guī)章制度。醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度能夠保障檔案管理工作科學有序地進行。醫(yī)院和醫(yī)院的檔案管理部門是檔案管理制度的制定者和執(zhí)行者，制定的制度對領導、檔案工作人員、檔案使用人員具有指導約束作用，能夠克服工作的隨意性，保證檔案管理工作不受人的好惡影響。制度的建立使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實可行的依據(jù)，是及時做好資料的收集、審核、完善 整理、歸檔、移交等方面工作的保障。只有以制度作保障，醫(yī)院的檔案工作才會扎實有效地做好。

4、重視文書檔案數(shù)字化管理。建院以來產生的大量各種門類檔案資料需要永久、長期保留的檔案，隨著時間的增長，面臨著變質褪色失效等管理難題。同時，為了挖掘醫(yī)院文化，方便醫(yī)院科研和查閱，對紙質檔案材料、音像檔案、實物檔案進行數(shù)字化轉換，就會成為醫(yī)院的寶貴資源，得到永久的保護。

5、實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理是必然趨勢，檔案實現(xiàn)數(shù)字化，為實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化管理提供了有利條件。檔案實行信息化以后，服務對象可以通過醫(yī)院的信息查詢系統(tǒng)，按照權限獲取檔案資料，保護了檔案原件，節(jié)省時間，提高利用效率，擴大了利用范圍。通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)進行查詢調閱，從封閉式轉變?yōu)殚_放式管理，實行計算機網(wǎng)絡化管理，才能真實體現(xiàn)出醫(yī)院檔案的價值，為醫(yī)院的醫(yī)、護、教、研和管理服務。

總之，要通過多種方式、全方位、多渠道加大宣傳力度，提升全院干部職工的整體檔案意識，做好醫(yī)療檔案平時的收集、整理、開發(fā)利用等管理工作，提高現(xiàn)代化管理水平，不斷加強醫(yī)院的檔案建設，推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展。