檔案智能管理的特點與智能服務模式分析

師寶玉

摘? 要：本文通過對智能管理與智能信息服務特點分析，闡釋了檔案智能信息服務模式，為建立廣覆蓋、多樣化、多途徑的檔案智能信息服務體系，實現檔案信息化帶來的智慧服務和個性化服務提出了建設性意見。

關鍵詞：智慧檔案館;檔案智能管理;智能信息服務;智慧服務模式

1 檔案智能管理系統的特點分析

檔案智能管理與服務體系主要由檔案館智能管理系統、檔案館智能分析系統和檔案館智能服務系統三部分組成。

智能管理系統具有數字化、及時性和保密性特點;智能分析系統具有用戶拓展、資源數據化、服務分布化和服務便捷化特點;智能服務系統具有人性化和個性化設計特點。

1.1 檔案館智能管理系統

1.1.1 檔案管理的數字化。在檔案數字化基礎上進一步進行數據化資源建設，可以更好地與全社會信息技術應用的實際工作面相對接，更好地適應不同類型、不同背景、不同年齡、不同地區的用戶需求，以更加智能的技術和方法適應大眾的使用習慣，為個性化檔案信息服務打下智能化的信息資源基礎。

1.1.2 檔案管理的及時性。檔案管理的及時性，就是要求在檔案數據化各單元運作時，能夠迅速將數據傳輸并導入中心數據庫，同時高效率地對檔案信息進行數據采集、數據篩選和數據挖掘。

1.1.3 檔案管理的保密性。檔案的管理屬于涉密性質的工作，在檔案數據庫整合過程中，要嚴守涉密工作規程，對檔案內容進行安全保密處置。這要求在檔案館智能管理系統研發和選型之初，先期建立完備的涉密工作流程，確保檔案數據的安全性。

1.2 檔案館智能分析系統

1.2.1 智能檔案用戶的擴展。數字化使檔案內容無限復制成為可能，同一個文檔可以同時滿足泛在用戶同時在線利用。

這就突破傳統意義的檔案查詢模式，變實體檔案管理為數字檔案管理，服務的受眾和服務的載體都實現了數量和種類的拓展。

1.2.2 智能檔案資源數據化。檔案資源的數據化不是簡單地將檔案材料數字化，而是通過光學識別技術等智能化手段將文檔變成矢量管理的數據，便于智能數據挖掘和數據整合。

檔案工作不再只是針對實體檔案內容，而是更多地基于數字檔案內容，利于檔案信息的網絡化智能管理。

1.2.3 智能檔案服務分布化。傳統檔案服務一對一服務，效率偏低和有地域性限制。網絡化和分布化的檔案智能服務，能夠實現一對多服務，具有多元服務優勢。

1.2.4 智能檔案服務便捷化。智慧檔案館在檔案資源存儲與調閱方面具有先進智能的設備和技術手段，具有庫房智能控制、信息存取便捷、服務能力強化等特點。

1.3 檔案館智能服務系統。檔案館智能服務系統的重要特點是體現人性化和個性化服務。在系統建設過程中，需要夯實檔案數據資源組織和管理的智能化基礎，包括智能化軟硬件環境的搭建、管理機制體制的智能化升級以及知識挖掘和數據分析等智能技術的集成、用戶資源智能感知與人性化服務體系的構建等。圍繞檔案館智能服務系統的人性化和個性化服務需求，適應智慧社會發展需要，逐步完善檔案智慧服務平臺，有效開展檔案智慧服務，不斷提升智慧檔案館的影響力和服務能力。

2 檔案智能服務發展模式分析

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》強調檔案部門應積極應對新技術、新業態、新模式發展對檔案工作的要求和影響，創新智能檔案管理理念和管理模式。

為此，通過檔案智能信息服務模式建構，可使檔案服務智能化，使需求分析、信息傳播和檔案利用更加精準、便捷和高效。[1]

2.1 檔案智慧信息服務的環境。在智慧社會建設的進程中，物聯網、大數據、云計算、人工智能等技術不斷成熟和深入應用，為智慧檔案館的智能信息服務和檔案智慧信息服務打下了扎實的技術基礎和應用基礎。

部分專家提出的“大檔案觀”和“大智慧觀”在技術和應用不斷成熟的環境中已經逐步成為現實的場景。檔案智慧信息服務就是在這種智能技術和應用的支撐下，所實現的以用戶需求為中心的檔案知識服務。

可以說檔案智慧信息服務更具有信息技術的支撐性、供需交互的靈活性、需求響應的快速性、內容資源的泛在性、服務方式的移動化、決策咨詢服務的知識化、推送信息的碎片化和需求跟進的持續化等重要特點和優勢。

2.2 檔案智慧信息服務的拓展。目前，智慧醫療、智慧教育、智慧公共服務等智慧城市建設逐漸趨于成熟，檔案智慧信息服務的拓展也成為可能。

一方面，在新一代智能信息技術的不斷成熟、廣泛應用的環境支撐下，智能技術的集成應用也會在智慧檔案館建設中迅速展開。檔案智慧信息服務不再局限于服務的自動化能力的提升，而是逐步向全面和智能的獨立自主思考能力方向拓展。[2]

另一方面，智慧檔案館也不再局限于單個檔案館的智慧化和服務的智能化，而是逐步向區域檔案館社會化聯盟和融合化智慧服務方向拓展。

檔案智慧信息服務的拓展方向主要體現在如下幾個方面。首先，智慧檔案館和智慧檔案信息服務在更大范圍內互聯互通，逐步實現資源共建共享;其次，智慧檔案管理機制和體制在更大范圍內趨于優化，逐步實現技術和資源的交叉協同;最后，檔案管理人員和檔案信息用戶在更大范圍內實現靈活的交流和互動，逐步實現人才資源共享和參與意識的共同提升。

2.3 檔案智慧信息服務的路徑。檔案智慧信息服務體系的建立和完善是未來檔案學研究發展的重要方向。檔案智慧服務的路徑，可以從以下三個方面進行探索。

2.3.1 強化智慧檔案服務的資源體系設計。搭建檔案智慧服務應用平臺，實現對智能檔案信息深度挖掘，形成智慧檔案信息資源體系。

2.3.2 強化智慧檔案服務的綜合集成設計。目前，一些檔案館已經提出了智能檔案信息基礎設施、應用體系和信息資源開發利用體系的體系化建設思路。

從根本上講，基礎設施體系、應用體系和資源開發體系均屬于檔案服務綜合集成設計的重要內容。在此基礎上，強化綜合集成設計還包括政策法規、標準規范、人才資源的集成方面。

2.3.3 強化智慧檔案服務的跨界融合設計。在傳統檔案館向數字檔案和智慧檔案館[3]發展的進程中，檔案信息資源多樣化和多元化特點愈來愈突出。尤其在智慧城市發展進程中，檔案信息資源已經因為技術進步而深度嵌入了智慧社會建設的平臺之中，融入了各項業務流程、工作程序和管理機制之中。因此，強化智慧檔案服務跨界融合設計，構建智慧檔案跨界融合模式[4]和檔案數據大腦[5]，實現檔案數據化鏈式管理[6]已經成為必然趨勢。

總之，實現檔案智能管理與智慧信息服務是新時代智慧檔案館建設的重要方向。檔案管理工作深度融入和適應智慧社會發展廣覆蓋、多樣化、多途徑的信息服務需求環境[7]，建立與時代同步的智慧檔案服務體系，構建智慧檔案服務模式，能夠匯聚檔案的智慧資源，最大限度地滿足檔案用戶的現實需求。同時，通過檔案智慧服務，對拉近檔案與利用者之間的距離，充分發揮檔案信息資源的價值和作用具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。

參考文獻：

[1]楊智勇，金波，周楓.“智慧型”檔案信息服務模式研究[J].檔案管理，2018（06）：21-25.

[2]容依媚，肖秋會.我國智慧檔案館研究綜述[J].北京檔案，2019（08）：15-18.

[3]閆政.走進智慧檔案事業新時代[N].中國檔案報，2018-10-11（003）.

[4]劉永，趙旺，任妍.跨界融合模式創新驅動檔案信息化建設探討——以智慧城市檔案管理云平臺體系建設為例[J].檔案管理，2017（03）：4-9.

[5]劉永，龐宇飛，荊欣.檔案數據化之淺析：檔案數據大腦的構建[J].檔案管理，2019（03）：31-34.

[6]劉永，龐宇飛.檔案數據化之原生數據源全鏈式管理分析[J].檔案管理，2018（05）：11-18.

[7]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（02）：68-70.

（作者單位：河南省圖書館? ?來稿日期：2019-10-20）