談事業單位會計檔案管理工作

歐陽珊娜

會計檔案管理是事業單位財務部門的重要工作任務，在預算編制管理體系下事業單位普遍的更重視開展會計檔案管理工作，設置了專職的會計檔案管理人員。強調在信息化、智能化、云環境下提高會計檔案的運轉效率和質量，從而有效滿足各部門應用會計檔案開展項目工程需求。本文主要分析提升會計檔案管理效率的方法，著力構建綜合性的會計檔案管理體系，依托專業的會計檔案管理人員輔助財務預算編制工作，從而推動各項業務工作的順利實施，增強事業單位日常管理水平，有效規避事業單位財務風險，基于會計檔案管理全面提高事業單位財務工作質量。

事業單位會計檔案管理主要在數字化環境下進行，隨著事業單位數字化辦公運轉體系的日漸完善，傳統的會計檔案管理方式方法已經不適應時代需要。本文主要分析當前事業單位會計檔案管理的問題，著力構建數字化會計檔案管理體系，提高會計檔案管理工作質量。

一、事業單位會計檔案管理的問題

（一）管理機制的問題

數字化的會計檔案管理工作主要的問題在于管理不到位，現有的管理手段不滿足各部門對會計數據信息的使用需要。首先，事業單位受到各種因素的制約，現有的會計檔案管理體系受到上級部門的制約，無法更好的更新檔案管理系統，檔案管理的專業化水平有待提高，事業單位的會計檔案管理改革的速度較慢，一定程度上無法與社會各類機構實現會計數據信息的同步化存儲與共享應用，存在著會計檔案數據信息滯后的問題。其次，現有的事業單位的會計制度導致會計檔案的規范性相對較差，會計檔案的類型、存儲方式、檔案規格還有待完善，事業單位現有的大量會計信息未能實現數字化管理，一線紙質的票據信息無法及時的錄入到檔案管理系統當中。第三，會計檔案的信息化建設責任分工不明確，專職會計檔案管理人員的工作壓力較大，各部門配合會計檔案管理人員不足，會計檔案信息的收儲與應用的效率較低。目前事業單位會計檔案仍停留在收儲整理階段，沒能更好的發揮其實用價值。

（二）管理人員的問題

會計檔案管理人員的水平在很大程度上決定會計檔案的完整性、有效性與實用性。有些事業單位的會計檔案管理人員的專業水平不高，現有的會計檔案管理人員的信息化技術操作能力不強，不能根據事業單位會計檔案的實用需要開發新的檔案管理與運轉方式，無法根據事業單位的決策與各項目運營的需要進行財務數據信息的挖掘工作。會計檔案管理人員未能接受經常性的業務培訓，不掌握會計檔案管理的前沿技術，無法根據時代需要有效的進行檔案管理技術的更新。專職會計檔案管理人員與會計業務人員、兼職會計檔案管理人員的配合不足，因此影響會計檔案的整體質量。

（三）信息安全的問題

會計檔案在數字化的背景下運行，雖然極大的提高了會計檔案信息量，提高會計信息的傳輸效率，可以更好的節約會計檔案占用的存儲空間。但量，互聯網環境下可能導致會計檔案信息的泄露隱患。互聯網環境進一步突出了事業單位用于會計檔案管理的軟硬件方面的不足，嚴重的影響會計檔案的真實性，容易導致會計信息失真的問題。還有的事業單位會計檔案信息存儲的硬件不過關，系統在運行過程中容易發生卡頓和癱瘓的現象。因文件傳輸格式、版本更新方面的問題常常導致會計檔案管理系統無法正常的工作。數字化會計檔案管理還需要大量維護，強調建立有效的維護機制，加大電子材料的維護有效性，更好的消除會計檔案管理中的問題。

二、事業單位會計檔案管理的措施

（一）提高管理意識

事業單位應當提高會計檔案管理的主動性，注重督促檢查會計檔案管理水平，形成綜合性的會計檔案管理工作體系。首先，奠定會計檔案管理工作機制，明確會計檔案管理數字化建設的需要，形成綜合性的管理工作機制，提升會計檔案管理工作的整體質量。其次，領導應當高度的重視會計檔案管理，明確各部門的配合義務與責任要求，形成高度負責的會計檔案管理工作體系，做好會計檔案管理宣傳工作，在科學的組織框架下，明確的制度要求下、系統的業務規范下提高會計檔案管理的質量。事業單位應當在會計檔案管理與信息化建設的結合理念下，進一步完善會計檔案管理的制度，確定會計檔案管理的職責，以科學的方式推動會計檔案數據信息的共享。

（二）加強安全控制

事業單位會計檔案管理工作應當提高安全控制水平，進一步按照國家的相關要求做好會計檔案的防控工作。首先，引進專業的財務管理軟件，按照上級財政部門的要求統一的進行會計檔案的信息化管理與運行，配置專職的會計檔案管理專業技術人員，明確會計檔案管理、財務數據運動的安全防控制度。其次，引導第三方的服務，注重與專業的會計檔案業務公司合作，加大相關軟件與管理系統的升級維護，要求財務人員不僅懂得正確的操作檔案管理系統的方法，還要及時的加強會計檔案管理系統的維護與升級。

三、結語

會計檔案管理應當在信息化的理念下完善工作制度，提高會計檔案管理工作的規范性，進一步依靠專業技術人員提升會計檔案的工作水平，消除會計檔案管理的安全隱患。（作者單位：河北省地質調查院）