電力行業(yè)EPC項目檔案管理探討

于慧敏

摘要：本文以電力風電EPC項目為研究對象，立足檔案管理工作，從監(jiān)督機制、數字化建設、管理模式以及質量控制四個方面入手，詳細探討風電EPC項目檔案管理，助力清潔能源行業(yè)更好發(fā)展，同時也為同行提供參考借鑒。

關鍵詞：電力行業(yè);風電EPC項目;檔案管理

作為我國國民經濟的基礎產業(yè)，電力行業(yè)的重要性不言而喻，在維護社會和諧穩(wěn)定、推動國家能源安全發(fā)展等方面意義重大。EPC項目是當前國際上通用的一種工程管理模式，電力行業(yè)風電EPC項目參建單位較多，整個項目工期長，必定會產生大量的數據資料，這些資料真實客觀記錄了項目建設各個階段的具體情況，如何做好檔案管理是亟待思考的重要問題。對于檔案管理工作而言，應謹記“真實、規(guī)范、標準、高效”的原則，建立健全的檔案監(jiān)管機制，構建高效管理模式，加強檔案質量控制，切實提高管理效率。

一、建立健全的檔案監(jiān)管機制

一是完善管理組織體系架構。制定《電力EPC項目檔案管理條例》，完善檔案管理的組織架構，明確管理原則及崗位權責，將檔案管理納入企業(yè)年度戰(zhàn)略體系中，結合各職能部門工作內容，將檔案管理融入其中，并將檔案管理納入部門績效考核范疇。二是出臺風電項目檔案管理流程，以《風力發(fā)電場建設項目檔案管理規(guī)范》及國家相關檔案管理要求為參考，制定貫穿于項目全過程中的檔案管理實施細則，明確項目建設方、監(jiān)理方、總承包方各自在檔案管理中應盡職責，明確項目文件、竣工圖編制的相關要求，對當前檔案管理進行流程再造，制定嚴格的檔案歸檔、借閱、移交制度，并在實踐中不斷調整和優(yōu)化^[1]。

二、加快項目檔案數字化建設進程

隨著信息化時代的來臨，檔案數字化管理成為大趨勢，但當前依舊以紙質文檔和電子文檔“雙軌制”為主，數字平臺的建設使得原有的檔案存儲和利用方式逐漸發(fā)生改變，以風電EPC項目檔案為例，其竣工階段所開展的移交工作，不僅要向建設單位移交項目過程中所有紙質檔案的原件，同時還需要將檔案數字化同步到相關文檔管理系統之中。再加之竣工階段文件、資料數量較多，這也給數字化錄入工作帶來了較大工作量，對數字化系統要求較高。對此，必須要加快數字化建設進程，提高檔案數字化管理成效，研發(fā)以提高工作效率為目的檔案管理系統，并與項目工程管理系統進行無縫對接，實現檔案線上簽批流轉，即線上完成簽批流轉后，項目部可立即開展工作，而線下則進行紙質文檔的簽批流轉，線上線下同步進行，確保項目管理信息共享，使得檔案查詢、調閱更加便捷。同時，還應以數字檔案為主導，建立信息收編整理平臺，實現在線歸檔、整理及審核工作，切實提高檔案管理工作效率。

三、構建四位于一體的檔案管理模式

結合風電項目特點，推行行業(yè)主統籌規(guī)劃、總承包全程參與、監(jiān)理監(jiān)督核查、施工單位落實執(zhí)行的四位于一體檔案管理模式。一是建立四位于一體檔案管理體系程序，實施風電項目檔案程序化、標準化管理;制定《檔案全過程管理制度》，明確四方權責，落實責任機制，哪個環(huán)節(jié)出現問題就追究對應方的責任，嚴格執(zhí)行懲罰機制，提高各方對檔案管理的重視度。明確規(guī)定檔案收集、整理、歸檔、調閱等流程。二是構建統一的風電EPC項目文件編號體系。項目所涉及的資料、文件等一律采用統一的編碼，編碼制定應涉及項目全部文件類別，確保每一位檔案編碼規(guī)范，從而提高檔案利用率。三是制定標準清單。風電項目涉及領域較多，如土建、電氣等，專業(yè)技術要求高，通過對整個項目清單和表格進行編制，一旦出現新的技術標準和要求，及時進行更新，也便于技術人員掌握新技術和新標準。

四、嚴把項目檔案質量控制關

一是建立竣工檔案信用評價機制。對項目參建單位檔案管理工作進行科學評價，從各單位所提交的竣工檔案質量為出發(fā)點，將考核結果作為評價其今后是否具有承建資格的重要依據，這樣不僅有利于總承包方利益的保障，同時也能提高各方對檔案管理的重視度。二是加強檔案質量過程控制，加大檔案管理的監(jiān)督和考核力度。檔案管理部門應定期對檔案工作存在的問題進行梳理，制定常見問題清單，根據問題清單逐一進行檢查;召開檔案整改專題例會，及時催報，確保檔案可控可調^[2];實行檔案管理激勵機制，由總承包方全權負責，組織施工單位開展檔案評選工作，對檔案管理成效好、質量高、有創(chuàng)新性的予以鼓勵，從而激勵各參建單位積極參與檔案管理，激發(fā)檔案管理人員工作積極性，同時對檢查過程中發(fā)現的問題予以通報批評，督促各單位限時整改。

結語

對于風電EPC項目而言，檔案管理必須要以“創(chuàng)建國家一流檔案管理”為核心目標，秉承高標準、嚴要求的工作精神，做好項目檔案管理工作，構建四位于一體的管理體系，加快推進信息化建設進程，嚴把質量關。

參考文獻

[1]代志芳.電力工程建設EPC項目檔案管理[J].建筑工程技術與設計，2018，000（031）：2559.

[2]梁碧珍.風力發(fā)電項目檔案管理現狀及改善措施[J].卷宗，2019，009（036）：44.