專業化、信息化助力事業單位檔案管理

杜皖寧

在如今的信息化社會中，各企業事業單位都有著多種多樣的信息接收，在后期的信息處理方面一定要做到嚴格規范的管理。對于事業單位的信息管理方面而言，是對檔案的管理工作。檔案的管理工作是復雜繁重的，并且在檔案規劃方面需要有更多的專業性和技術性操作，因此本篇文章對事業單位中的檔案管理工作所存在的問題進行分析，然后提出相應的管理完善對策，希望事業單位的檔案管理可以更加規范化、專業化。

每個人都有相關的檔案信息記錄，關系著后期的工作考核等各種各樣的人生問題。在事業單位中員工的檔案管理，對于其員工的升職、選拔以及人才的任用等都有著很大的幫助作用。檔案的信息記錄可以為后期的各種工作提供相應的參考數據，為事業單位的工作處理做出更大的便利貢獻。隨著管理水平的不斷提高，事業單位的檔案管理工作也有了更加完善的工作處理，但是在檔案管理工作中依舊存在著一些問題。要不斷地對問題進行探討，制定出解決對策，將檔案管理工作做到更加規范化專業化處理。對于其管理存在的問題要及時的發現，如果問題未被解決，就可能給事業單位產生相關的負面影響，影響其發展步伐。所以在新時代的發展下，要不斷去加大檔案管理的技術水平，將檔案管理任務做到更加完善。

一、事業單位檔案管理中存在的問題

1.檔案管理人員缺少專業知識

任何工作的完善執行，都需要有其專業的人員進行工作的處理，在檔案管理工作中最嚴重、最基礎的問題就是其員工的管理專業水平不足而導致的檔案管理問題不斷發生。在對檔案管理人員的素質能力調查過程中，甚至會發現一些非專業人士的職位擔任，檔案管理中任用非專業的人員對其工作管理造成了嚴重的阻礙，同時也給事業單位產生了很大的負面隱患作用。

2.檔案管理人員缺少該有的工作態度

除了人員素質能力之外，所任用的員工的工作態度也極大地影響著工作的完成度。在事業單位的檔案管理工作當中，由于其工作繁重且枯燥，就會使一些員工產生怠慢的心理。在工作時不積極應對抱著應付的工作心理，對于檔案的保存以及衛生清理等不能做到及時處理，對于檔案的內容更新也不能做到完善，缺乏工作時的責任意識。同時檔案管理工作，由于其工作的枯燥，要使員工有更大的工作耐心，由于員工工作耐心的缺乏就會對工作時的各種信息處理造成錯誤，極大地阻礙了檔案管理工作的規范順利進行，對事業單位的發展也造成了很大的負面影響作用。

3.檔案管理工作人員離職后檔案的管理問題

由于檔案管理工作的特殊性，其工作內容需要有相應的連貫性處理，在當今的人員工作中，不少員工會出現跳槽出國深造等的狀況，就會造成工作人員缺乏。在新的員工招收方面，如果老新員工沒有做好工作的交接，就會使檔案管理工作出現斷層問題，讓一些檔案變成死檔或者棄檔，對之后的管理工作造成了極大的工作影響。對于事業單位來說也造成了非常大的損失。一些檔案的丟失或者信息的遺漏會造成非常大的事業發展阻礙，因此在目前來說的檔案工作管理任務中人員離職所造成的死檔、棄檔，也是一個較為嚴重的管理問題。

4.事業單位不能合理有效地利用現有的檔案

檔案的管理工作就是為了使其信息得到充分的利用，在一些事業單位的檔案管理工作過程中，事業單位對其檔案的利用度非常的低，使很多檔案都沒有充分地發揮自身的價值，將檔案管理工作束之高閣。其次，一些事業單位在檔案的利用方面，也只是用到了一些基礎的層面，沒有將價值發揮到最大，就使得一些員工認為檔案管理工作是不重要的，從而不重視其工作的規范性，造成了更多的檔案管理工作失誤，使得事業單位在后期使用檔案時出現阻礙的問題現狀。

5.事業單位沒有采用相應的措施保管好檔案

檔案的工作管理需要檔案的保存具有一定的完善性，在事業單位的檔案工作管理中經常出現檔案的缺失或者損壞的現象，非常不利于對檔案信息內容的采取，盡管現在已經普遍使用的電子檔案的儲存方式，但是一些事業單位其儲存檔案依舊采用的是紙質保管法，所以在檔案的管理方面，一定要加強其保存工作，保證檔案的內容完整性，保證其內容的及時更新，做好檔案的防護工作，在之后的檔案利用方面提供更加便利的工作條件。

6.事業單位對檔案的管理不規則化

任何單位任何職位的工作都需要有一定的規范性處理，在事業單位的檔案管理中，也需要有相應的管理規范，確保工作的完善進行。從目前的事業單位檔案管理問題中發現，其工作缺乏一定的規范性，使得工作過程中對檔案的收集整理出現雜亂無章的問題，導致各種信息的缺漏，在使用到檔案時需要花費大量的時間去尋找相關的信息，所以事業單位中檔案管理的不規范話，也嚴重地阻礙了管理工作的順利進行。

二、事業單位檔案管理的對策分析

1.加強檔案管理人員的培訓

首先對于檔案管理工作的對策是要使相關的工作人員有更加專業的工作能力，對其進行定期的能力培訓，讓工作人員有相關的專業知識。同時在工作的過程中，讓其樹立起工作的責任心和良好的工作態度，確保工作完成過程中的有效性。隨著國家經濟的不斷發展，各種信息的不斷完善以及增多，在事業單位的檔案管理中，一定要讓工作人員的技能跟上時代的發展步伐，確保其專業能力的不斷提高，從而為檔案的管理工作做出更大的貢獻，一定要任用專業的管理人員去進行工作的處理，確保工作的完善進行。

2.檔案管理人員的工作交接問題做好相應規定

針對于人員離職或者跳槽的問題現象，在人員對接方面一定要有相應的規范，要求確保人員離職前與新人員做好交接工作，保證檔案的后期管理工作的良好進行，避免出現棄檔死檔的問題，可以讓離職人員為新人留下聯系方式，當新員工找不到相關檔案時，可以聯系到老員工咨詢，做好后期的檔案管理工作輔助。

3.做好檔案管理的保護工作

對于所存儲的檔案要做好定期的檢查，對于損失或者模糊的檔案進行及時修復，在事業單位的檔案管理中，一定要將這種問題及時發現并做好修補，確保所存儲的檔案內容完整。同時檔案的管理保存工作是一個枯燥的工作，一定要使相關的員工有良好的耐心，對檔案及時檢查和修復，為后期的檔案保存做好工作。

4.完善檔案管理制度

在事業單位的檔案管理工作中，要不斷地完善其制度規范。對其檔案管理人員進行良好的工作培訓，在工作崗位上做到規范嚴格的工作。其次，要有相應的監督部門對其工作完成任務進行監督管理，確保工作的認真執行。最后檔案管理人員要與企業單位的各部門人員做好交流，對檔案的信息進行不斷地補充，確保檔案的完善。

5.提升檔案管理中硬件設施的信息化

在信息化檔案管理工作過程中，及時對檔案管理工作的設備進行更新，保證檔案管理工作的順利展開。檔案管理工作可以通過電子信息技術建立檔案數據庫，這樣在檔案歸檔管理時能夠更加便捷，提升工作效率。除此之外，通過大數據時代的信息處理，可以將各個事業單位的數據庫聯網，方便審核人員對檔案信息的調取。提升檔案管理中的硬件設施，能夠有效促進檔案管理工作的開展，使得人才能夠合理分配。

6.提升管理人員的專業化素養

檔案管理工作中管理人員的專業素質決定了檔案管理工作的工作質量。因此，為了提升檔案管理的質量，事業單位需要定期對管理人員進行培訓。通過培訓，讓管理人員明確檔案管理的意義，增加檔案管理的知識技能，同時讓管理人員能夠與時俱進，通過電子信息技術對檔案進行存儲。這樣的方法能夠有效提高事業單位檔案管理工作的效率與質量。

7.加強人才與服務機構之間的聯系

檔案管理工作需要多部門配合完成。在事業單位中人才流動性非常大，因此，在進行檔案管理工作時，應該加強人才與服務機構之間的聯系。針對流動性人才要認真對其從事工作取得成績進行材料整理歸檔，使流動人才的檔案符合管理要求。

事業單位的檔案管理工作雖然復雜繁瑣，但是具有極其重要的意義。檔案管理可以影響到事業單位的整體管理水平，應引起事業單位的足夠重視。在進行檔案管理過程中，要及時發現問題，并提出相應的解決措施。除此之外，還應緊跟時代的步伐，從而讓事業單位檔案管理工作能夠順利地展開。

（本文作者單位：國家廣播電視總局九五三臺）