財務共享模式下圖書發行企業的會計憑證管理策略

車向榮

財務管理是企業管理的一個重要內容，科學有效的財務管理不僅能為企業管理者的重大經濟決策提供有效的數據支撐，以實現最大化經濟效益，而且運用財務管理方法還能及時、客觀地評價市場風險，以確保企業運營安全。會計憑證作為財會業務的主要體現形式，是對企業財務狀況的原始記錄，是核實財務數據、確保財務安全的重要檔案。信息化時代背景下，財務共享模式得到各行各業的廣泛認可，在圖書發行企業中也得到了推廣使用，它打破了傳統財務管理體制，對圖書發行企業財務人員的綜合素質提出了更高要求，對財務管理工作的質量要求也更高。基于這一背景，企業會計憑證管理工作該如何適應這一新環境，又該如何提升？這便是本文研究的重點。

一、圖書發行企業在會計憑證管理中的問題

信息化時代的到來，圖書發行業務進入電子化和網絡化，這對傳統圖書發行企業帶來了較大沖擊，同時在業務開展中產生的電子憑證也越來越多，但目前部分圖書發行企業依然采用傳統會計管理模式，其會計憑證管理能力不強、質量不高、存在諸多不足，具體如下：

（一）會計憑證整合能力不強

會計憑證是企業至關重要的檔案資源，是企業經濟活動的直觀體現。圖書發行企業在業務開展中通常會產生大量的會計憑證，這些會計憑證包括紙質憑證也包括電子憑證，但往往過于零散，通常只是對某一項業務的說明而難以反映出企業某一階段的經濟活動現象，因此財務部必須對這些憑證進行整理、分析以及統計，并從這些憑證信息中找出其指向性。然而基于圖書發行業務總量大、過程繁雜、涉及領域多等因素，其產生的會計憑證數量大、種類多，如果使用傳統人工分類、整理、分析及統計方法，不僅費時費力，而且財會人員也會受到自身職業能力和工作態度的影響而導致會計憑證管理質量參差不齊，也會使其難以如實反映圖書發行企業的實際經濟狀況，其會計工作對圖書發行企業管理層的重大經濟決策起不到有效指導作用。

另外，還有一些圖書發行企業只重視會計憑證檔案的收集、歸檔，而不注重進行檔案鑒定，也未對無效及過期會計憑證進行處理，使得各類憑證混雜存儲，越積越多，不僅增加憑證查詢調用時長，而且也增加了財務檔案的保管成本。

（二）會計憑證傳遞時效性太差

會計憑證一方面要求所記錄的信息必須精準可靠，能夠真實反映出企業的財務狀況，另一方面又具有較高的時效性要求，因財務人員在進行登記入賬時必須以會計原始憑證為依據，加之會計處理需要一定時間，所以要求會計憑證必須在有效的會計周期內入檔入賬，而超時超限的會計憑證既會給財務工作帶來麻煩，又可能給企業造成經濟損失。但從目前一些圖書發行企業的會計工作流程來看，其會計憑證從取得、填制、審核到歸檔所耗費的時間較長，而且其中還存在一些不確定性風險，比如，流程內某一環節主管人員的崗位缺失，造成關鍵業務無法正常開展，不同財務人員的業務能力參差不齊，某些會計新人業務處理速度過慢，失誤率過高等情況也將大大影響整個會計憑證的傳遞、歸檔、處理時效性。

目前雖然在信息化技術的支持下，某些圖書發行企業開始推進財務共享中心建設，有的企業已初步確立財務共享框架，促使會計信息的收發速率得到較大提升，但是在其財務共享中心內各管理體系的建設還不完善，與之搭配的管理人員以及傳輸系統還存在較多缺陷，這些因素也對會計電子憑證的傳輸速度、信息安全、完整度等帶來較大影響。此外，即便是在共享中心模式下，圖書發行企業財務部門依然會習慣性保留大量的紙質原始憑證用作備案，便于對某些重大財務事項進行審核和查驗，基于此，財務共享中心人員除了要在日常財務工作中對電子會計憑證進行審核，又必須同時進行紙質原始會計憑證審核及保管，如此便使得財務工作量不降反增，嚴重影響憑證審核效率，影響會計業務的正常開展，并最終影響到圖書發行相關業務環節，使得圖書發行效率降低，企業經濟效益受損。

（三）會計憑證管理的安全性不高

企業會計憑證的管理工作是一個系統嚴密的復雜工程，它涉及到財務工作的全過程，既要求企業運營體系內各部門要緊密聯系默契配合，又要求各部門財務人員必須執行高度統一的財務管理流程，如此才能確保財務工作的有序推進，才能確保會計憑證管理工作的完整、準確、高效。但目前，一些圖書發行企業的財務共享中心都是短時間建立起來的，其團隊成員并未接受過全方位的業務技能培訓，各崗位人員之間的業務配合意識不強、溝通交流不順暢、財務共享服務執行標準不一致。

同時，由于一些財務人員不適應新的工作機制，所以導致會計憑證在審核、傳遞、儲存中體現出不同的形式，極易造成原始憑證漏審和丟失等現象。另外，不少圖書發行企業在財務共享中心尚未完全進入運轉穩定期便急于裁撤和內退各部財務人員，不切實際地大量減少事務型會計，推進管理型會計的轉化進程，導致大量的基礎會計工作出現堆積，影響圖書發行的成本預算，影響與線上線下銷售商的合作關系，影響圖書定價等，不利于保障圖書發行企業的經濟效益。

二、圖書發行企業的會計憑證管理策略

為有效提升圖書發行企業的會計憑證管理質量，確保財務管理工作的高質高效，增強企業財務共享體系建設與業務發展之間的協調性，筆者認為圖書發行企業需在會計憑證管理工作中著重強化以下內容。

（一）加強業務培訓，提升財務人員的職業素養

財務共享中心是以計算機技術、互聯網、財會體系為基礎的新型財務管理模式，也是現代圖書發行企業的財務管理新模式。財務共享中心下財務人員從事務型會計轉變為管理型會計，既要求財務人員具備扎實的財務專業知識，又要求具備綜合管理能力。在此背景下，圖書發行企業必須進一步提升內部財務人員的專業素質，組建與財務共享中心相適應的人才隊伍，如此才能保證會計憑證管理工作的有序開展。培訓中應重點加強財務人員利用共享中心系統進行會計憑證的審核、分析、歸檔、統計等工作，盡快熟悉操作系統，提升處理速度。同時，強化共享中心人員的系統安全意識，規范其操作程序，保證會計憑證處理過程的安全性。

（二）完善財務管理體系，執行統一標準

建立財務共享中心并非單純地將財務人員聚集在一起，也不是對財務管理工作形式的簡單拼湊，而需要加快構建一個更系統、更高效、更統一的會計管理體系。這一體系下的會計憑證管理，既要有統一的管理制度作支撐，又要有統一的系統設計作載體。體系上圖書發行企業要深化財務管理體制機制改革，剔除冗余設置，合并精簡重復不合理的制度內容，破除因管理制度落后和組織結構不合理帶來的財務管理問題。系統優化上借助于ERP等專業財務管理軟件，對企業會計憑證進行集中處理、集中分析和歸檔整理，保證處理程序的規范性，避免多中心多模式弊端造成的會計原始憑證管理過程中的損失。

（三）創新管理模式，提高管理效率

目前一些圖書發行企業在財務共享模式建成之后，依然存在過量的紙質憑證并與電子憑證相混合，給財務管理人員帶來新的工作負擔。造成這種問題的原因一是由于企業共享中心建立不久，基礎還不牢固，內部管理還處于探索適應階段，不具備完全電子憑證管理功能，部分業務仍然需要依賴傳統會計管理；二是由于我國電子憑證的普及程度還未在全社會各領域常態化，部分圖書發行企業及行業對電子憑證的認可度及信賴度還不高，對于電子會計憑證的法律效力認識不到位，所以即便是在財務管理中心建立起來后也依然采取紙質會計憑證管理和電子憑證管理的二重制模式。如此一來既不能降低圖書發行企業的財務管理成本，提升管理實效，又導致圖書發行企業不得不繼續保留傳統人工會計憑證管理模式，出現一種極不協調的現象。

當前圖書發行企業要加快推進會計憑證的電子化進程，進一步強化單軌制會計憑證檔案管理模式，盡量減少紙質憑證，減少紙質憑證審核、調閱、保管、裝訂、銷毀等工作。比如，歷史發票處理中，可以在客戶現場使用拆分、條碼、OCR等圖像處理方法進行簡化處理，將掃描之后的電子文檔直接導入共享中心的影像系統以備用。從而將歷史發票快速電子化，形成統一的發票電子憑證庫，實現流程標準、內容標準、文檔標準、查詢標準、管理標準。

而在現行發票處理中，可將憑證封面與附件影像相結合，生成AP憑證的電子憑證，通過附件掃描和憑證封面信息抓取，生成總賬憑證和付款憑證的電子憑證，實現憑證的遠程電子查詢。建立現行發票電子化審批處理工作流程、存儲系統，不但完成對紙質文檔的電子化工作，而且將實際的工作流程完全信息化，以此可有效提高圖書發行企業的財會工作質量和管理成效。

財務共享模式是現代企業財務管理發展的主流趨勢，圖書發行企業和所有企業一樣，應把握時代發展節奏，加快推進會計憑證電子化、集約化管理進程。為實現這一目標，圖書發行企業既要加快培育與財務共享中心相適應的人才，又要積極探索和優化內部體制機制，如此方可讓會計憑證管理不再是財務共享的短板，而成為財務共享的內動力。

（本文作者單位：內蒙古新華發行集團股份有限公司）