基于采購流程的衛生事業單位內部控制探討

于競新 門建華

隨著推進“健康中國”建設作為國家戰略被列入“十三五”規劃綱要之中，政府不斷加大對衛生健康領域關注及投入力度，使得衛生事業單位的基礎性科研工作帶來了新的改變和突破。同時，由于現代科學技術的迭代發展與研究學科間的相互交融，衛生健康科研工作所需的儀器設備和相關技術服務不斷升級與革新，也產生了更多選擇的種類和空間。而面對眾多復雜因素所可能產生的風險，衛生事業單位的采購管理工作則需不斷加強風險防范與控制。在《行政事業單位內部控制規范（試行）》中，政府采購作為基本經濟業務之一，被列入內部控制建設范圍[1]。因此，以內部控制的角度，通過對采購中業務流程節點的研究，識別和把控采購過程中存在的風險，令采購環節更加科學合理和完整明確，可保障相關工作的順利開展，并對建立健全衛生事業單位內部控制制度起到重要作用。

1 衛生事業單位采購業務流程及其意義

衛生事業單位主要從事公益性質的衛生健康基礎科學研究，為財政全額撥款的事業單位。因此，相關單位資金的使用作為財政項目支出的一部分，通常情況下需要根據每年實際需求對下一年度的預算額度進行上報，待預算批復后方可進行執行[2]。而為了保證預算按時順利地執行，一套流暢且相對完備的采購業務流程，則是確保財政資金合理有效的服務于衛生健康工作的重要保障。

以某衛生事業單位為例，其職責涵蓋衛生健康專業研究﹑技術指導與咨詢等研究任務，相較于其他衛生事業單位采購工作內容更為豐富。通過分析其近三年的不同采購項目占比數據，可知儀器設備采購額占總額比的50%左右，試劑耗材采購額占總額比的30%左右，委托服務及辦公設備類占總比的20%左右。由此可見，與科研實驗相關的采購支出是該單位經費支出的重要組成部分。而由于科學研究的自身特點，作為科研實驗基礎性工具的儀器設備和試劑耗材很大一部分屬于自行采購范疇。與試劑耗材可以通過線上平臺化采購管理不同，儀器設備因其技術規格﹑配套配件選擇及采購金額等，采用線下業務流程的采購形式更為適用[3]。因此，做好業務流程化的采購管理工作對該單位的重要性不言而喻。同時，對采購業務流程的探討和研究也更具有代表意義。

該單位采購業務流程主要可分為三大階段：采購準備﹑采購實施和采購驗收。而每階段又具有各自不同的任務和特點要求。故現將采購流程的每個階段進行精細化梳理，具體如下。

1.1 采購準備階段

無論是什么項目種類，首先均需確認經費出處和進行請示報告。同時使用部門提交技術參數，并根據實際采購需求選擇采購方式。

1.2 采購實施階段

請示給予審批后，依照相關單位的采購管理辦法，根據采購內容和金額采取不同的方式進行采購。服務類項目和貨物類項目中儀器設備，由采購部門對采購方式進行確認后，方可依次進行采購信息發布﹑采購過程開展和采購結果確認。試劑耗材的采購，由使用部門在平臺進行采購。

1.3 采購驗收階段

采購完成并采購結果確認后，首先是合同簽訂，之后采購內容到貨或交付時根據相關標準和要求進行驗收及報銷等環節。

2 采購業務流程中內控風險點的確定

將采購業務流程進行梳理，對采購各階段進行環節細化分解，發現過程中可能發生的資金管理及使用問題等風險，從而加強對采購風險的有效防控，完善相關采購管理制度，從根本上來促進政府資金效益的最優化，進而健全衛生事業單位內部控制制度[4-5]。

2.1 采購準備階段內控節點

采購準備涉及到采購部門與使用部門雙方就具體采購內容進行對接和溝通。衛生事業單位科研實驗對于相關儀器設備的技術參數和性能要求較高，能準確且完整的描述采購項目的具體參數﹑使用規格與數量等，是此階段重點所需控制的節點。有效控制此節點，可避免使用部門為了規避限制采取了拆分采購等方式，還可以減少在后續采購實施階段出現采購項目與實際采購需求不符的內容，從而使財政資金充分合理利用[6]。

2.2 采購實施階段內控節點

采購實施作為采購業務流程中不可或缺的環節，因其極易發生風險，是決定采購項目是否成功的重要環節。相較于限額標準以上的采購，選擇符合要求的代理招標公司，從招標文件編制到組織招標會等，都已形成較為合理和完善的流程。而限額標準以下的采購，則由于采購單位根據規定通過自行采購方式進行，容易導致采購結果產生差異和滋生腐敗等問題。如，在自行采購的實施過程中，會存在招標公告只通過單位自己的網站發布﹑供應商與使用部門存在接觸等現象，造成采購信息不能更公平和廣泛的公布[7]。因此，如何公開公平公正的完成采購實施階段，則是此環節至關重要的內部控制風險點。

2.3 采購驗收階段內控節點

采購驗收相較于前兩個階段內容相對簡單，但作為采購業務流程的最后一環，由于涉及到貨物或服務的質量標準，尤其是對于科研用儀器設備來說，到貨安裝后能否順利運行和使用，都與此環節是否有效控制有著密切關聯。

3 采購業務流程內控管理的建立

將采購業務流程精細化并明確各業務流程中關鍵節點后，通過對節點進行監管控制，從而達到降低風險發生幾率的目的，既可以不斷完善和健全采購管理工作，同時也做到對整體采購環節的有效內部控制。

3.1 采購準備階段節點控制

采購準備階段主要是關于采購和使用部門雙方點對點的對接過程，建立采購技術文件確認制度，采取以確認文件的方式，將采購項目名稱﹑申請采購部門﹑技術文件編制人﹑技術文件（數量和具體規格參數）及技術文件意見等采購項目內容進行詳盡說明和闡釋，并由申請部門編制人及負責人簽字確認。通過此方式，既令使用部門重視技術文件編制，嚴謹梳理技術參數，也使采購部門對采購內容進行了解，排查具體參數中是否合法合規。對該節點的有效控制，不僅減少可能存在采購風險以及在溝通時信息不對等和對采購內容誤讀等現象的發生，還可以為采購方式選擇提供充足依據，達到降低對接過程中出現問題的幾率及對整個采購流程所造成的損失風險。而對于采購項目資金出處及使用情況，則可通過對采購申請的審批，由單位領導﹑分管領導﹑財務﹑紀檢監察和采購等相關行政部門形成采購工作小組，逐層且分職責地對相關內容進行審核，實現對資金出處及使用合理性的內控和監管[8]。

3.2 采購實施階段節點控制

針對自行采購實施階段中采購信息發布﹑采購方式開展和采購結果確認等環節的內部控制和監管，主要是依循國家相關法律法規和各事業單位制定采購管理辦法。對于采購信息的發布，主要是以符合相關的規定的情況下，盡可能公平地選擇公眾平臺進行信息發布，如：中國政府采購網等，做到信息公開。采購過程開展環節可參考公開招標流程，首先從財政部專家庫中隨機抽取評審專家，做到采購評審過程中的公平性，其次，對開標全過程的把控，即投標企業文件投遞﹑各投標企業報價﹑專家評審或談判和評標結果確認。建立每個過程點相關參與人員確認機制（投標企業簽到﹑投標文件密封情況確認﹑專家簽到﹑報價情況和小組成員評審意見），可有效確保整個過程公開透明。同時，制定招標采購紀律監督辦法，將開標時間和地點﹑項目名稱和預算﹑招標方式﹑中標單位和中標金額﹑評審專家信息以及開標過程情況形成記錄文件，并由紀檢監督人員核實，使采購實施過程的監管工作做到有據可循﹑令采購內部控制管理落實到位。

3.3 采購驗收階段節點控制

衛生事業單位采購驗收根據實際情況，主要可劃分為：貨物類驗收﹑服務類驗收和工程類驗收。通過完善驗收報告信息點的方式，達到對采購驗收階段中關鍵點的有效控制。以貨物類驗收為例，首先是組成不少于三人的驗收小組，以提出需求的使用部門﹑資產管理相關部門及了解相關儀器性能使用的人員所組成。小組對產品信息的審核，包括：貨物名稱﹑數量﹑品牌﹑型號﹑國別﹑規格﹑供應商名稱﹑單價及總價等內容，檢查產品信息與采購實施階段中標供應商提供的應標參數和采購合同中相關內容一致。另外，對經費來源﹑驗收時間﹑驗收和安裝地點的確認，這內容可為后期固定資產建賬提供服務。最后，根據相關參數文件及合同對貨物提出驗收結論，并確認簽字。此方法可以使采購驗收階段與前期采購實施階段形成呼應，做到較為完整的內部控制和監管閉環，有效降低驗收階段的風險發生。

4 衛生事業單位采購業務流程內部控制保障建議

4.1 加強采購部門人員采購專業培訓學習

財政部87號令《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》自2017年10月1日起正式生效，較之前的18號令，87號令中的內容有部分調整及新增。衛生事業單位應積極組織和鼓勵單位采購部門所有工作人員及時學習政府采購的相關知識，使其充分熟悉政府采購細則，掌握招﹑投標相關法律法規，了解最新政府采購相關動態，做到合法合規地開展采購活動。同時，通過采購專業培訓學習，可以令采購部門人員心存敬畏，按照公平﹑公正﹑公開的原則從思想上剔除邪念，才能更有效的防范于未然。同時，由于儀器設備的品種﹑規格﹑生產商眾多，產品迭代速度較快，這些都令執行采購的部門可能無法對各種儀器設備市場情況全面了解，可能會在采購業務流程開展過程中影響執行效率。衛生事業單位也應激勵單位采購部門相關工作人員不斷對相關市場的調研，實時掌握儀器設備等市場信息，有助于采購工作順利開展。

4.2 強化使用部門預算及采購編制意識

供求關系的變化和國際形勢都對衛生事業單位采購項目的價格影響巨大，預算價只是一個指導價，實際采購時的價格必然會與其產生偏差，其風險在于可能使采購資金受損[9]。因此，衛生事業單位應積極采取舉措強化相關部門對于預算及采購編制的教育和說明，加大相關內容宣傳，鼓勵使用部門與采購部門積極溝通，為采購業務流程的開展提供堅定的意識基礎[10-13]。

4.3 完善衛生事業單位采購業務流程

衛生事業單位采購內容較為繁雜，規格有較大差異，事業單位的采購管理辦法也需不斷完善和補充。建立采購業務反饋服務評價機制，積極鼓勵參與過采購業務流程的人員，根據自身實際感受設身處地地提出合理建議，也令采購人員真實了解工作中的不足之處，并根據評價意見對采購業務中存在的真實問題進行修訂。

綜上所述，衛生事業單位采購業務作為開展科研工作的重要基礎，必須保證相關流程堅實和穩固。而采購業務流程的內部控制管理，不僅可以對整體流程進行梳理，還可以從中發現問題，并促進采購工作業務細節的不斷完善。最終，使科研工作能在穩固的基石上取得積極進展并令科研成果更上一層樓。