信息化時代提升檔案管理水平的策略與方法分析

宋寶杰 長白朝鮮族自治縣公路管理段

檔案管理信息化可以顯著提升管理的效率，為后期的決策做出有效的數據支撐，尤其是在現代化管理的背景之下，檔案管理可以和人力資源管理、財務管理整合在一起，共同為決策的優化進行做出有效的建設。目前，建設信息化檔案管理模式最大的問題就是數據冗余的問題，只有解決該問題才能提高檔案管理科學化水平。

一、大數據時代的檔案管理工作現狀

信息化背景下，數據資源越來越豐富、越來越完善，給檔案管理工作帶來了很多的機遇，也提出了很大的挑戰。檔案管理工作應該實現檔案信息管理系統的升級，且由于數據信息資源過多，檔案信息資源管理系統的存儲容量亟待擴容。

（一）實現檔案信息管理系統的升級

在檔案管理工作領域，如何提升此項工作的質量和效率是十分重要的。實現檔案信息管理系統的升級，將為檔案管理工作的開展提供全新的機遇。特別是在當下的大數據時代背景當中，相當多的行業均基于高效管理的目的，從而以此提升自身的綜合化管理水平，并且達到信息資源高速共享的目的。借助對大數據技術的應用，能夠實現對檔案管理系統的升級，確保檔案管理人員結合檔案數據處理工作的實際要求對檔案信息數據資源實現高效、快捷的處理，最終達到提升檔案管理工作水平的目的。大數據技術的不斷成熟，使得云計算技術實現了迅速的發展，面對這一情況，檔案管理機構應當依托于大數據技術以及云計算技術，對現有的檔案管理系統進行技術升級，以此來提升系統的運算能力，并且以能夠讓檔案管理部門對檔案信息資源的數據維護成本得到降低。

（二）檔案信息資源管理系統的存儲容量亟待擴容

在大數據時代背景之下，信息資源的生成速度十分驚人，由此便直接加大了檔案管理工作的強度與負荷，如若未能給予這一問題以認真地應對和解決，則勢必延緩檔案管理工作的效率與進程，有鑒于此，檔案管理機構應當借助現代信息技術手段實現對檔案信息資源管理系統的存儲容量擴容，以此讓系統的存儲器能夠容納盡可能多的檔案信息數據資源，如此也將大大提升系統的穩定性。

二、信息化時代提升檔案管理水平的價值

首先，做好檔案管理工作，可以提高人們對于檔案的認識程度，尤其是提高數字化管理的能力，進行高效的電子檔案錄入，并對檔案信息進行科學的采集。其次，做好檔案管理工作，可以方便民眾對檔案信息進行快速的查詢，并對檔案信息進行共享等其他方式的利用，這樣的數字化管理方式可以進行電子檔案的全面維護，應用信息化的管理軟件等等，建設更加科學的檔案歸類。最后，建設信息化的檔案管理方式，提升檔案管理的水平，還可以避免由于資源不足或者資源冗余的問題，從而造成檔案資源的浪費。

三、信息化時代提升檔案管理水平的策略

（一）建立科學化的檔案管理體系

第一，管理層增加檔案管理的法律法規及規章制度的建立，將檔案管理作為一項重要事項實施。管理層借鑒國家法律法規，進行落實宣傳。公司內部建立檔案管理規章制度，并將其列入培訓計劃，告知所有人檔案管理不可逾越的紅線。第二，公司內部各部門將檔案管理列入重點工作計劃，在實踐探索中完善檔案管理制度。檔案管理部門，落實部門職能職責，精進崗位職責。檔案管理增設專職人員，實行分級建檔集中統一管理。第三，建立檔案管理考核制度。根據檔案管理的職能及職責，建立檔案管理考核機制。為促進檔案管理科學化建立，公司應建立獎懲制度，鼓勵檔案管理人員，促進檔案管理的規范化。

（二）加信息化方法

檔案管理在進行科學化管理路徑中，公司需要增加軟件及硬件的投入。大數據技術的發展，促進檔案管理信息化。檔案管理需要增加計算機檔案管理方法，保證檔案數據的安全。電子計算機技術的發展和推進，實現檔案管理的電子化和自動化。公司應增加檔案管理的電子信息技術投入，利用互聯網進行檔案信息的有效控制。例如，某建筑公司為了提高檔案管理的科學化，使用檔案管理軟件系統。檔案管理軟件系統，具有圖紙管理功能?；ヂ摼W的信息技術發展，檔案管理軟件系統已經能實現錄入的圖紙等信息幅面和精度的需要。其中檔案管理系統具有，能實現公司機密數據管理權限增設功能。技術上有檢索查詢的功能，實現檔案管理的自動化操作。檔案管理人員通過計算機系統操作，實現檔案的輸入、存儲、修改、刪除的功能。

（三）加強入庫管理的數字化建設

入庫管理主要是按照檔案的類別來進行分析。一方面，在檔案入庫之前要按照文檔類型來建設不同的文檔保密盒子，例如，待處理文件和歸類成卷文檔，就要放在不同的管理類別當中，避免混放在一起，影響實際的檔案查詢效果，按照統一化的原則，來對這些檔案進行分門別類的處理，如果后續還要對檔案進行升級，則需要放置在更大容量檔案這個類別當中，從而方便后期管理減少管理的冗余。另一方面，在檔案管理的過程當中，要按照歸類入檔案袋、歸類入檔案和未歸檔庫、已歸檔庫來進行分門別類的管理，按照數字化管理原則，來對檔案信息進行編目，從而方便后期查詢工作順利開展，在立卷的基礎之上，來操作數據庫的管理工作，尤其是要按照不同用戶的需求和不同管理部門的需求，標定好不同的檔案數據庫的應用信息。

四、結語

檔案作為重要的參考資料，服務公司實現經濟價值。系統化的管理檔案，規范化的要求檔案管理人員，促進公司實現科學管理路徑。加快公司文化信息的建設，引進科學的方法進行檔案管理。檔案管理要充分發揮人的主觀作用，不斷創新科學管理方法。面對新形勢的發展趨勢，信息服務功能在各行各業的滲透，提高檔案管理的科學化水平路徑越來越重要。