探討文書檔案管理的辦公自動化應用

馬慧 長冮航運發展研究中心

大數據技術和互聯網技術的發展為辦公自動化提供了可能，現如今的文書檔案管理工作也逐步朝向辦公自動化的方向發展。文書檔案管理的辦公自動化應用無疑是一項新的突破，辦公自動化是集中整合、匯集統一進行數據處理的新型文書檔案管理模式。不論是企業還是事業單位，如果想要在新的發展形勢下提高自身的綜合競爭力，就要采取科學合理的措施加強內部文書檔案管理工作，這也是逐步加強內部控制水平的基礎。

一、辦公自動化對文書檔案管理的重要性

（一）提高了文書檔案的管理能力

傳統的紙質文書檔案儲存方式多是將其所有的內容記錄在案，然后配置專門檔案柜置于其中。除此之外，紙質文書檔案還需要設立專門的人員來進行日常維護與整理，查詢時需花費大量的時間尋找。將辦公自動化融入文書檔案管理中，可有效解決文書檔案占地面積大、查閱時間花費長以及不易保存等缺點。計算機能將所有的文書檔案進行整理及儲存，并且查找時可以快速、便捷地找到所需。

（二）有利于實現數據資源共享

在以往的檔案管理模式中，文本非常容易受到外界諸多環境因素影響，如火災等，導致文本丟失或損壞，同時在時間不斷推移中，還會出現字跡模糊、紙張泛黃等情況，數據信息并不能完整的保存，同時這也給檢索、查詢、搜索歷史信息造成了很大困難。而辦公自動化背景下的檔案管理，將信息數據化，通過網絡平臺可以全面實現信息交流和共享，打破了以往受時間和空間的限制，提高了文書檔案存儲的安全性。以人事檔案為例，是各類企事業單位檔案組成部分之一，通過使用信息化處理方式，可以很好的規避傳統檔案管理弊端，提高信息交流的效率，不僅節約了人力，同時也提高了工作效率。

（三）長久可靠保存且綠色環保

文書檔案紙質文件保存中的耐久性等問題是檔案工作人員需要克服的困難之一。例如：來源文件并非符合存檔書寫規范要求耐久性筆跡書寫，在檔案制作和管理使用中，需要注意保護避免造成破壞性損失。電子文件檔案不存在磨損修復等特性，任何時候查閱利用都完整無誤。需要注意的是，電子文件存儲載體的硬件介質光盤、磁盤和存儲設備硬盤備份、磁盤陣列存儲和網絡云技術等，一般無明確使用壽命和技術標準。在工作中要注意考慮數據安全以及技術成熟度做正確選擇，避免因受外部環境影響損壞丟失數據。傳統檔案管理，紙質案卷內其中一份文件或同一問題的幾份文件使用大量紙張。運用OA 系統管理，一臺電腦可以節省的紙不僅僅是一米高，從根本上實現了綠色環保。

二、文書檔案管理的辦公自動化應用策略

（一）構建完善文書檔案管理信息系統

在大數據時代下，文書檔案管理工作想要發揮出更大的價值就必須要構建和完善辦公自動化信息系統。首先，文書檔案管理工作要基于大數據系統等進行辦公自動化信息系統的構建，通過辦公自動化信息系統進行采集、搜集、歸類、整理數據的過程，并且在具體的實踐過程中找尋和發現信息系統的漏洞，并采取針對性策略進行改進。其次，面對大量的非結構化數據，文書檔案管理工作應該運用大數據系統率先將這類數據進行篩選和識別，然后進行統一的非結構化數據向結構化數據的轉變，確保在轉化過程中不發生數據遺漏和損失的現象，從而保證文書檔案管理工作的真實性、可靠性和有效性。最后，管理人員還應該注意規避辦公自動化建設帶來的文書檔案信息泄露的風險。從軟硬件管理方面，要為文書檔案管理系統配備專業的網絡安全技術人員，對文書檔案信息進行特殊的加密手段，同時文書檔案管理工作人員還應該將相關信息和數據進行分層處理，按照機密程度分為一級、二級、三級數據，一旦發生數據泄露應該讓專業技術人員率先確保一級數據的安全，盡力挽回二級、三級數據，將辦公自動化帶來的網絡信息風險降到最低。

（二）加強對管理人員的培訓

信息化時代的發展，對辦公自動化需求越來越大，這對管理人員的數據處理能力提出了較高的要求。因此，需要提高對管理人員能力的重視度，培養出高端的管理人才，進而推動檔案管理工作不斷提升成效。為了更好的適應文書檔案管理自動化，文書檔案部門要加大力度對人員進行培訓，不斷提升工作人員在硬件、軟件方面的應用能力，使其具備較強的技術能力。

（三）制定電子文件歸檔、檢測操作細則

規范歸檔范圍是保證電子檔案完整，保證質量的關鍵。電子文件歸檔：首先，要確定移交電子文件屬性和檢測有無電子病毒感染，就是歸檔文書處理程序完整且安全再歸檔。其次，要檢查電子文件是否完整。認真檢查電子文件內容是否完整、真實、有效，所有收發文件，要求是從文件起草、修改和完成所有環節的全部信息，使電子文件流轉與形成互相匹配。

（四）提高資金投入水平

加大資金和技術的投入，為檔案管理的硬件及軟件設施的完善奠定堅實的基礎，同時，定期對硬件設備進行檢查與維護，以保證其運行的安全穩定性，并做好設備的升級更新操作，及時更換存在問題或者是應用年限較久的設備，以保證事業單位內各部門間文書檔案應用的有效性。并且做好軟件系統的防護，預防不良攻擊事件對于事業單位文書檔案管理的影響。

三、結語

綜上所述，目前我國文書檔案管理辦公自動化發展迅速，檔案管理還需要尋求新的方案制度、培養具有專業素養的管理人員，最重要的是管理者要提高對文書檔案管理工作和辦公自動化的認知程度，充分發揮辦公自動化優勢，提高文書檔案管理水平。